5．1  订购成本

5．1．1  采购价格审议方案

采购价格是指采购物资本身的价格，它在最大程度上决定了采购成本的高低。所以，企业采购人员、采购稽核人员应尽可能控制采购价格的上涨。下面给出某企业的采购价格审议方案，供读者参考。

采购价格审议方案

一、目的

为尽量降低采购价格，降低采购成本，提高公司的经济效益，特制定本方案。

二、相关职责

（一）采购部

1．采购部经理

（1）指导监督采购专员询价、比价、议价过程。

（2）审批采购专员编制的“采购报价单”。

2．采购专员

（1）根据“采购申请表”，负责采购物品价格的估价、询价、比价、议价等相关工作。

（2）根据以上相关活动，制定“采购报价单”，报采购部经理审批。

（二）财务部

财务部经理授权相关财务人员调查了解市场状况和物品的采购价格情况，制定物品采购底价。

（三）价格审议小组

价格审议小组的构成人员主要由财务部、采购部、生产部、质检部等相关部门选派人员组成价格评价小组，主要工作职责如下。

1．负责审议“采购报价单”，并最终确定采购价格。

2．每季度收集有关供应价格信息，审查评估价格档案，督促相关人员完善价格档案，更新相关重要物品的价格档案。

3．督促采购部积极进行采购价格议价，考核采购部议价工作。

4．最终目的是尽量降低采购价格，同时保证采购质量。

三、采购部建立并完善价格档案

（一）价格档案的建立与更新

1．采购部必须对所有采购物品建立价格档案，并由采购部经理指定专人维护。

2．财务部相关人员根据市场情况及时更新物品价格，更新物品价格时，须注明原因并附上相关证明。

（二）价格档案的使用

每一批采购物品的报价应首先与归档价格进行比较，分析价格差异的原因。如无特殊原因，原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平，否则须做出详细说明。

四、财务部建立价格底价

底价是指公司采购物品时打算支付的最高价格。财务部负责制定公司相关重要物品的底价。

（一）采购底价对控制采购成本的作用

1．采购底价是采购该物品的最高价格，实际采购价格必须低于事先制定的底价。通过采购底价，可以有效地把采购费用控制在预算范围内。

2．采购底价是考核采购专员采购议价工作的绩效考核标准之一，它有利于激励采购专员努力与供应商议价，降低采购价格，从而降低采购成本。

3．采购底价可作为衡量供应商报价的标准，避免高价购买。

（二）制定采购底价

1．收集信息资料

财务部制定采购底价时，须调查收集以下相关资料。

（1）公司过去的采购记录。

（2）市场调查资料。

（3）报载行情。

（4）同业公会牌价。

（5）著名工厂的报价。

（6）临时向有关工厂询价。

（7）其他机构调查的采购价格。

2．采购底价的计算

财务部根据合理的物品成本、人工成本及作业方法，计算物品的采购价格，其计算公式如下。

需要注意的是，标准时间包括主要作业时间和准备时间，修正系数的产生原因有为特急品而加班、赶工及试作等。

在实际操作中，若供应商无法接受底价，财务部须根据各采购项目的资料，逐一检讨分析原因。原因合理的，报财务部经理和主管副总审批后，修正采购项目底价。

五、成立价格审议小组

（一）价格审议小组的构成

1．价格审议小组的负责人一般是主管副总。

2．小组秘书由主管副总选派非采购部门人员担任，可兼职。

3．组员是各部门主管级以上的人员或其指定人员，如采购部经理、财务部经理、生产部经理、技术部经理等。

（二）价格审议流程

1．采购专员根据询价、比价、议价结果编制“采购报价单”，经采购部经理签字后，提交财务部。“采购报价单”应包含采购物品名、规格、使用部门、数量、供货商报价、商定价格、供货商详细信息、交货周期等内容。

2．财务部根据采购部送达的“采购报价单”和采购底价，填制并复核“采购价格审议表”（如下表所示）的相关内容。

3．财务部将“采购报价单”和“采购价格审议表”提交价格审议小组。

4．价格小组根据“采购报价单”和“采购价格审议表”，召开小组会议，讨论价格审议方法。

5．审议小组秘书进行相关会议记录，并根据审议结果填入“采购价格审议表”。

6．价格审议小组成员会签审议表，小组秘书向采购部、财务部等相关部门传达审议结果。

7．采购部根据审议结果，办理采购或重新与供应商议价等。

8．相关部门根据审议结果实施奖惩。

采购价格审议表

申报日期：                                                        审议日期：    年    月    日

（三）检查评价价格档案

除对“采购报价单”的价格进行审议外，价格审议小组每季度对采购部的价格档案进行一次检查评价，其检查内容如下。

1．检查价格档案的整齐、分类、完整情况。

2．检查价格档案的更新情况。

3．评价重要采购物品的档案价格，更新不合理的档案价格。

4．检查采购记录，比对档案价格与实际采购价格，发现问题，及时清查。

5．比对重要物品的底价与档案价格，检查档案价格是否超过底价，发现超出，及时清查并督促修正。

六、执行价格审议

（一）明确降低采购价格并不等同于降低采购成本

采购价格降低并不是完全意味着采购成本的降低，采购价格也不是影响采购成本的惟一因素。采购交期、采购周期、质量稳定性都是影响采购成本的重要因素。

（二）明确价格审议的目标

公司审议小组价格审议的目标是在保证采购质量和及时采购供应的基础上尽量降低采购价格，而不只是审议采购单价。

（三）价格审议

1．价格小组须明确掌握采购物品的相关信息，主要需明确的内容如下。

（1）采购物品基本信息，如规格、用途、质量标准等。

（2）采购物品的安全库存。

（3）采购物品的库存成本费用情况。

（4）采购物品的替代品情况。

（5）采购物品的底价。

（6）其他需明确的内容。

2．价格审议小组在了解采购物品的基础上，根据“采购报价单”和“采购价格审议表”提供的信息，调查了解供应商情况。

（1）确认供应商的实际报价。

（2）调查供应商产品质量的稳定性。

（3）调查供应商的信用情况。

（4）调查供应商的交货期情况。

（5）掌握供应商的优惠政策。

（6）调查供应商的经营状况。

3．通过以上对采购物品与供应商的调查了解后，价格审议小组讨论采购价格的合理性，最终确定审议结果。

（1）审议通过的，审议小组秘书通知采购部办理采购。

（2）审议未通过的，审议小组秘书向采购部传达价格审议小组的意见和未通过原因，采购部根据结果，重新选择供应商议价，并努力改进采购工作。

4．在价格审议过程中，价格审议小组须考虑采购报价日到审议价格日期间的市场价格波动情况。

5．价格审议结果须运用到采购部相关人员的考核工作之中。

5．1．2  采购付款控制方案

在采购环节中，采购付款直接或间接地影响着企业采购成本的高低。如果选择的付款方式不当，将会导致企业资金运转不足、资金浪费、采购成本提高，从而出现生产成本、物流成本、管理费用过高等问题。因此，为降低采购成本，增加收益，企业应严格控制采购付款工作。

下面给出某企业的采购付款控制方案，供读者参考。

采购付款控制方案

一、目的

为降低采购成本，增加公司经营效益，同时为采购部、财务部做好采购付款控制工作提供指导，特制定本方案。

二、相关定义

采购付款是指采购过程中因采购物品而需支付给供应商的款项。采购付款控制是指采购专员对支付供应商款项相关活动和内容的控制，其主要包括以下三个方面。

（一）采购付款支付方式的控制

采购付款方式包括现金支付、票据支付等。

（二）付款方式控制

根据付款进度不同，公司可以选择不同的方式支付供应商款项，其主要包括以下六种方式。

1．预付部分款项。

2．货到后一次性现金支付。

3．货到后票据支付。

4．货到后分期付款。

5．货到后延期付款。

6．以上方式的结合。

（三）供应商优惠政策选择控制

在采购过程中，采购专员须结合公司的具体情况，分析供应商提出的优惠政策方案，选择对公司最合适的优惠方案，降低订购成本。

三、明确职责分工

（一）公司高层

1．计划外采购须由公司主管副总审批签字后方可付款。

2．涉及金额重大的采购项目和计划外采购项目须经公司主管副总签字后方可付款。

3．因公司经营战略规划和公司规模扩大而发生采购项目须经公司总经理和董事会审批后方可付款。

（二）采购部

1．采购部经理

（1）审核采购付款方式。

（2）最终选择供应商提供的优惠政策。

（3）签订《采购合同》。

2．采购专员

（1）负责采购付款方式、时间等细节的谈判工作。

（2）负责分析供应商提供的优惠政策，并提出选择意见。

（3）草拟《采购合同》。

（4）整理付款凭证，提出付款申请。

（三）财务部

1．财务部经理

（1）指导监督成本会计做好采购成本核算工作。

（2）审核《采购合同》。

（3）审批支付采购款项。

2．成本会计

（1）负责审核采购付款凭证，按《采购合同》核算采购款项。

（2）上报财务部经理，并开具付款凭证。

（3）做相关账务处理。

3．出纳

负责按照《采购合同》支付采购款项。

四、付款流程控制

公司须制定合理的付款流程，提高付款工作效率，降低人工成本和订购成本。公司的采购付款工作须按以下操作流程办理。

1．采购物品运抵仓库后，仓库管理员会同采购部采购专员、质量管理部质检人员验收物品。

2．验收时，采购专员与仓库管理员将物品与《采购合同》或订单、发货单等一一核对。经确认无误后，填具“验收单”。

3．由质检人员对物品质量按照公司的质检规范进行入库质检工作，经质检通过后，质检人员在“验收单”上签字。“验收单”一式三联，第一联从仓储部留存，第二联转送采购部，第三联转送财务部。

4．采购部将“验收单”与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，以确认采购业务的完成情况。

5．财务部收到“验收单”后，由成本会计将“验收单”与《采购合同》的副本、供应商的发票、银行结算凭证一一核对，作为是否付款的依据，报财务部经理审批。

6．经财务部经理审批通过后，成本会计根据付款依据开具付款凭证，由公司出纳按照《采购合同》规定的付款方式办理付款手续。

7．因物品与订货单要求不符或质检未通过等原因无法办理入库手续的，采购专员须及时与供应商联系，协商解决办法，并上报采购主管。根据协商一致的结果，仓储部办理退换货或入库手续（仍按上述流程办理），具体退换货工作参照公司的“退换货管理规定”执行，相应的付款手续按以上操作办理。

五、款项支付方式的控制

（一）不同支付方式对订购成本的影响

在决定支付订购款项时，可选择的支付方式主要包括现金支付和票据支付。二者对订购成本有着不同的影响，具体如下表所示。

不同支付方式对订购成本的影响分析表

（二）付款方式与付款时间控制

公司付款方式和付款时间的不同直接或间接影响着订购成本，如一次性付款和分期付款两种付款方式的会计入账支付等所花费的成本不同，后者所花费的入账成本明显比前者高，但因分期付款而获得的公司资金的利用回报收益却可能远比其所多花费的成本高得多。

（三）付款方式与供应商优惠条件控制

根据不同的付款方式，供应商提供的优惠价格也不同，公司管理层可根据公司内部的实际情况和供应商提供的优惠条件，选择最适合公司的付款方式。

1．付款方式

公司可采取的付款方式一般有预付部分款项、货到后现金一次性支付、分期付款、延期付款等。

2．选择合适的供应商优惠条件

（1）公司资金相对充裕，而一次性付款其优惠折扣足够高时，公司可采取货到后一次性现金支付的方式付款。

（2）资金不够充裕时，一次性付款可能导致公司资金不足、丧失其他投资机会等损失，而供应商的优惠政策无法弥补这些损失时，公司须尽可能采用票据支付、分期付款、延期付款的方式支付款项。

（3）在公司资金短缺时，公司须尽可能以分期付款、延期付款的方式支付款项。

（4）对于经常性的物品采购，公司可选择固定的供应商建立良好的合作关系，从而获得相对优惠的采购价格，并在公司资金不足时，获得供应商提供的信用优惠。

5．2  维持成本

5．2．1  存货持有成本控制方案

存货持有成本是指因存货占用的资金使企业丧失了使用这笔资金的投资机会，相应地损失了这笔资金所能得到的投资回报。

下面给出某企业的存货持有成本控制方案，供读者参考。

存货持有成本控制方案

一、背景与目的

存货持有成本是采购成本的重要组成部分，为此公司须控制采购存货量，降低存货持有成本。

1．公司须避免采购存货短缺，保证正常生产物料供应和日常办公。

2．公司须尽量减少不必要的库存堆积，避免增加人工成本、仓储成本，产生呆废料损失。

二、适用范围

本方案所指的存货是指采购所得物品。本方案适用于采购所得存货的持有成本控制。

三、职责分工

（一）采购部

1．采购部经理

（1）审批采购作业天数和采购流程。

（2）审批请购点和请购量的设置。

2．采购专员

（1）分析制定采购流程与采购作业天数，报采购部经理审批后，通报相关部门。

（2）根据生产部、使用部门和仓储部提供的资料，设置请购点与请购量。

（二）仓储部

1．仓储部经理

（1）负责领导监督仓库管理员的库存管理工作。

（2）组织制定并监督执行安全库存量。

2．仓库管理员

（1）负责仓库存货的日常管理工作。

（2）执行安全库存量管理。

（三）财务部

1．财务部经理

（1）审查安全库存量和请购点的设定。

（2）组织分析存货仓储成本占有率。

2．成本会计

负责核算库存成本和存货仓储成本占有率等。

四、库存量控制

存货的持有成本与存货库存量有关。库存量过多，增加库存成本和呆废料损失；库存量过少，则供应不足延误生产。因此，公司须制定合理的安全库存量和请购点，以此降低库存量，从而降低存货持有成本。

（一）设定安全库存量

安全库存量是指为了防止由于不确定性因素（如大量突发性订货、交货期突然延期等）而准备的缓冲库存。安全库存量的制定方法如下。

1．预估存货的基准日用量

（1）用量稳定的存货

仓储部会同生产部依据去年日平均用量，结合今年销售目标和生产计划，预测常用存货的基准日用量。当产销计划发生重大变化时，应及时对相关存货的日用量做出相应修正。

（2）用量不稳定的存货

由生产部相关人员根据生产要求，参考销售部提供的销售量，结合市场情况和销售计划，按照前一次使用周期产品生产所消耗的单位用量，预估此存货当前的日用量。

2．确定采购作业天数

采购作业天数是指一次采购作业需要消耗的时间，由采购专员依照采购作业各阶段所需时间来设定，其设定方法如下。

（1）采购专员依采购作业的各阶段所需时间设定采购作业期限，并将设定的作业流程和作业天数报采购部经理核准。

（2）采购部经理结合公司的具体情况和发展规划，核准其作业流程和作业天数。

（3）采购部应事先拟订请购作业规范文件并送达到相关部门，作为制定采购作业天数及采购数量的参考依据。

（4）相关部门根据采购部发布的采购作业天数，预估此期限内的存货用量。

3．确定安全库存量

（1）安全库存量的计算公式

（2）差异管制率

公司生产部或使用部门根据以往用量经验和实际情况预估用量，但往往与实际用量存在差异。

我公司的差异管制率是指根据自身实际情况设定的允许用量差异的范围，一般设为25%。

（3）装运延误天数

装运延误天数是指采购物品在运输途中因装卸和搬运原因造成物品延期到达仓库的时间。一般情况下省内采购，公司设置的搬运延误天数为一天，国内其他地区为两天，亚太其他国家和地区为4天，欧美地区为六天。

4．修改安全库存量

每月月初，用量差异管理人员针对上月开立的“用量差异反应表”，查明差异原因，拟订处理措施，研究是否修正预估月用量。如需修订应在反应表“拟修订月用量”栏内进行修订，经主管副总核准后送仓储部用于修改安全存量。

（二）设定请购点

采购部根据生产部或使用部门设定的预估日用量和仓储部设定的安全库存量，设定请购点和请购量，保证物品供应及时，减少库存堆积，从而降低成本。不同物品的性能与用途量不同，公司须针对重要存货设置不同的请购点和请购量。

1．设定请购点

请购点是采购部执行采购的预警信号，有利于降低库存成本。请购点库存量计算公式如下。

2．设定请购量

不同的物料，须设定不同的请购量，影响请购量的因素主要包括采购作业天数、最小包装量、最小交运量、仓储容量、其他影响因素等。

五、检查与考核