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ERP实务:业务流程之销售出货调拨流程

来源:巨灵鸟软件  作者:进销存软件  发布:2014/12/11  浏览次数:6816

    我在国内实施ERP项目的时候,在整理销售出货流程的时候,经常会碰到一个比较特殊的流程。如企业在产品发给客户的时候,该产品还不算真正的卖给客户,而是要到客户产品用掉以后,才算真正的卖给了客户。而按正规的作业流程的话,企业把货物送给客户,客户签收完毕后,该产品就已经卖给对方了。

  其实,这企业也有难言的苦衷。毕竟客户是上帝,客户怎么说,我们只好怎么办。但是,这就给我们业务处理上带来了不少的麻烦。主要遇到两大问题。

  一是货物已经发给客户了,产品已经在客户那边了。那作为企业,如何对这些产品进行跟踪呢?如何知道发了多少产品给客户,但是,还有多少还没有产生应收帐款呢?

  二是什么时候确认应收帐款?按照企业客户的要求,企业只能在收到客户产品用掉通知后才能确认应收帐款,那财务以什么单据为准做应收帐款呢?若以给客户的出货单为准做单据,明显系统在根据客户的付款条件计算应收帐款的时候,会遇到问题。

  我已经多次遇到这种需求。现把这需求的解决方案归纳如下,或许多大家有所帮助。下图是我一家客户这个问题的实际作业流程。我将根据这家客户的流程,来具体讲解在ERP系统中如何实现这个需求。

    进销存软件销售出货调拨流程

  现在假设,仓库根据销售的要求,要发一批货,包括产品A与产品B,给他的客户。

  第一步:

  在系统基础设置的时候,设置一个虚拟的仓库,名字为“客户仓库”。这个仓库专门用来存储发给客户但是客户还没有通知产品用掉的企业资产。

  仓库首先在系统里面开立库存调拨单,把要发的产品A与B,通过库存调拨单转移到客户仓库中去。然后审核库存调拨单,并且打印库存调拨单,我们把该单据打印的抬头叫做送货单。该单据一式两份,一份给销售,一份由送货人员随货带到企业客户那边去。

  最佳实践:

  1、在客户仓库设置的时候,我们要注意一个问题。因为客户仓库是一个已经发给客户的资产,所以,这个仓库里的产品,从本质上来说,企业已经不再拥有这些产品。故,企业在进行物料需求计划计算的时候,就不能把这个仓库里的数量考虑进去。所以,要把该仓库的性质设置为“不纳入MRP计划计算”。如此,系统在考虑物料需求计划的时候,就不会考虑这个仓库中的数量。

  2、有时候,送货单给企业客户要两份。由对方仓库人员签字确认后,司机要带回一份交给企业的收货人员。此时,为了操作的方便,可以使用按种一式三联的纸张,利用针式打印机打印。如此的话,对方在签字的时候,不用复写纸就可以进行签名。这即方便了客户,也有利于自己的管理。可谓是一箭双雕。

  第二步:产品用掉通知。

  当客户用完产品后,对方会通知业务员,说产品已经用掉了。此时,我们要注意一些小问题。

如我们可能发了多种产品给客户,如产品A与产品B,那到底是哪个产品已经用完了呢?企业销售员要向对方确认。其实,最好能够让对方告知我们的送货单号,如此的话,对于我们企业的操作来说,是非常方便的。

  同时,还可能存在这种情况。如我们的产品A可能有多张定单,现在客户仓库里,产品A的数量是由两张送货单组成的。那客户现在到底是使用了哪个单的产品呢?因为这关系到我们后续的处理。所以,业务员在收到对方的通知时,同时确认送货单号是非常有必要的。

  第三步:仓库进行出货作业。

  仓库在收到业务员的通知,该笔货客户已经确认可以出货时。就要开立出货单。不过在这支作业进行上时,我们要注意几个问题。

  最佳实践:

  1、出货单原则上可以手工开,也可以根据销售定单来转换。不过,我建议用户还是要根据销售定单转换成出货单。如此的话,价格可以跟销售定单一致,而且,销售定单的状态也会随之更新。不过,若根据销售定单转换成出货单的时候,要注意一个小细节,就是我们的出货仓库要选择“客户仓库”,而不是成品仓库。这就可以在单据性质里进行默认设置,如此的话,就不用每张单据上都进行手工的更改。万一忘记改了,就会造成库存数量的不准。

  2、系统中提供了“已送货未出货报表”,可以查看该仓库中,还有多少数量。其实,这里我只是把报表的名字改了,其实,就是一份库存明细表。用户可以通过查询这份报表,查询库存数量。而这个库存数量,就是已经发给客户,但是,还没有收到客户通知的产品。不过,这里还有个问题,这份报表中,是没有显示客户信息的。也就是说,光凭这份报表,我们不知道这些产品是发给哪些客户的或者是哪张定单的。为了能够正确做出区分,而且在现实中也有这个需求,我们最好在库存调拨作业的时候,采用批号管理的功能。如此话,客户仓库里的每进一笔货,都有一个批号。而这个批号唯一的对应销售定单。如此的话,我们就可以知道该仓库中的产品,到底是发给哪个客户,是根据哪张销售定单来的。如此的话,就利于用户进行管理。在这份报表上,有销售定单信息的话,对于用户进行事后的追踪与管理,是非常方便的。而且,我们系统中,已经有了批号管理功能,不需要进行二次开发。只不过我们在设置的批号管理时,在进行批号编码设置时,要注意一些技巧。如我们可以设置为客户编号+销售定单号+流水号。如此的话,一看这个批号,就知道是哪个客户、哪张销售定单的了。而不用再根据批号去查询销售定单、客户的信息了。

  3、有的企业,接到客户通知单以后,出货作业是由销售部门来完成的。因为后续的出货,跟实际的作业已经不一样了。当然,如此处理也是可以的,而且,根据我个人的意见,可能这个处理还更加的合理。不过,我现在这个客户还是由仓库来负责这个后续的处理。

  4、财务是根据出货单来生成应收帐款,并根据出货单上的出货日期来进行应收帐款日期的计算。这里我们要注意,我们这里不是根据送货单来产生应收帐款,而是根据出货单来生成应收帐款。所以,最后应收帐款的日期,是根据客户通知的日期开始计算的。故意,出货单上的通知日期就非常的重要。一般情况下,该日期是系统当前的日期。根据系统的设置,当前日期可能是用户本机的日期,也可能是ERP服务器的日期。所以,该出货单用户要及时的开立。若不能及时开的话,用户也要把出货日期进行调整,否则的话,会影响应收帐款的计算。

  根据以上的步骤,这个问题就解决了。根据我上面买描述的这些功能,用户不需要额外的进行二次开发,就可以实现。但是,按照上面的方法处理的话,有个缺陷,就是送货单用户要自己开,而不能够根据销售定单来转换。虽然在进行库存调拨作业时,我们可以采取批号管理,跟销售定单关联起来。但是,毕竟要手工的开立送货单,而不能根据销售定单直接转换送货单,这给用户的工作带来一定的影响。

  为此,我们根据企业用户的需求,进行了一些二次开发,实现了从销售定单到库存调拨单的自动转换。

  在这个转换过程中,实现了以下功能:

  一是库存调拨单的内容有销售定单自动转换过来。同时,调拨单上有销售定单上的客户、销售定单号信息。不过,还是要采用批号管理功能,不然的话,仍然不能区分,客户仓库的货到底是谁的。当然,这个批号就不用用户自己填写了,在转换过程中,会自动根据相应的功能生成。

  二是在销售定单上,还有客户的定单号码。我们在转换过程中,还把客户的定单号码带入到送货单上。如此的话,通过客户的定单号码,就可以查到相关的信息。

  三是在当送货单审核时,也会更新销售定单上的相关信息。如此的话,在销售定单上,也可以查询出销售定单的送货信息。这方便业务员的处理跟踪。

  在原来的功能上,再配合以上的二次开发功能,那这个需求的解决就比较完美了。

  不过反过来说,企业若有这个能力,能够改变客户,只要我们出货就相当于卖给他们,那是最好了。毕竟,这对于企业来说,是一个不公平条约。

 

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