9 专注

“有谁熟悉计划评核图（PERT）和甘特图（Gantt chart）？”我（指李查德）问。
差不多全班都举手。“你所指的‘熟悉’是什么意思？”露芙问。
由于没有更好的答案，我说：“能娴熟应用。”
“那恐怕我并不熟悉了。”
“露芙，我不是指要你写过有关两者的博士论文，你见过甘特图没有？”
“见过，不止一次，但简短的重温会有帮助的。”露芙答。
从其他学生的表情看来，希望重温的人并不止露芙一个，其实，我并没有预料到这情况，在学士课程中，他们应该学过这方面的基本知识了，我搜集了不少图表实例，可以用来详细杰说，但我没有带来，太可惜了，我应否跑回办公室取呢？去取回浪费宝贵的时间，我就即席解说吧，难不倒我的。
“就让我们拿一个非常简单的例子，演示有关的概念。”
“好。”露芙说，全班笑起来，没有学生会喜欢复杂的例子的，我也一样。
我未决定应该用哪一个例子，就开始杰说：“比如，一个项目要......兴建一家工厂，我们先要把工厂建成，然后令它发挥各种功能。”
在露芙要我解释“发挥各种功能”之前，我继续说：“供水、安装电线、压缩气管等，我们又要挑选制造机器的供应商，并给他们足够时间制造我们需要的机器，一旦建筑物各种功能都齐备了，机器也来了，我们便可以安装，而整座工厂也就万事俱备了。”
“你还忽略了聘请和训练员工。”佛烈提醒我们。
“那又怎样？”泰德比我更直率，“很多其他细节也没有提及呢。”
“不要把例子弄得太复杂。”我告诉佛烈，并请他到白板把相关的计划评核图画出来，他信心十足地走上前，不费两分钟就把图画好（图9-1）。

“你可以给各个步骤定出预估时间吗？”我问他。
“乐意之至。”作为一个财务经理，他禁不住问：“投资额也要预估？”
“不用了。”我答。
待他完成，回到座位后，我说：“根据佛烈定出的数字，兴建建筑物需时90天，而令建筑物发挥各种功能要30天，总共120天。”
“佛烈，你怎会用上这么不切实际的数字？”泰德大喊出来。
“我凭空想象。”佛烈平和地回答。
我不理他们，继续说：“挑选机器供应商需时15天。”
“佛烈在做梦吧。”泰德说。
我冷冷地瞄了泰德一眼，他连忙表示歉意。我继续说：“而供应商制造所需机器要90天，在建筑物内安装机器另外需要30天，哪一条是关键路线(critical path)呢？”
“建筑物。”泰德今天很勇于发言。
“为什么？”我问。
“因为，根据佛烈荒谬的数字，建筑物需要120天，而机器只需105天。”
“你太快做出判断了。”我告诉他，“关键路线的定义是最长的一串依存步骤(dependent steps),以时间计算。”
“我知道。”他急躁地说，然后才缓慢地继续，“关键路线就是那条经过三个步骤的路径(path)，即兴建建筑物、令建筑物发挥各种功能和在建筑物内安装机器，共需时150天。”
我提醒大家：“关键路线决定了整个项目的完工期，关键路线上任何延误都会延误整个项目，所以项目经理一定要特别留意它。”
我的话没有人质疑，但想到他们处理项目的经验，这是理所当然的。
“如果关键路线的起点时间是零，那么，按照计划，项目应该在第150天完成，我们应该在什么时候开始另外一条路径—挑选机器供应商呢？”
“我们根本不用急。”白赖仁主动提出答案，“我们可以在第15天才开始挑选机器供应商。”
“什么？”泰德大叫。
我示意泰德冷静下来，然后叫白赖仁在白板上画上相应的甘特图，他轻松地画出来了（图9-2）。

“挑选机器供应商，白赖仁选择了迟的起步日期。”我说。“但是，正如大家刚才都听到的，泰德可能另有建议。泰德，与其向我们做长篇演说，何不在白板上画出你的甘特图？”
这使他惊愕了一阵子，但只是一阵子。他一完成他的图（如图9-3），就转身向白赖仁进攻：“我真不知道你的脑袋充斥着的是什么东西，你竟然告诉我，在你管理的项目中，真的选择在最迟的时间开工？难怪你的项目都延误了。有空闲时间，就必须利用！这就是我的戒律。”

“好了，泰德。”我叫他冷静下来，“你可先回到座位，好让大家能看看你画的图。”
我向全班指出：“甘特图跟计划评核图有别，它会牵涉一些决定，即决定每条路径在什么时候开工。在挑选机器供应商的问题上，白赖仁选择了迟的起步日期（late start），而泰德则选择早的起步日期（early start）。”
“当然要早。”泰德几乎在怒吼，“冒不必要的风险，用意何在？”
佛烈反驳说：“用意在于，把投资推迟，直到必须用钱的时候才用钱，难道你不认为这是同样重要的吗？”
“我不肯定。”泰德回应，很明显，他的立场开始动摇了。
“这是关于优化（optimization）的问题。”白赖仁满怀自信地说，“我们应该把押后投资所节省的钱，与项目延误所带来的损失做一比较。”
我最憎厌的东西之中，优化是其一，有关这个题目的论文非常之多，全都牵涉数学模型，阅读即花时间又费神，，而根据我的经验，它的实际用途极少，但我可以做些什么呢？这却真的是一个关于优化的问题。
露芙举起手，挑战终于来临了，看来我马上要被逼写出优化方程式，然后叫大家怎样化解它，这堂课余下的实践会变得沉闷和毫无意义，况且，我从来没有用心记下有关的计算方法，我一边叹息，一边打开笔记簿，并示意露芙问她的问题。
出乎我意料之外，她一开口就说：“我不认为这只是如何用钱的问题，它和管理手法关系更大。”
“请解释。”我努力掩饰我的疑惑。
“项目通常有很多路径，远比这例子复杂。”
“当然。”
“如果所有路径都在最早的起步日期开工，你不认为项目经理会疲于奔命吗？”她继续说，“根据我的经验，如果我在同一时间开始多项工作，必然会无法集中，而无法集中就是项目经理的大忌。”
我从来没有从这个角度想，为了震区时间，我问全班：“你们认为呢？”
“有道理。”查礼回应，“非常有道理。回顾我以前的经验，露芙指出了我经常犯的最严重错误。”
差不多所有人的表情都显示他们同意查礼的看法，唯独佛烈保持着她的扑克脸。
“佛烈，你认为怎样？”我问。
“我认为，除非投资额很高，露芙提出的一点远比押后投资的考虑重要。”
过了一会儿，我才明白到他其实是同意露芙的看法。他继续解释：“如果项目经理部能专注，项目必然会延误，项目所带来的收入也必然会被推迟，这造成的金钱损失，几乎比任何因素都大。”
没有人争论，包括泰德。
“非常好，露芙。”我赞赏她，“看来你已经一针刺中问题所在。”
“我还未说完。”她推却了我的恭维，我等待她说下去。
“你可否重复一次，关于集中注意力于关键路线上的重要性？”她问。
我摸不着头脑，她究竟想指出什么？我当然不介意把话重复一次：“关键路线决定了整个项目的完工期，关键路线上任何延误都会延误整个项目。”
“如果其他路径都用上迟的起步日期，项目是不是亦有延误的危险？”她毫不着急地问。
我必须仔细想清楚。“如果一条路径采取迟的起步日期，它就完全没有空档时间，这就是说，路径上任何延误也会导致项目延误。”我边想边说。
“正是。”泰德插嘴说，“如果一条路径采取迟的起步日期，那么所有路径都会变得同等重要，我们就必须专著它们所有，和专注说声再见吧。”
“专注所有事情就等于完全没有专注。”我同意他的说法，“那么，我们应该怎样定位呢？如果项目经理采取早的起步日期，他们就无法专注；如果采取迟的起步日期，专注也根本不可能，我们必须找出一些方法和指引，帮助他们专注。”
“专注是重要的。”其中一位学生说，“但还有很多其他事情也同样重要。”
“我可以说几句吗？”佛烈被挑动了，他站起来说，“我们这些查核财务的人都非常清楚，一旦项目获准动工，只有一件事情是重要的，一件，不是多件，如果项目经理能保持专注，所有问题最终都能迎刃而解，如果不能专注，休想项目会带来什么好处或效益，我们只能祷告，祈求损失不至于太惨重。”他发表了意见，然后坐下来。
“还有其他人想表达意见吗？”
“有。”马可说。我示意他提高声调，两分钟前，我还在担心这堂课会变成非常沉闷的数学课，现在我面对的确是一场十分热烈的讨论，这太好了，教育本应是这样—与现实生活紧密联系。
马可清一清喉咙说：“你们当中或者有人不明白为什么专注那么重要，就让我提醒你们，项目进行时，墨菲一定会突袭，而且不止一次，我的经验可以告诉你们；如果项目经理部专注或不能保持专注，任何突发事故也能把整个项目变成大灾难。”
“听听，听听。”班里大概有人是从英国来的。
“那么，我们应该怎么办？早的起步日期不行，迟的起步日期也不行。”
“用不迟不早的起步日期？”有学生在开玩笑。
“怎样？”我问，我自己也不知道答案。
查礼说：“我一直都在说，我们需要更有效的方法去管理项目。”
“这就是我们来这里的目的！”马可洪亮的声音在轰鸣。
我发觉自己已经钻进了死胡同，撑着镇静的表情，我平和地说：“或者我们可以从另一个角度着手？一个合适的控制机制应该能够令我们保持专注。”
所有人都沉默下来，没有人明白我在说什么，包括我在内，但沉默很快就被打破。
“你这样说是什么意思？”露芙问。
我提醒自己，当你深陷洞中，就停止挖掘。我正想招认自己被卡住了，并想指出这不是我个人的问题，而是当今的项目管理知识也解决不了的问题，钟声救了我，不，不是钟声，而是比钟声更响的声音—泰德。
“事情最明显不过！”他向着露芙大声喊，“所有人都知道什么是控制机制，它衡量项目的进展。”他转身向着我，说：“但问题是，等到进展报告显示有麻烦时，通常已经太迟了。”
“对。”一个身材瘦削、坐在第二排最末座位的学生支持他的说法。
“你叫什么名字？”我问。
“嗯......汤姆。”
在他缩回他的贝壳之前，我请他解释，为什么进展报告通常太迟才发出警告。
他没有回答，佛烈为他作答：“进展报告会告诉你：花了一年时间，项目的90%已经完成了，而剩下的10%又需要整整多一年。”
全班大笑起来。
“似乎你们的体会和佛烈的一样。”我终于说。
很多人点头。
我如释重负地说：“看来，我们应该讨论一下你们是怎样控制项目的进展的。”
我们很快就掌握了项目的进展实际上是怎样量度的，方法和一般书本及论文中读到得差不多，就是把已经付出的工作量或投资，跟仍未付出的做比较而定出的。在这班学生的所有项目中，包括那些有里程碑(milestones)条款及根据进展而付款条款的，这衡量方法都没有把关键路线和非关键路线的进展区分开来。
“有谁能够预测，这种衡量进展的方法会带来什么影响？”我问全班。
“这会鼓励尽早启动每条路径。”白赖仁很快就留意到，“这种衡量方法导致项目经理从一开始就不专注了。”
查礼还有所发现：“而且，这还会令项目经理继续保持不专注。”
“为什么？”
他解释：“因为根据这衡量方法，一条路径取得的进展，会补偿另一路径的延误，那么我们其实就是在鼓励一条路径快速进展，虽然另一路径正被延误。”
“这有什么不好？”马可问，“如果我在一条路径遇上麻烦，为什么不应该转往另一路径用力呢？”
“最终它们都会合拢的。”查礼提醒他，“你在其他路径所赚取的进展，最终都要等待那条延误了的路径的。你投资的太早了，而更糟糕的是，你忽略了最应该专注的东西，就是那条延误了的路径。”
马可没有回答，似乎若有所思。
查礼继续对他说：“一个目光短浅的项目经理，会不理停滞不前的路径，转而理其他的，而衡量数字依然显示项目进展顺利，项目经理看来大有成绩，他的光彩会维持一段时间，一段相当长的时间，直至所有其他路径都完成了，剩下那条有麻烦的路径还在挣扎，这时候整个假象就会幻灭。马可，我不是针对你，我以前亦犯同样错误，只在15分钟前，我才变得聪明起来。”
“谢谢你。”马可说，“但我依然要想一想。”
我不急于打破教室里的沉默，这情况并不会每天都发生在一个教授身上，学生正在学习一些可以在现实生活中应用的重要知识，学习并认同它，老实说，这还是我第一次。
难怪当佛烈冲口而出：“现在我终于明白了。”我觉得很没趣。
“什么？”我的语气有点粗暴。
“现在我终于明白，为什么无数项目需要那么长的时间才能完成最后的10%，那是因为我们衡量项目进展时，忽视了关键路线的重要性。我找到了敌人，那是我自己，我就是负责编写项目进度报告的人！”
这班学生真不可思议！

我转入车道，猛然踩住刹车，惊魂稍定，我走出车外去检查车头。车子和这辆明亮的白莱萨轿车之间大约只有容纳一张烟草纸的空间，车上有临时车牌，为什么茱迪不告诉我今天晚上有客到？
我绕着这华丽的工程艺术品走了一圈，这正是我梦寐以求的东西，将运动型和实用性结合、四轮驱动、偌大、宽敞、结实，但它现在只是一个捉摸不到的梦想，这玩意儿差不多值我一年薪金，我走进屋子里。
没有客人，茱迪正在洗澡，桌子是为两人而摆设，桌上放着两支红蜡烛，蜡烛？我赶回那辆白莱萨轿车，查看车子的登记资料，我该怎么办？太离谱了！我回到客厅，调了两杯酒，然后坐在椅子上等她。
她终于出来了，她很美，换了新发型，我记不得见过那对耳环没有，但还记得那条长裙，她坐到我身旁，那起一杯酒，然后望着那金色的液体问：“你喜欢你的礼物吗？”
那么，那是我的礼物了。
“你喜欢那颜色吗？银色是我们的颜色，你认为怎样？”
我再喝一口。
“我知道你是多么渴求一辆运动型的车，是换一辆像样的轿车的时候了。”
“我可以等。”
“你的车快要支离破碎了。”她坐在我的怀里。
这不会见效的，这次一定不。“茱迪，我们怎样支付它？”
“甜心，我们会有办法的。”她用红唇轻擦我的脸。
我尝试把她带回现实。“我们负担不起。”我说。
“噢，宝贝，我们负担的起的。”她解松我的领带，然后转向衬衫上的纽扣……“你快要转入永久职系了，况且，你多次告诉我，不用多久就会成为讲座教授了。”她轻擦我的胸部。
我抓住她的肩，把她轻轻推开，然后慢慢地、一字一字地说：“我们现在买不起！”
她望着我，然后站起来：“李查德，自从我们结婚那天开始，我就不停听见同样的一句话，我们负担不起，我们负担不起，我不能再听下去！我等了多年，待你完成学业，当你的朋友已经发了财，而你还在教育界打滚时，我没有怨过半句，我已经受够了，我要好好生活，现在就要。”
“茱迪，现实点吧。事实是我们现在的确负担不起，我们借了别人多少钱你是知道的，我们连二手的小霸路也买不起，你也是知道的，而你竟然买一辆全新的白莱萨轿车？”
“听好，李查德。”她把双手搁在腰间，“我不要再听下去，不要说我们现在负担不起，要耐心等待，终有一天......”
“但是，茱迪。”我尝试使他冷静下来，“这就是命运。”
“命运！你竟然胆敢跟我谈命运！我不再听你胡扯。”她开始哭，“听一次已经太多了。”
这真伤透我的心，几年前我说：“我们负担不起养孩子，现在不行。”一年前，茱迪发觉她再也不能生育了。我站起来拥抱她，拥抱是很差劲的补偿，新房子或白莱萨轿车也是。

巨灵鸟整理
 

来源：巨灵鸟 欢迎分享本文