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上市公司内部控制手册十五

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/3/14  浏览次数:1385

第八章 采购及支出管理
1 工程项目分包招标管理业务流程     
一、业务目标    
   
规范工程项目分包招标行为,保证分包工程质量,合理降低工程成本,提高企业经济效益;    
    
工程项目分包招标符合国家法律、法规和公司规章制度的有关规定。    

二、业务风险    
    
工程项目分包招标不规范导致项目质量出现缺陷、工程进度滞后、出现劳务纠纷以及不合理分包成本等问题,给企业造成信誉与经济损失;    
   
采购过程不合法或违反有关的规定,可能遭受外部处罚、经济损失或信誉损失。    

三、业务范围    
该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司(以下简称“股份公司”)关于工程项目专业分包和劳务分包招标管理的相关流程,主要包括分包招标政策管理、工程分包计划的制定与审批、发标管理、评标与定标管理、分包合同的订立与审核等。    

四、业务流程描述    
1 分包招标政策管理     
为了规范工程分包招标投标活动,保证工程质量和施工安全,股份公司各级单位严格执行《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国招标投标法》、建设部《房屋建筑和市政基础设施工程施工分包管理办法》等有关法律法规。     
股份公司建筑事业部是股份公司房屋建筑项目施工分包招标工作管理机构,负责贯彻落实国家地方政府对施工分包管理的有关法律、法规及政策;负责制订股份公司施工分包招标管理办法及招标文件范本并由股份公司授权代表股份公司对股份公司的房屋建筑项目进行分包招标。    
各级子(分)公司要依据股份公司施工分包招议标管理办法制订符合本企业实际的施工分包招议标管理实施细则。 
股份公司及各级子(分)公司要成立施工分包招标工作小组,招标小组由分包管理、工程技术、商务合约、安全管理等专业人员组成,成员应为5人以上的单数。    
    
2 工程分包计划的制定与审核    
股份公司及各级子(分)公司项目经理部在工程开工前,根据本工程的特点及施工组织进度安排制定《工程劳务、专业分包计划表》,主要包括拟分包的分部、分项工程名称、估算工程量、预计工期、预计进场时间等内容,报送本公司分包主管部门审核签字并备案。   
施工过程中,需分包的各分项工程在开工前规定的时间内,由股份公司及各级子(分)公司项目经理部依据经审批的《工程劳务、专业分包计划表编制该分项工程的《工程劳务、专业分包申请表》,主要内容包括分包内容、质量要求、工期要求等,由项目经理部计划岗复核签字后,报送公司分包主管部门审批签字。  

3 发放投标邀请     
股份公司及各级子(分)公司分包主管部门根据项目经理部报送的《工程劳务、专业分包申请表》,从合格劳务、专业分包商名录中推荐三家以上    
135单位经招标工作小组考察审核后,发出《投标邀请书》和《招标文件》。招标文件由商务合约部门负责起草后经招标工作小组讨论通过后实施。    
   
4 接受投标    
投标人按照《投标邀请书》和《招标文件》的要求递送标书,公司分包主管部门整理、保管投标书。 

5 开标和评标     
公司分包主管部门根据公司规定组织成立评标小组,评标小组成员主要由公司招标工作小组成员和项目经理部相关人员组成。    
评标小组负责按照《招标文件》规定的评标办法和标准,遵循公开、透明的原则,严格执行《分包招标开标程序》,对投标文件进行开标和评审,并对开标过程进行记录及存档。    
评标小组进行询标工作,分别找投标方澄清对招标文件有关问题的理解。有关问题主要包括:对分包范围工作内容的理解;对施工方案的理解包括施工技术、设备投入等内容;分析价格组成是否合理;了解对方管理人员和设备力量的配备情况等。    
根据同类型项目市场价格对各家报价进行分析比较,通过谈判确定价格。    
澄清工作应做书面记录,评标小组成员和投标人分别在记录上签字确认。    
评标小组成员分别按照评标办法,对各投标人的投标文件进行独立评标,加权平均后计算出有效标的分值,即为投标人的得分。评标内容包括对投标报价、施工方案、投标业绩及实力、质量目标、工期目标、劳动力组织的评分和评定。    
评标小组完成评标后,写出书面《评标报告》,推荐中标候选人。其中“评标小组评审结果”、“推荐的中标候选人”、“评标小组全体成员签字”三栏需要所有评标小组成员共同填写。    

6 确定中标人     
分包主管部门将《评标报告》报公司主管副总经理审批签字后,确定最终的分包项目中标人。    
由分包主管部门向中标人发放《中标通知书》。通知书必须经招标人、招标小组盖章确认后生效。    

7 分包合同的     
订立与审核    
公司制订《房屋建筑和市政基础设施工程施工分包管理办法》,明确分包合同管理流程及相关职能部门的管理职责及管理内容。    
公司商务合约部门负责起草施工分包合同文本。当公司与中标人签订分包合同时,一般采用公司分包合同文本格式,地方主管部门要求使用当地标准文本的采用地方主管部门颁发的文本。    
公司实行合同评审制度。公司商务合约部门负责牵头施工分包合同的评审工作,组织分包管理、财务、资金、工程、安全等部门参与合同的审核会签。    
合同审批程序
申报。各级公司的法人委托人在授权范围内签订分包合同,填写“分包合同签约申报表”(一式二份),报公司领导审查批准。    
审核。公司被授权主管人或者有关人按照规定的审批权限,负责对送审的分包合同进行审阅。    
会签。各相关部门按照本部门的职责权限负责对合同进行审核会签    
批准。分包合同审核会签后,按规定上报领导审查批准后正式签订。    
签订。公司所有分包合同均由总经理签订,或由授权的公司分管合约的副总经理签订,在未经总经理授权情况下,任何项目部、任何人均无权签订合同。    
分包合同加盖公司合同专用章和法人章后生效。商务合约部负责对生效的合同进行编号归档。《工程项目分包合同签订及用印情况台账》更新参见合同管理业务流程   

五、相关制度目录    
1 中华人民共和国建筑法     
2 中华人民共和国招标投标法     
3 房屋建筑和市政基础设施工程施工分包管理办法     

六、主要控制点    
1 工程分包计划的制定与审批    
2 发出邀请申请与接受投标    
3 开标和评标管理    
4 中标人的确定与审核    
5 分包合同的订立与审核    

七、检查资料    
1工 程劳务、专业分包计划表    
2 工程劳务、专业分包申请表    
3 投标邀请书    
4 招标文件    
5 施工分包合同管理办法     
6 开标和评标记录     
7 评标报告    
8 中标通知书    
9 分包合同    
10 《工程项目分包合同签订及用印情况台账》    
    
2 供应商审核与管理业务流程
一、业务目标     
  
保证企业对供应商管理的方法和程序符合国家法律、法规及企业有关规定的要求;    
   
保证供应商的资料数据保存完整,记录真实、准确,易于管理,便于追踪;    
   
合理设置供应商审核程序与审核权限,提高企业的决策效益与效率;    
  
维护和发展良好的、长期并稳定的供应商合作关系,开发有潜质的供应商,促进企业的长远发展战略。    

二、业务风险    
    
供应商的审核与和管理违反了国家法律、法规及企业有关规定的要求,导致外部处罚、企业市场形象或声誉受损;    
    
供应商信息调查不清,供应商提供虚假资料或不真实的数据,影响产品质量追踪或信息管理的需要;    
   
供应商审核程序不当,权限设置不清或发生越权行为,可能导致企业的经济利益受到损失;    
   
供应商关系不稳定,提供产品或服务质量达不到要求,影响企业的长远发展。    

三、业务范围    
该子流程主要描述了中国建筑股份有限公司(以下简称“股份公司”)关于供应商审核与管理的相关流程,主要包括供应商审核及供应商档案管理等内容。    

四、业务流程描述    
1 供应商审核    
   
新增供应商的管理    
    
新增供应商的审核:对于潜在的新纳入尚未经评审的供应商,需要参与投标的,在投标前,物资管理部门供应商管理岗位人员收集并审核新增供应商的所有证书、证件等登记资料并报物资管理部门负责人审核,经物资管理部门负责人审核后准予参加投标的新增供应商,须由物资管理部门负责人做出书面批示。    
   
物资管理部门采购人员组织项目有关人员实地考察供应商的仓储、物流、生产能力、质量管理、资信能力等方面,填写《供应商评价表》,并提出是否评价为合格供应商的意见,经项目负责人审核签字后报物资管理部门负责人审批,物资管理部门负责人审核签字后列入《合格供应商名录》。    
合格供应商名录的更新:物资管理部门采购员将考核合格的新增供应商纳入合格供应商名录,剔除不合格的供应商,并对原有名册更新。    

现有供应商管理    
   
已有供应商的审核:每年度末,物资管理部门供应商管理岗位人员收集供应商的年检资料及更新资料,对“合格供应商名录”中的供应商的产品质量、供应服务、价格优惠程度等方面进行评价,提出是否保留供应商资格的意见并填写《供应商评价表》,报物资管理部门负责人审核,物资管理部门负责人审核签字确认。经评审合格的供应商转入下一年度合格供应商名录。    
   
2 不合格供应商的管理    
   
凡具有下列情况的供应商,即为不合格供应商:    
a)造成质量事故;    
b)连续三次或一年累计出现三次安全、环保不符合项;    
c)不履行合同义务,或供货能力出现问题;    
d)在合作过程中未及时按承诺提供最新资料;    
e)发生行贿、串标等违规行为。    
凡在省市级及以上的专业媒体上登载有违规和国家各检测单位发表的产品检测结果为不合格的供应商,应即评价为不合格,取消其供应资格,一年内不得与其合作,一年后如需合作的,须重新进行评审;所供物资连续三次出现不合格或者不合格批量较大或有不良业绩时,物资管理部门采购人员对该供应商重新进行评价,评价结论分为合格、保留观察、不合格,填写《供应商评价表》,经物资管理部门负责人审核签字确认。评定为不合格的供应商经确认,立即从合格供应商名册中删除。    
被评定为不合格供应商的由物资管理部门及时从合格供应商名录中删除,并书面通知各项目经理部一年之内不得在此供应商处进行采购,重新使用时,要加大评价力度。    
如果供应商中标后,因供应商自身原因而中止供应物资或中止合同,供应商将被清除出合格供应商名录,一年以内不得发生业务往来。    

3 合格供应商名录制定    
与工程质量、安全及健康和环保等方面有关得物资供应商,在进入供应商名册前,填写《供应商登记表》,报各级公司物资管理部门。    
各级    
公司物资管理部门供应商管理岗位人员对《供应商登记表》审核签字,检查供货商所提供的资料并提出预审意见,报物资管理部门负责人审批。物资管理部门负责人以供货商的实力、商誉及以往服务的表现作为依据,审核并签署是否列入合格供应商名册的意见。    
物资管理部门供应商管理岗位人员根据经审核合格的供应商登记表等资料,建立并登记合格供应商名录。每个年度内须编印并保存最新版《供应商名录》以供采购人员查阅。    

4 合格供货商名录更新    
每年年初,各项目经理部物资管理人员对供应商进行评审,编写供应商评价意见,经项目经理审核签字后报公司物资管理部门。物资部门供应商管理岗位人员根据各项目部对供应商的评价意见对所有供货商就过去一年的表现进行全面的评估、复审,填写《供应商评价表》,经物资管理部门    
负责人审核签字确认。对不合格的供货商按条款2的规定进行管理。    
对犯有严重违反按时、按质、按量、按安全及健康和按环保要求供货的供货商,项目负责人及采购员要书面通知物资部门主管人员。物资部门供应商管理岗位人员在全面考虑实际情况后提出书面处理意见后报物资部门负责人,物资管理部门负责人对处理意见做出批示。必要时,经物资部门负责人批准可立即将供货商从《合格供应商名录》中除名。    
更新后的供货商名录由物资管理部门重新编印。    

5 供应商档案    
物资管理部门保存供应商档案。    
供应商档案包括供应商资质文件、供应商业绩、合格供应商档案、合格供应商名册、供应商联系方式、供应商评价表及其它相关材料。    

五、相关制度目录    
1 中建总公司《工程项目管理规范》     
2 《中建股份项目管理手册》     

六、主要控制点    
1 供应商登记     
2 供应商审核     
3 供应商管理     
4 供应商名册的建立和更新     
5 供应商档案管理     

七、检查资料    
1 供应商评价表 
2 新增供应商证书、证件等资料     
3 合格供应商名录     
4 供应商登记表     
5 不合格供应商资料     
6 供应商档案资料   

八、业务流程图(略)

 

 

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