业务现状

目前X公司对于应付帐款的凭据管理是由供应处收集并审核供应商开具的发票和入库单，财务部门以此作为入帐依据，完成支付业务后，以银行付款单据作为付款凭证依据入帐, 对凭证进行编号，没有对发票进行编号管理。供应商开出发票后，交给采购员，采购员初步审核后，交给会计审核其中的价格和数量是否与采购订单和接收入库单相符。审核后，由财务应付会计审核与登记帐务。

现状分析

对于财务审计与管理制度而言，与外部机构发生的往来业务中，双方往来的发票是真正形成债权债务关系的依据。

基于现状的发票管理，由于付款业务处理时是供应商，而不是针对该供应商的具体哪张发票，对应付款的管理不够详细，在一定程度上增加了企业对于应付帐款与实际发票间匹配关系的风险，增加了企业对于流出资金的风险，也降低了企业对于供应商付款计划的合理性安排、不利于进行帐龄分析。

对于货物已到，发票未到的、或其他手续不全的货物，不能及时入帐，而是采用月底核对从仓库来的入库与发票的方式统一记账，这样使得不能够随时准确的记录帐务情况。

解决方案

本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的，由采购应付会计岗位负责。

对于发票管理分以下几个方面进行阐述：

由于财务管理与审核制度中对于债务的确认是基于发票层次上的，因此，真实发票的开具时间即为债务的确认时间。

Oracle对于发票的编码方式在两个层次上进行，其一建立在发票批组层次，其次建立在发票层次；

在发票层次上建立发票编号

不同来源与不同类型的发票或帐单，在其业务发生时的票据号码对于财务管理而言都具有实际考核与跟踪意义，同时考虑到Oracle系统将发票定义为标准、贷项、预付、费用报表等类型。因此，建议用手工编号的方式将将发票类型代码（标准发票代码 S、预付款发票代码 P、费用报表发票代码 E）加实际票据号码录入系统，以便于跟踪票据的实际发生情况。（M做得到）

业务现状

目前X公司的库存材料的采购具体由采购部门负责，并由仓管部门负责库存管理，建立手工台帐核算材料收发存数量明细。审计处负责采购价格的审核、查证工作，财务处只核算材料金额，不核算数量。

目前对材料采购的财务处理流程如下：收到原材料后，财务处不做帐务处理，供应商开出发票后，交给采购员，采购员初步审核后，交给财务应付会计审核并登记帐务。

月末对于货到已验收而未登帐的材料，做暂估处理。

材料发出采用计划成本核算。

会计分录：

收到供应商对帐单发票，匹配订单、验收单

        借：材料采购

           贷：应付帐款-供应商

材料验收入库后，凭入库单

         借：原材料

         借（贷）：材料采购差异

            贷：材料采购

月末对于未对帐的验收单暂估入库

        借：原材料  

            贷：应计帐款-暂估

月初冲回

        借：应付帐款-暂估

            贷：原材料  

X公司提出希望加强对采购价格、数量的控制。

问题

现有的应付款记帐经历了采购员审核、审计处审核和记帐员对帐记帐三个环节。这是在没有管理信息系统情况下为加强应付款的控制要采取的措施。应用ERP后，采购员及审计处的审核将由于计算机的使用而变的非常简单；进而，实现业务的优化，优化的付款业务，将减少采购部门、审计处与财务处之间的业务往来和沟通协调，减少采购员与审计人员的工作量，加快业务处理，进而大大提高付款的工作效率，加强了对付款的管理。

用月末暂估的处理方法，财务帐上不能及时反映原材料库存的真实发生情况。

解决方案

本项业务是由采购业务员负责的，这里只是介绍了采购过程中的账务处理。

根据X公司对于加强财务管理程度的要求，对于材料采购提出以下解决方案：

通过采购模块对采购进行管理（如通过审批层次对请购、采购的审批），货物接收时（通过容限控制）进入库存模块。应付会计在发票匹配时通过选择采购订单把采购信息引入应付，以减少录入工作量和加强数量、价格的差异控制。在库存和应付模块的动作会在总帐中产生相应的凭证。这时，财务人员的角色发生根本性的转变，由原来的借贷制会计，成了一个应付业务管理人员，除了审核发票帐单外，更重要监督、控制，防止资产流失；由于ERP系统的高度集成，在录入发票时，通过匹配可以检索采购、入库信息。应付系统的发票审批（M能做到），进一步加强了应付业务的控制。工序外协的采购同材料采购一样处理，其不同只是材料采购的物料同外协的物料定义不同。

由于材料验收入库时，就以“材料采购”和“暂估入库”科目进行反映，因此可以及时反映材料的真实库存和应有的债务关系。

规范企业确认债务的财务流程,减少了无效的工作环节，提高了工作效率。

加强了对应付款的控制。

Oracle应付帐款业务子系统形成的会计分录：

收到材料，在库存系统中做接收：

       借：材料采购

           贷：暂估入库

材料入库

借：原材料

借（贷）：材料成本差异——订单差异

           贷：材料采购

收到供应商发票及明细清单，在应付系统中进行采购订单和发票匹配：

借：暂估入库

借（贷）：材料成本差异——发票差异

          贷：应付帐款

当供应商已交材料但发票未到的退货，对之不作帐务处理。而当收到供应商材料后，并收到发票与采购订单匹配后，发生退货时则根据对方开出的单据作贷项通知单冲回。贷项通知单的分录是以上采购订单和发票匹配分录的相反分录。

业务现状

对于一般用品或者办公用品，现在是由公司办公室负责的，有办公用品需求时，填写请购单据，经请购部门主管核准后，经过财务领导的审批和对预算的核对后，由公司办公室联系供应商进行采购， 用品收到及验收后，采购人员拿发票交财务处入帐。此类采购由于单位价值低且为日常消耗品，直接在报销时作为费用入帐。

会计分录：

         借：制造费用/管理费用等

贷：银行存款/应付帐款

解决方案

本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的，由采购应付会计岗位负责。

针对这类采购与支付业务的实际特点，可采用如下解决方案：

在总帐中完成对于易耗品的采购与支付，直接通过手工分录记录有关事务处理情况；分录时先将本次采购计入公司办公室的管理费用，当有关部门领料的时候，再将办公室的管理费转移到相关部门的有关费用上。（不必走采购流程）

业务现状

固定资产采购须填写申请，然后经由请购部门、财务处、厂长等审批，采购部门或专职责任部门（比如计算机由信息中心负责）采购后，固定资产管理部门提交固定资产各类经有关领导审批的单据原始单据。财务部门据此入帐。

目前设备处有固定资产的实物管理台帐。

会计分录：

           借：在建工程

              贷：银行存款/应付帐款

          借：固定资产

              贷：在建工程

解决方案

Oracle系统会计分录：

如果通过在建工程转为固定资产，录入采购发票

        借：在建工程中转

贷：应付帐款

如果直接购买固定资产，录入采购发票

        借：固定资产中转

贷：应付帐款

本项业务是由采购付款流程的录入采购发票或贷项通知单并与采购活动进行匹配节点处理的，由固定资产管理岗位负责。

Oracle固定资产管理系统与应付帐款子系统是一个具有良好集成关系的业务子系统，对于固定资产的成批增加通过应付系统中进行增添。

来源：巨灵鸟 欢迎分享本文