业务现状及需求

对各类员工费用报销，直接入相应费用类科目，并在摘要中详细注明；若有借支，则先挂个人预支，待费用发生时予以核销。

X公司对一般人员的费用的核算要求并不是非常严格和详细，对销售人员的费用的核算则要求很严格。

问题

通过往来帐员工明细帐户只能反映员工借支情况，无法由借支跟踪到其费用发生的真实情形。

对有预付款的员工，进行费用报销时，没有报警提示，需要通过进行帐务查询方可知道，否则有可能造成款项重付、多付。

解决方案

本项业务是由费用核算流程的在系统中记帐节点处理的，由费用核算会计负责。

鉴于X公司要求简化对员工费用核算形式的要求，建议直接在总帐中录入分录，然后在摘要中详细注明费用发生的人员和用途。

员工借款：

借：备用金

   贷：现金/银行存款

员工报销

借： 管理费用等

   贷：备用金

业务现状

X公司目前材料采购预付款业务，设备采购和员工部门借支预付款等业务会计分录如下：

   会计分录：

①材料预付款

         借：预付帐款/应付帐款（经常采用“应付帐款”科目核算）

               贷：现金/银行存款

报帐、核销预付款

        借：资产或费用科目

            贷：预付帐款/应付帐款

  ②员工借款，分员工出差借款、零星采购借款、其他借款等，按借款用途进行管理。

出差借款

        借：其他应收款

             贷：现金/银行存款

报帐核销借款

      借：管理费用/销售费用等

          贷：其他应收款

其他借款

        借：其他应收款-员工

            贷：现金/银行存款

报帐核销借款

      借：管理费用/销售费用等

          贷：其他应收款—员工

解决方案

本项业务是由采购预付款流程的在系统中输入预付款、输入发票并用发票核销预付款两个节点处理的，由应付会计负责。

根据X公司的现状和未来发展需求，以及Oracle系统的功能，提出如下方案：

a)         对供应商预付款的处理

一、预付款项的记帐科目的确定。对材料供应商预付款的记帐科目为“预付帐款”、财务类供应商预付款的记帐科目为“其他应收款”。

二、对需向供应商预付材料款时，由采购部门作出预付款申请，经财务处长和厂长审批后，由财务处进行付款。

三、对供应商预付款业务，Oracle应付系统所有预付款的结算过程为

1)    申请及批准预付款（以发票的形式录入）

借：预付帐款/其他应收款

贷：应付帐款/其他应付款

2)    支付预付款

借：应付帐款/其他应付款

贷：现金/银行存款

3)    核销

        借：应付帐款/其他应付款

贷：预付帐款/其他应收款

业务现状

所有付款，按X公司付款规定，只有所有批准手续完备、原始单据合法完整的付款申请方能准许付款。

采购员提出请款要求，部门领导与财务领导根据资金计划等情况进行审批，决定是否付款。但由于决策所需的信息比较缺乏、难以及时得到，审批主观决定色彩较浓。采购员不能实时了解已付款信息，口头沟通较多，要准确、及时地回答供应商的问询有难度。对于需分次付款的情况，财务处难以了解累计请款情况，监控职能较弱。

问题

当前由于手工处理付款业务，不能详细查到发票的信息，付款不能针对发票；在发票与付款单据不完全同步时，付款只能针对供应商、更不能指定到具体供应商的具体采购业务和发票，不利于合理的策略性的付款，也不利于进行帐龄分析。

解决方案

本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点处理的，由应付会计负责。

Oracle应付业务子系统中对于应付款的核销具有较严谨要求：

只有完全审核无误的发票，方可进行付款核销业务。对于不符合审批条件的发票会在发票审核时提供暂挂原因以供查询与处理。

有多样化的付款方式可供选择，包括现金、支票、汇款等。

提供灵活多样的付款条件设置，如收货后立即付款、收货后一个月付款或西方国家盛行的现金折扣设置如2％10，Net 30等。

对需分期付款的发票，能按分期要求设置付款日期和金额。

对于每一笔付款业务，Oracle应付帐款中要求必须提供帐户信息、单据信息逐笔进行维护。

6．Oracle系统的集成性、信息的共享性可以使您通过权限、职责的设置，相关领导检索到相关的信息。

业务现状

X公司无外币业务。

解决方案

基于X公司的现状，考虑到企业未来发展的需要，可能会有少量的外币业务发生，对此外币业务折算成人民币入帐，可以大大简化财务和业务部门的操作复杂性，减少工作量。

业务现状

目前，X公司存在少量的既是供应商又是客户情况；对于这种情况，会存在着应收与应付业务互相抵消的处理。通过应收与应付的抵消来冲减应付款也核销应收款，而不需产生现金的流出与流入。

解决方案

本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点、销售收款流程的输入收款信息和核销到发票共同处理的，由应付会计和应收款会计共同负责。

对于既是供应商又是客户的业务，Oracle提供“客户供应商净额报表”反映其实际余额，通过中转过渡性帐户分别完成应付款核销及应收款核销过程，真实反映应付帐款与应收帐款的发生情况。

例：A公司既是客户又是供应商，当月向A公司采购材料10000元，同时销售产品20000元给A公司。

在应付系统中收到A公司材料采购发票：

      借：原材料

          贷：应付帐款

在应收系统中开出销货发票给A公司：

      借：应收帐款

          贷：其他业务收入

          贷：应交税金—增值税（销项）

当A公司决定与进行抹帐处理，并经过X公司同意后

在应付系统中核销采购发票：

    借：应付帐款

       贷：应收、应付中转

在应收系统中核销销货发票：

    借：应收、应付中转

       贷：应收帐款

业务现状及需求

由于三角债的问题，存在着供应商与供应商、供应商与客户、客户与客户相互之间债权债务抵消的业务处理，以清理三角债，即通常所说的抹帐业务。

解决方案

本项业务是由采购付款流程的在系统中输入付款并与采购发票进行匹配节点、销售收款流程的输入收款信息和核销到发票共同处理的，由应付会计和应收款会计共同负责。

对此类业务，分三类处理：

供应商与供应商之间的抹帐业务，如：供应商A的债务转入供应商B，对供应商A作一张贷项通知单，分配的贷方会计科目记入中转科目；对供应商B作一张标准发票，分配的借方会计科目记入中转科目；

供应商与客户之间的抹帐业务，可参照上一节应收应付业务抵消业务，只要在说明中注明是哪几家公司抹帐即可；

客户与客户之间的抹帐业务，如：客户A的债权转入客户B，对客户A作一张贷项通知单，借方会计科目记入中转科目；对客户B作一张发票，贷方会计科目记入中转科目。

 

来源：巨灵鸟 欢迎分享本文