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ERP实务:生产领料仓库发料制

来源:巨灵鸟软件  作者:进销存软件  发布:2014/11/18  浏览次数:4066

    领料在实际业务中,主要有两种方法。一是生产部门主导的生产领料制。每到一个工单进行生产前,生产部门就拿着领料单去仓库部门领料。另外一个是发料制,仓库根据生产计划追踪材料,并在预计生产日期开始的前几天,准备好材料。等到生产开始时,发给生产部门。可见,两者的区别主要在于主导部门的不同。

  领料这支作业在ERP系统中,有着举足轻重的作用。因为这支作业关系到后续的很多工作。如库存数量准不准确,跟领料作业运行合理与否有密切的关系;后续的生产成本的计算也跟这领料作业有重大的联系;物料需求计划能否计算准确,也间接的跟这支作业存在着千丝万缕的关系。所以,领料作业在ERP系统中,可以说,启着承上启下的作用。下面,我将结合我的一个客户的管理流程,谈谈在领料作业运行过程中,需要注意的问题。

  如上图所示,是我一家客户的生产领料仓库发料流程。通过这张图,我们可以看到,在整个领料的过程之中,都是仓库部门在主导。下面我将对领料中的各个环节进行详细的描述,并着重指出在这个作业中容易出现的问题以一些操作技巧。

  第一步:仓库部门根据生产计划进行物料追踪。

  若企业采取发料制的话,则仓库还有一个非常重要的功能,就是对来料进行追踪。仓库人员要督促采购等部门,确保生产用料在预定时间内达到企业,防止生产部门因为断料而影响生产。

  这里一般的情况是,生产部门先制定生产计划,然后把一个月或者一个星期的生产计划发给仓库。仓库对照这个生产计划,进行物料追踪。在ERP系统中,提供了相关的报表,来帮助仓库用户作好相关的工作。如在ERP系统中,提供了一份材料预领状况表。在这份报表中,我们选择一个星期或者一个月的生产计划,然后系统就会生成一张报表,报表中显示这一个星期或者一个月的生产计划所需要用到的原材料,以及需要用到的日期,以及现有的库存数量,还缺少多少,等等信息。凭借着这张报表,仓库用户就可以轻易的进行物料的追踪。当库存数量不足够时,仓库就可以督促采购员,问问这中间出现了什么问题。若确实到料存在问题的话,则就需要反馈给生产部门,看是否需要调整原由的生产计划,或者采取其他的解决方法,如用该材料的替代品等等。

  这里另外需要提出一点。有些企业主要是接单式生产的企业。这种企业的话,物料追踪可以做到更细。可以查询具体的销售定单的到料情况。这又分两种情况。一只是简单的追踪销售定单的到料情况。如我们根据销售定单生成生产计划,再根据生产计划生成采购计划与采购单,再根据采购单生成入库单的时候,销售定单跟最后的入库单就形成了有机的联系。如此的话,通过输入销售定单号码,就可以查询到该销售定单的到料情况。这对于接单式生产为主的企业,特别有用。不过,这么处理有个问题,当库存材料被其他定单挪用时,系统报表不能反映出这个问题。二是通过批号管理反映出库存的具体分配信息。这是追踪到库存的具体分配上。若采用这个库存的话,则还可以反映出,库存里某种材料的库存数量有多少,其中,这些材料又分别被哪些生产定单或者销售定单采用。我们之所以要采取这么严格的管理,主要是因为现在企业中,普遍存在着定单材料挪料的情况。采用这个功能的话,虽然不能成根本上进行避免,但是,可以起到很好的追踪与警报功能。

  第二步:根据生产定单创建领料单

  虽然这是仓库发料制,但是,具体的领料还是根据生产定单来进行控制的。生产定单说需要领什么材料,仓库就准备什么材料。所以,在系统中,还是根据生产定单生成领料单。如此的好处,就可以避免用户一项项的输入材料、计算数量。这种简单烦琐的工作,就让系统帮我们做了。

  不过在运行这个作业之前,我们要确保基本资料设置是否准确。

  如在物料清单管理中,有没有设置损耗率。如某个材料在物料清单中设置的单位用量是5个,其损耗率是10%。则此时我们需要生产1000个产品时,产生的领料单中,是否要把损耗率考虑进去。一般默认的情况,系统会把损耗率考虑在内。也就是说,系统最后产生的仓库发料数量为1000*5*110%当然,我们也可以根据自己的需要设置。若我们希望在生成领料单的时候,不要把损耗率计算进去的话,则在“根据生产定单创建领料”的作业中,可以把计算损耗率这个复选框去掉。

  另外,在这个作业的来源单据上,我们也有一定的考究。在系统中,这个来源主要有三个,一个是销售定单,第二个是生产计划,第三个是生产定单。不同的企业可能起来源都不同。我现在这家客户,因为生产计划的制定与生产定单的制定是同一个人。他在生产计划制定完成后就直接根据生产定单生成了生产计划。所以,此时可以根据生产定单来创建领料单。

  但是,我也有一家客户,其生产计划是生管部门负责维护与管理的,而生产定单则是制造部门管理的。生产是一个星期或者一个月产生一次,而生产定单则一般是需要生产的时候,根据生产计划转换过来的。如此的话,则在运行“生产定单创建领料单”的时候,计划来源要选择“生产计划”而不是生产定单。

  也有的客户平时不做生产计划,直接把销售定单转换为生产定单。遇到这种情况时,企业若采取发料制的话,则就要根据销售定单来备料。因为生产定单往往产生的不是很及时。不过这种情况一般企业发生的很少。我现在负责的客户还没有遇到过这种情况。基本上都是按生产定单或者生产计划来生成领料单据。

  第三步:领料单的修改。

  在必要的时候,领料单还需要进行修改。

  如某个材料库存数量不足,而生产又急着需要这个材料的时候,仓库人员就需要跟生产或者业务人员进行确认,能否采用该材料的备用材料。若可以的话,则在领料单上,就需要对材料的编号进行更改。系统中会把这个材料的默认备用材料选择出来,供仓库用户进行选择。这个贴心的功能,可以简化用户的操作,同时,保障用户选择的准确性。不过,在备品的选用上,仓库用户一般自己没有决定权,而只有建议权,而需要经过其他部门的确定才可以使用。一般情况下,这个确认的流程不在系统中体现。企业可以通过内部联络单等形式来进行管理。

  在极少数的情况下,我们可能需要更改领料数量。如可能某些材料库存不足,仓库只能够部分发货的情况。遇到这种情况时,我们可以更改发料数量。然后下次再生成领料单的时候,我们选择补足未领数量功能,就可以简化系统计算,直接显示未领的数量即可。

  第四步:发料单的审核。

  发料单的审核,在发料这个作业中,起到的作用是非常重大的。因为我们光开发料单,若没有审核的话,则库存数量就不会减少。同时,很多相互关联的动作也不会产生。所以,发料单开立之后,只要材料发出去了,发料单就要及时审核,以保证库存数量的准确性。

  同时,在发料单审核的时候,还会促发一些更新动作。如在生产定单上,有个已领数量。若在领料单上有对应的销售定单号码,则到发料单审核的时候,就可以更新生产定单上的已领数量。这个功能非常的使用。因为我们可以通过查询生产定单中的未领数量,来检查这生产定单的领料情况。同时,该张生产定单的直接材料成本也是根据这个已领数量来统计的。所以,从这个关联动作上,我们也可以看出发料单及时审核的重要性。

  另外,在发料单审核的时候,还有一个控制选项。就是发料单的数量不能大于其对应生产定单的未领数量。这个功能的设计本来目的是为了防止定单之间的挪用。也就是说,实际作业中,可能存在定单之间材料挪用的情况。如两张生产定单可能都用到某个材料。用户可能通过某个领料单把这个材料都领了出来。如此的话,一张领料单上的发料数量就肯定会超出其对应的生产定单的未领数量。通过这个选项控制的话,就可以避免定单之间的挪用情况。但是,这也有个副作用。如由于生产不良品等原因,该定单确实需要多领,则系统也不允许你审核。这就让用户非常的头疼。遇到这种情况,用户只能有两种选择,一是不用这个功能,二是对于超领的数量另外开立领料单。不过我一般不建议采用第二种方法。一是因为这么做麻烦,二是如此的话,不能反映出该张生产定单实际的材料用量。所以,我一般还是建议采用第一种方法。不过,就是要注意,在开领料单的时候,一定要包含生产定单号,也就是说,要根据生产定单创建领料单作业来生成发料单。不然的话,发料单更新的时候,不能更新生产定单的相关内容。发料单在审核的时候,也会去判断发料单上有否工单单号。若没有的话,则系统会提醒用户,是否需要进行添加。

 

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