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上市公司内部控制手册十六

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/3/14  浏览次数:1268

  
3 采购管理业务流程—材料采购与机械设备及周转物资租赁
一、业务目标    
确保采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求;    
强化采购过程管理,确保采购物资的数量、质量符合企业生产需要,合理保证工程进度,促进企业实现发展战略;    
确保授权合理,与采购相关的关键岗位、职责相分离;    
保证采购资料及数据记录的真实、准确、完整;    
加快资金周转,降低采购成本,防止资金占用,提高经营效率。    

二、业务风险    
采购过程不合法或违反有关的规定,可能使企业遭受外部处罚、经济损失或信誉损失;    
采购物资数量、质量、交付服务不能满足规定需要,影响工程进度安排及企业发展目标;    
采购环节未经适当审批或超越授权审批,可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致经济损失;    
采购资料不完整或数据记录不准确,影响成本核算,可能影响企业的经济效益;    
采购工作效率不高可能导致资金占用、成本增加,影响企业的生产经营效率。    

三、业务范围    
该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司(以下简称“股份公司”)关于物资采购管理的相关流程,主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订、采购验收管理、采购业务评估以及机械设备、周转料具的租赁等内容,本流程所述之采购,原则上只限于公司自用的材料,若分包商以包工包料的形式供应的材料,则不在物资部门的采购工作范围之内。在执行采购业务过程中,应确保不相容职责相分离以及采购人员定期轮岗。    

四、业务流程描述    
1 采购政策管理    
采购工作依据《采购计划》进行,《采购计划》由项目经理部按照《项目管理手册》中的有关规定编制,各级公司物资管理部门对各项目经理部的《采购计划》进行汇总平衡,按本单位的财务预算确定总的《采购计划》,由物资管理部门负责人签字批准。    
各级公司物资管理部门负责集中进行物资采购、设备及料具租赁。    
在集中采购的原则下,物资管理部门根据物资的不同类型及地区经营的特点、项目个数的分布等情况,确定本单位各部门、分支结构对各类材料的采购权限及具体的处理方式。    
大宗材料、贵重材料集中由公司物资管理部门统一安排供应商选择、采购招标、合同签订等工作,各施工现场都严格遵从集中采购制度。 
零星材料采购由物资管理部门按供应商管理流程选择合格供应商。    

2 采购订单及合同的审核与签订     
   
项目经理部物资管理人员组织编制《采购计划》,分别经项目商务合约经理、项目总工审核签字后报项目经理,项目经理审核签字后上报公司物资管理部门。《采购计划》主要内容包括材料的品种、规格及有关之技术、质量、安全及健康和环保要求,所需数量和进料时间,在工程开工初期提交物资部门等。如果根据工程的实际情况需调整原《采购计划》,项目经理部物资管理负责人通知上级物资管理部门,并提交新的经项目经理签字批准的《采购计划》。    
  
各级公司物资管理部门对各项目经理部的《采购计划》进行汇总平衡,按本单位的财务预算确定总的《采购计划》,由物资管理部门负责人签字批准。    
  
当工程合同规定企业需协助业主在货源地、收货地或工作现场进行检验时,由项目经理部在《采购计划》中明确,各级公司在邀请供应商报价时加以规定以满足业主检验的要求。    
采购询价招标及评标定标     
采购询价招标:    
各级公司物资管理部门采购人员向《供应商名录》中的距离项目较近的供应商询价,再根据《采购计划》及《项目管理手册》中的规定,制定《物资采购招标文件》,经商务合约部门审核签字后报公司总经济师,公司总经济师审核签字后,物资管理部门采购人员从提供询价信息接近市场信息价的供应商中按照价格从低到高的顺序进行排列,选择3~5家供应商,向他们发出招标文件。(《供应商名录》的编制和更新参见“供应商审核和管理业务流程”)    
评标及定标:    
评标及定标工作由物资管理、商务合约、财务资金等部门组成的招标小组负责组织进行。各级公司物资管理部门对收到的投标资料进行报价分析整理,由采购人员制订比价资料,编制《招标记录》,从中选择信誉较好、报价合理、材料质量可靠、服务承诺全面的供应商作为中标预选商,经采招标小组各成员分别签字确认后报公司总经济师或分管副总经理,公司总经济师或分管副总经理审核签字后,由物资管理部门向中标的供应商发出《中标通知书》。    
采购合同    
各级公司物资管理部门根据招标文件及招标记录等资料起草《采购合同》草案(或由供应商起草《采购合同》草案),《采购合同》草案送项目经理部,经项目部物资管理人员、项目经理审核签署意见后报公司商务合约、财务资金等部门审核会签,经公司总经济师或分管副总经理审核签字后报公司经理审批签字。    
《采购合同》包括物资申请表所列的项目、检验规格、和基本条款及条件,必要时加上特别条款及条件。签约前,供应商须认可所有与其有关的合同要求以及工作程序中与之有关的条款,并保证遵照执行。    
审核后的《采购合同》草案经各级公司总经理签字后由商务合约部门正式签署后实施。合同副本送物资管理部门、项目经理部,以便参照执行。    
采购合同修订:当《采购合同》涉及的价格、数量、服务性内容等重要条款的要求发生变化时,应对合同进行修订,修订的合同草案或补充协议草案由供应商或项目经理部提出,按2.4.2和2.4.3的规定重新签署。    
采购合同存档:采购合同正本由商务合约部门资料管理人员按《文件资料管理流程》的相关规定负责管理存档,物资管理部门、项目经理部保存合同副本。    

3 机械设备及周转料具的租赁    
  
各级公司项目经理部机械设备及周转料具管理岗位编制《机械设备及周转料具租赁计划》,经项目部商务合约经理、项目总工分别审核签字后报项目经理,项目经理审核签字后报公司主管部门,经公司主管主管部门平衡协调后,确认对外或对内的租赁方式。    
    
各级公司物资管理部门根据《机械设备及周转料具租赁计划》,进行租赁招标,对供应商的选择参见本流程2.3.1。    
   
关于评标及定标过程,参见本流程2.3.2。    

关于租赁合同的编制、审批与签订过程,参见本流程2.4。    

4 采购的验收、入账及核算    
采购的验收参见“存货管理业务流程”中关于材料物资验收与入库管理的相关内容。    
采购的入账及核算参见“应付账款与付款管理业务流程”中关于应付账款与付款的记录的相关内容。    

5 采购业务评估    
各级公司物资管理部门定期(季度或半年)对采购业务进行评估,编制《采购业务评估报告》,经物资管理部门负责人审核签字后报公司分管副经理,公司分管副总经理审核签字后报公司总经理审批签字。    
《采购业务评估报告》经公司总经理审批签字后传达到相关采购岗位,以便有关人员参照执行。    
评估的内容主要包括:采购管理原则是否符合企业内控政策、采购计划的及时性、合理性、采购招标的公正性、科学性,采购价格是否达到最优惠的程度,以及采购合同的完备性、供应商的服务是否满足合同要求及现场的实际需要,采购物资的质量等相关内容。    

五、相关制度目录    
1 中建总公司《建筑工程项目管理规范》     
2 《中国建筑份公司项目管理手册》     

六、主要控制点    
1 采购计划的制订与审批     
2 采购询价与招标的审批     
3 采购评标与定标的审批     
4 采购合同的签订与审批     
5 采购验收与入账     
6 采购工作的评估与审批     

七、检查资料    
1 采购计划     
2 合格供应商名册     
3 物资采购招标文件     
4 比价资料及招标记录     
5 中标通知书     
6 采购合同、租赁合同及草案     
7 机械设备及周转料具租赁计划     
8 采购业务评估报告     

八、业务流程图(略)    
   
4 采购管理业务流程—办公用品    
一、业务目标    
确保办公用品的采购工作符合国家法律、法规和公司内部规章制度的要求;    
提高企业办公用品采购的效率,厉行节约,在降低成本的同时采购到满意的用品。    

二、业务风险    
采购业务不符合国家法律、法规及公司相关规定和程序,可能导致法律风险,造成经济损失和信誉损失;    
采购不坚持“保证使用,力行节约,货比三家,统一购买”,可能造成资源浪费,增加办公成本,影响办公效率。    

三、业务范围    
该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司(以下简称“股份公司”)总部与办公用品采购相关的流程,主要包括采购政策管理、采购订单及合同的审核与签订、采购验收管理、采购入账管理和费用控制管理等。    

四、业务流程描述    
1 采购政策管理    
办公用品采购本着“保证使用,厉行节约,货比三家,统一购买”的原则。    
股份公司总经理办公室办公用品管理人员起草《中国建筑股份有限公司总部办公用品采购及领用管理(暂行)规定》,经总经理办公室主任审批通过后,以正式文件印发。    

2 采购订单及合同的审核与签订    
日常使用的办公用品,根据库存的情况,及时报请总经理办公室副主任签字批准后,由总经理办公室办公用品管理人员统一购置。    
各部门特殊需要或伍佰元至伍仟元以内(不含伍仟元)的办公用品,由各部门填写《非固定资产申报表》(包括物品的具体型号、价格),经部门负责人同意签字提交总经理办公室,由总经理办公室副主任签字批准后,办公用品管理人员统一购置。    
单件价值超过伍仟元以上(含伍仟元)的办公用品,做为固定资产购置(参见“固定资产的取得业务流程”)    
办公用品管理人员根据办公用品需求草拟《采购合同》,经总经理办公室副主任核签字后与供货方签订《采购合同》,下订单。    

3 采购验收管理    

供货方送货上门,办公用品管理人员按照订单查验办公用品的数量、品格等,验收完后及时更新《办公用品库存台帐》。《办公用品库存台账》由办公用品管理人员来保管。    

采购入账管理    

办公用品采购的入账管理参见应付账款与付款管理业务流程中关于应付账款与付款的记录以及现金管理业务流程中关于支付现金业务中的内容。    

5 费用控制管理    
办公用品费用按财务部核定的额度(壹佰元至壹佰伍拾元/每人/每月)使用。    
总经理办公室每季度向财务部和各部门领用办公用品人员通报一次各部门领用办公用品费用支出情况。    

五、相关制度目录     
1 《中国建筑股份有限公司总部办公用品采购及领用管理(暂行)规定》    

六、主要控制点     
1 采购申请的审核    
2 采购订单及合同的审核与签订    
3 办公用品的验收入库    
4 费用控制管理    

七、检查资料    
1 非固定资产申报表(特殊需要或伍佰元至伍仟元以内)    
2 办公用品采购合同、订单    
3 办公用品库存台帐    

八、业务流程图(略)   

 

 

 

 

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