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关键链-突破项目管理的瓶颈(十)

来源:巨灵鸟软件  作者:进销存软件  发布:2014/8/20  浏览次数:3810

 

9 专注

“有谁熟悉计划评核图(PERT)和甘特图(Gantt chart)?”我(指李查德)问。
差不多全班都举手。“你所指的‘熟悉’是什么意思?”露芙问。
由于没有更好的答案,我说:“能娴熟应用。”
“那恐怕我并不熟悉了。”
“露芙,我不是指要你写过有关两者的博士论文,你见过甘特图没有?”
“见过,不止一次,但简短的重温会有帮助的。”露芙答。
从其他学生的表情看来,希望重温的人并不止露芙一个,其实,我并没有预料到这情况,在学士课程中,他们应该学过这方面的基本知识了,我搜集了不少图表实例,可以用来详细杰说,但我没有带来,太可惜了,我应否跑回办公室取呢?去取回浪费宝贵的时间,我就即席解说吧,难不倒我的。
“就让我们拿一个非常简单的例子,演示有关的概念。”
“好。”露芙说,全班笑起来,没有学生会喜欢复杂的例子的,我也一样。
我未决定应该用哪一个例子,就开始杰说:“比如,一个项目要......兴建一家工厂,我们先要把工厂建成,然后令它发挥各种功能。”
在露芙要我解释“发挥各种功能”之前,我继续说:“供水、安装电线、压缩气管等,我们又要挑选制造机器的供应商,并给他们足够时间制造我们需要的机器,一旦建筑物各种功能都齐备了,机器也来了,我们便可以安装,而整座工厂也就万事俱备了。”
“你还忽略了聘请和训练员工。”佛烈提醒我们。
“那又怎样?”泰德比我更直率,“很多其他细节也没有提及呢。”
“不要把例子弄得太复杂。”我告诉佛烈,并请他到白板把相关的计划评核图画出来,他信心十足地走上前,不费两分钟就把图画好(图9-1)。

“你可以给各个步骤定出预估时间吗?”我问他。
“乐意之至。”作为一个财务经理,他禁不住问:“投资额也要预估?”
“不用了。”我答。
待他完成,回到座位后,我说:“根据佛烈定出的数字,兴建建筑物需时90天,而令建筑物发挥各种功能要30天,总共120天。”
“佛烈,你怎会用上这么不切实际的数字?”泰德大喊出来。
“我凭空想象。”佛烈平和地回答。
我不理他们,继续说:“挑选机器供应商需时15天。”
“佛烈在做梦吧。”泰德说。
我冷冷地瞄了泰德一眼,他连忙表示歉意。我继续说:“而供应商制造所需机器要90天,在建筑物内安装机器另外需要30天,哪一条是关键路线(critical path)呢?”
“建筑物。”泰德今天很勇于发言。
“为什么?”我问。
“因为,根据佛烈荒谬的数字,建筑物需要120天,而机器只需105天。”
“你太快做出判断了。”我告诉他,“关键路线的定义是最长的一串依存步骤(dependent steps),以时间计算。”
“我知道。”他急躁地说,然后才缓慢地继续,“关键路线就是那条经过三个步骤的路径(path),即兴建建筑物、令建筑物发挥各种功能和在建筑物内安装机器,共需时150天。”
我提醒大家:“关键路线决定了整个项目的完工期,关键路线上任何延误都会延误整个项目,所以项目经理一定要特别留意它。”
我的话没有人质疑,但想到他们处理项目的经验,这是理所当然的。
“如果关键路线的起点时间是零,那么,按照计划,项目应该在第150天完成,我们应该在什么时候开始另外一条路径—挑选机器供应商呢?”
“我们根本不用急。”白赖仁主动提出答案,“我们可以在第15天才开始挑选机器供应商。”
“什么?”泰德大叫。
我示意泰德冷静下来,然后叫白赖仁在白板上画上相应的甘特图,他轻松地画出来了(图9-2)。

“挑选机器供应商,白赖仁选择了迟的起步日期。”我说。“但是,正如大家刚才都听到的,泰德可能另有建议。泰德,与其向我们做长篇演说,何不在白板上画出你的甘特图?”
这使他惊愕了一阵子,但只是一阵子。他一完成他的图(如图9-3),就转身向白赖仁进攻:“我真不知道你的脑袋充斥着的是什么东西,你竟然告诉我,在你管理的项目中,真的选择在最迟的时间开工?难怪你的项目都延误了。有空闲时间,就必须利用!这就是我的戒律。”

“好了,泰德。”我叫他冷静下来,“你可先回到座位,好让大家能看看你画的图。”
我向全班指出:“甘特图跟计划评核图有别,它会牵涉一些决定,即决定每条路径在什么时候开工。在挑选机器供应商的问题上,白赖仁选择了迟的起步日期(late start),而泰德则选择早的起步日期(early start)。”
“当然要早。”泰德几乎在怒吼,“冒不必要的风险,用意何在?”
佛烈反驳说:“用意在于,把投资推迟,直到必须用钱的时候才用钱,难道你不认为这是同样重要的吗?”
“我不肯定。”泰德回应,很明显,他的立场开始动摇了。
“这是关于优化(optimization)的问题。”白赖仁满怀自信地说,“我们应该把押后投资所节省的钱,与项目延误所带来的损失做一比较。”
我最憎厌的东西之中,优化是其一,有关这个题目的论文非常之多,全都牵涉数学模型,阅读即花时间又费神,,而根据我的经验,它的实际用途极少,但我可以做些什么呢?这却真的是一个关于优化的问题。
露芙举起手,挑战终于来临了,看来我马上要被逼写出优化方程式,然后叫大家怎样化解它,这堂课余下的实践会变得沉闷和毫无意义,况且,我从来没有用心记下有关的计算方法,我一边叹息,一边打开笔记簿,并示意露芙问她的问题。
出乎我意料之外,她一开口就说:“我不认为这只是如何用钱的问题,它和管理手法关系更大。”
“请解释。”我努力掩饰我的疑惑。
“项目通常有很多路径,远比这例子复杂。”
“当然。”
“如果所有路径都在最早的起步日期开工,你不认为项目经理会疲于奔命吗?”她继续说,“根据我的经验,如果我在同一时间开始多项工作,必然会无法集中,而无法集中就是项目经理的大忌。”
我从来没有从这个角度想,为了震区时间,我问全班:“你们认为呢?”
“有道理。”查礼回应,“非常有道理。回顾我以前的经验,露芙指出了我经常犯的最严重错误。”
差不多所有人的表情都显示他们同意查礼的看法,唯独佛烈保持着她的扑克脸。
“佛烈,你认为怎样?”我问。
“我认为,除非投资额很高,露芙提出的一点远比押后投资的考虑重要。”
过了一会儿,我才明白到他其实是同意露芙的看法。他继续解释:“如果项目经理部能专注,项目必然会延误,项目所带来的收入也必然会被推迟,这造成的金钱损失,几乎比任何因素都大。”
没有人争论,包括泰德。
“非常好,露芙。”我赞赏她,“看来你已经一针刺中问题所在。”
“我还未说完。”她推却了我的恭维,我等待她说下去。
“你可否重复一次,关于集中注意力于关键路线上的重要性?”她问。
我摸不着头脑,她究竟想指出什么?我当然不介意把话重复一次:“关键路线决定了整个项目的完工期,关键路线上任何延误都会延误整个项目。”
“如果其他路径都用上迟的起步日期,项目是不是亦有延误的危险?”她毫不着急地问。
我必须仔细想清楚。“如果一条路径采取迟的起步日期,它就完全没有空档时间,这就是说,路径上任何延误也会导致项目延误。”我边想边说。
“正是。”泰德插嘴说,“如果一条路径采取迟的起步日期,那么所有路径都会变得同等重要,我们就必须专著它们所有,和专注说声再见吧。”
“专注所有事情就等于完全没有专注。”我同意他的说法,“那么,我们应该怎样定位呢?如果项目经理采取早的起步日期,他们就无法专注;如果采取迟的起步日期,专注也根本不可能,我们必须找出一些方法和指引,帮助他们专注。”
“专注是重要的。”其中一位学生说,“但还有很多其他事情也同样重要。”
“我可以说几句吗?”佛烈被挑动了,他站起来说,“我们这些查核财务的人都非常清楚,一旦项目获准动工,只有一件事情是重要的,一件,不是多件,如果项目经理能保持专注,所有问题最终都能迎刃而解,如果不能专注,休想项目会带来什么好处或效益,我们只能祷告,祈求损失不至于太惨重。”他发表了意见,然后坐下来。
“还有其他人想表达意见吗?”
“有。”马可说。我示意他提高声调,两分钟前,我还在担心这堂课会变成非常沉闷的数学课,现在我面对的确是一场十分热烈的讨论,这太好了,教育本应是这样—与现实生活紧密联系。
马可清一清喉咙说:“你们当中或者有人不明白为什么专注那么重要,就让我提醒你们,项目进行时,墨菲一定会突袭,而且不止一次,我的经验可以告诉你们;如果项目经理部专注或不能保持专注,任何突发事故也能把整个项目变成大灾难。”
“听听,听听。”班里大概有人是从英国来的。
“那么,我们应该怎么办?早的起步日期不行,迟的起步日期也不行。”
“用不迟不早的起步日期?”有学生在开玩笑。
“怎样?”我问,我自己也不知道答案。
查礼说:“我一直都在说,我们需要更有效的方法去管理项目。”
“这就是我们来这里的目的!”马可洪亮的声音在轰鸣。
我发觉自己已经钻进了死胡同,撑着镇静的表情,我平和地说:“或者我们可以从另一个角度着手?一个合适的控制机制应该能够令我们保持专注。”
所有人都沉默下来,没有人明白我在说什么,包括我在内,但沉默很快就被打破。
“你这样说是什么意思?”露芙问。
我提醒自己,当你深陷洞中,就停止挖掘。我正想招认自己被卡住了,并想指出这不是我个人的问题,而是当今的项目管理知识也解决不了的问题,钟声救了我,不,不是钟声,而是比钟声更响的声音—泰德。
“事情最明显不过!”他向着露芙大声喊,“所有人都知道什么是控制机制,它衡量项目的进展。”他转身向着我,说:“但问题是,等到进展报告显示有麻烦时,通常已经太迟了。”
“对。”一个身材瘦削、坐在第二排最末座位的学生支持他的说法。
“你叫什么名字?”我问。
“嗯......汤姆。”
在他缩回他的贝壳之前,我请他解释,为什么进展报告通常太迟才发出警告。
他没有回答,佛烈为他作答:“进展报告会告诉你:花了一年时间,项目的90%已经完成了,而剩下的10%又需要整整多一年。”
全班大笑起来。
“似乎你们的体会和佛烈的一样。”我终于说。
很多人点头。
我如释重负地说:“看来,我们应该讨论一下你们是怎样控制项目的进展的。”
我们很快就掌握了项目的进展实际上是怎样量度的,方法和一般书本及论文中读到得差不多,就是把已经付出的工作量或投资,跟仍未付出的做比较而定出的。在这班学生的所有项目中,包括那些有里程碑(milestones)条款及根据进展而付款条款的,这衡量方法都没有把关键路线和非关键路线的进展区分开来。
“有谁能够预测,这种衡量进展的方法会带来什么影响?”我问全班。
“这会鼓励尽早启动每条路径。”白赖仁很快就留意到,“这种衡量方法导致项目经理从一开始就不专注了。”
查礼还有所发现:“而且,这还会令项目经理继续保持不专注。”
“为什么?”
他解释:“因为根据这衡量方法,一条路径取得的进展,会补偿另一路径的延误,那么我们其实就是在鼓励一条路径快速进展,虽然另一路径正被延误。”
“这有什么不好?”马可问,“如果我在一条路径遇上麻烦,为什么不应该转往另一路径用力呢?”
“最终它们都会合拢的。”查礼提醒他,“你在其他路径所赚取的进展,最终都要等待那条延误了的路径的。你投资的太早了,而更糟糕的是,你忽略了最应该专注的东西,就是那条延误了的路径。”
马可没有回答,似乎若有所思。
查礼继续对他说:“一个目光短浅的项目经理,会不理停滞不前的路径,转而理其他的,而衡量数字依然显示项目进展顺利,项目经理看来大有成绩,他的光彩会维持一段时间,一段相当长的时间,直至所有其他路径都完成了,剩下那条有麻烦的路径还在挣扎,这时候整个假象就会幻灭。马可,我不是针对你,我以前亦犯同样错误,只在15分钟前,我才变得聪明起来。”
“谢谢你。”马可说,“但我依然要想一想。”
我不急于打破教室里的沉默,这情况并不会每天都发生在一个教授身上,学生正在学习一些可以在现实生活中应用的重要知识,学习并认同它,老实说,这还是我第一次。
难怪当佛烈冲口而出:“现在我终于明白了。”我觉得很没趣。
“什么?”我的语气有点粗暴。
“现在我终于明白,为什么无数项目需要那么长的时间才能完成最后的10%,那是因为我们衡量项目进展时,忽视了关键路线的重要性。我找到了敌人,那是我自己,我就是负责编写项目进度报告的人!”
这班学生真不可思议!

我转入车道,猛然踩住刹车,惊魂稍定,我走出车外去检查车头。车子和这辆明亮的白莱萨轿车之间大约只有容纳一张烟草纸的空间,车上有临时车牌,为什么茱迪不告诉我今天晚上有客到?
我绕着这华丽的工程艺术品走了一圈,这正是我梦寐以求的东西,将运动型和实用性结合、四轮驱动、偌大、宽敞、结实,但它现在只是一个捉摸不到的梦想,这玩意儿差不多值我一年薪金,我走进屋子里。
没有客人,茱迪正在洗澡,桌子是为两人而摆设,桌上放着两支红蜡烛,蜡烛?我赶回那辆白莱萨轿车,查看车子的登记资料,我该怎么办?太离谱了!我回到客厅,调了两杯酒,然后坐在椅子上等她。
她终于出来了,她很美,换了新发型,我记不得见过那对耳环没有,但还记得那条长裙,她坐到我身旁,那起一杯酒,然后望着那金色的液体问:“你喜欢你的礼物吗?”
那么,那是我的礼物了。
“你喜欢那颜色吗?银色是我们的颜色,你认为怎样?”
我再喝一口。
“我知道你是多么渴求一辆运动型的车,是换一辆像样的轿车的时候了。”
“我可以等。”
“你的车快要支离破碎了。”她坐在我的怀里。
这不会见效的,这次一定不。“茱迪,我们怎样支付它?”
“甜心,我们会有办法的。”她用红唇轻擦我的脸。
我尝试把她带回现实。“我们负担不起。”我说。
“噢,宝贝,我们负担的起的。”她解松我的领带,然后转向衬衫上的纽扣……“你快要转入永久职系了,况且,你多次告诉我,不用多久就会成为讲座教授了。”她轻擦我的胸部。
我抓住她的肩,把她轻轻推开,然后慢慢地、一字一字地说:“我们现在买不起!”
她望着我,然后站起来:“李查德,自从我们结婚那天开始,我就不停听见同样的一句话,我们负担不起,我们负担不起,我不能再听下去!我等了多年,待你完成学业,当你的朋友已经发了财,而你还在教育界打滚时,我没有怨过半句,我已经受够了,我要好好生活,现在就要。”
“茱迪,现实点吧。事实是我们现在的确负担不起,我们借了别人多少钱你是知道的,我们连二手的小霸路也买不起,你也是知道的,而你竟然买一辆全新的白莱萨轿车?”
“听好,李查德。”她把双手搁在腰间,“我不要再听下去,不要说我们现在负担不起,要耐心等待,终有一天......”
“但是,茱迪。”我尝试使他冷静下来,“这就是命运。”
“命运!你竟然胆敢跟我谈命运!我不再听你胡扯。”她开始哭,“听一次已经太多了。”
这真伤透我的心,几年前我说:“我们负担不起养孩子,现在不行。”一年前,茱迪发觉她再也不能生育了。我站起来拥抱她,拥抱是很差劲的补偿,新房子或白莱萨轿车也是。

巨灵鸟整理
 

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