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ERP实务:业务流程之采购管理流程

来源:巨灵鸟软件  作者:进销存软件  发布:2014/12/8  浏览次数:7518

因为采购管理直接涉及到企业资金的流出,所以,在实际业务中,非常受企业投资者的重视。在实际管理中,对于投资者来说,他们主要担心的问题是:

1、我采购的价格是否准确?采购员跟供应商有没有私自串通,拿取供应商回扣,抬高材料价格,损害公司利益的行为?

2、采购员采购的内容是否准确,有没有因为不负责任而下错采购单的情况?

3、原材料能否及时到货,能否满足清购部门的需求,等等。

为了解决企业投资者的难题,系统中提供了相关的解决方案来帮助企业用户解决问题。下面我以一家外资企业的采购管理流程为背景,介绍一下在采购管理中ERP系统所操作的重点以及提高操作效率的技巧。

进销存软件采购管理流程 

第一步:请购单维护。

需要采购部门采购的需求一律来自请购单,无论是哪个需求部门。在实际管理中,可能不同的部门都有物料清购的需求,如销售、生产、研发、甚至采购部门自己,为了管理的方便,我们一般强调,无论是谁需要材料,都必须通过清购单来清购,采购部门自己要也不例外,不能够省略清购这个步骤。这主要是为了单据统一的需要。如此的话,我们就可以设置采购单必须具有清购来源。这是对采购部门无单采购的一个很好的控制手段。

但是,采购部门在收到其他部门转过来的请购单之后,仍然要进行一些必要的维护。因为物料需求部门跟采购部门对于同一种物料需求其关注的内容不同。物料需求部门关心的是我需要什么物料、什么时候需要、需要多少数量等等;而对于物料的价格、有谁提供的、如何购买核算这些内容的话,只有采购人员才值得去关心,而对于物料需求部门,可能没有这方面的精力、也没有这方面的专业技能去对此进行关心。

所以,采购员在运行请购单转采购单的时候,还需要对请购单进行一番检查,以保证正确生成采购单。

为了方便采购员的管理,有些ERP系统把需求部门请购物料用的请购单跟采购人员请购单维护的窗口是分成两个独立的窗口。个人认为这个设计比较人性化,比较方便采购人员进行清购单的维护。

在请购单维护的过程中,采购员主要需要关注以下信息:

一是在请购单维护窗口中,是否有供应商以及供应商是否准确。因为大部分时候,物料需求部门他们并不知道他们所需要的材料是由哪个供应商提供的,所以,在清购单生成的时候,没有强制要求所请购的物料一定要有供应商。但是,我们都知道,在请购转采购的过程中,若物料没有定义供应商的话,则在生成采购单的过程中,就会出现错误。所以,采购员在采购单维护的过程中,还需要查看清购单中,所有的物料是否有对应的供应商,并且,该供应商是否准确。这是一个非常重要的步骤,因为这个会直接影响到后续采购单作业的生成工作。

二是若请购的材料是否有价格。有些价格管理比较严格的企业,在根据请购单转换成的采购单中,价格是根据供应商基本价格表中带出来的,不允许采购员进行修改。如此的话,在请购单维护的时候,就需要进行一一的核对,看看请购列表中有没有没有定义采购价格的材料,若没有的话,需要在采购单转换之前定义好物料的价格,以减少后续更改价格的麻烦。这种漏掉价格的情况,在新材料的采购上经常出现。如现在有个材料B,跟A非常类似,只是颜色不同。其供应商、价格都是跟A一致。但是,采购员在建立物料品号信息的时候,就可能只建立了基本信息,而没有定义B材料的价格。此时,在清购单维护中,也就没有默认的价格了。所以,在请购单维护的时候,还需要注意价格这个问题。

三是需求日期的问题。如现在有三张销售订单或者生产订单都需要用到某个材料A,但是,其需求日期是不同的,分别是6月7日6月10日6月12日。根据采购单生成规则的定义,不同的需求日期会生成不同的采购订单。但是,在实际采购管理中,有时候可能采购员需要调整这个需求日期,把这个材料A的三个需求合并成一个下给供应商,以取得价格方面的优势等等。此时,在请购单维护的时候,采购员就需要跟各方面协调好,调整好物料的需求日期。一般都是按最早的需求日期来计算,即把A物料的需求日期都改为6月6日。如此的话,在生成采购订单时,就会把这三个物料合并成一张采购订单。

这里要注意,我也遇到过其他牌子的ERP产品,在这处理上可能稍微有不同。他们若遇到请购单上同一个物料有不同需求日期的话,在采购单上会合并成一张采购订单,只是采购订单上有三个不同交货日期的条目。也就是说,采购员可以在采购单上再对交期进行修改。但是,我个人认为这有一个不好的地方。假设我们把这三个物料的交期改为一致,都是6月7日。但是,在采购单上因为有三个条目,所以,在根据采购单转换成收货单时,在对应的收货单上也会有三个条目,而供应商送材料是一次性送过来的,如此的话,仓库管理员还不得不把数量区分开来入库。这处理起来明显没有上面的那种方案简便。

当然,若企业实现了无库存生产,那么也就不需要调整需求日期了。需求部门什么时候要,那就要求供应商什么时候到,就不存在合并不合并的问题了。

最后要说明一点的就是,在请购单维护窗口对请购信息进行维护时,为了保证记录的完整性,一般不会修改请购的原始信息。如此的话,以后出现什么问题,还可以查询原始记录。这也是一个比较人性化的设计吧。

第二步:清购转采购作业。

请购单转采购单作业时系统的一个批处理作业,其主要作用就是根据请购单的内容转换成采购单。在这支批处理作业中,我们需要注意几个地方:

一是在这个转换的过程中,系统会进行一个判断,即当某个材料没有供应商的时候,该材料就不会被转换到采购单上去,系统会提示错误信息。至于其他材料能否成功转换成采购订单,不同的系统有不同的处理方法。有些ERP产品是只要有一个不成功的话,则就会进行事务回滚,所有的材料都不会被生成采购单。而有的ERP系统,则只是没有定义供应商的物料不会被生成采购单,而其他的物料仍然按既定的规则生成采购单。这两种方法各有利弊。如果按照前面一种方法,即一个失败全部失败的话,则当一种物料供应商没有确定的话,那其他物料也将不能被采购。这显然设置的比较死。若按照后一种方式处理的话,也会有一个问题。如现在有三个材料A、B、C,其本来是同一个供应商的,但是因为一时疏忽C材料没有定义供应商。此时,运行这个请购转采购的作业时,材料A、B会生成采购单,假设该采购单为“20080619001”,而C材料没有生成。然后我们把C材料的供应商指定完毕后,再生成采购单的时候,就生成了一张新的采购订单,即“20080619002”,也就是说,A、B、C虽然都是同一个供应商,并且来源于同一个请购需求,就是因为这个供应商的问题,被活生生的分开正两张采购订单了。这对于采购订单的分发、后续收货等等,都会遇到一些不小的麻烦。所以,这两种不同的处理方式,我们在实施ERP项目的时候,要注意这个区别。

二是采购订单的转换规则。在同一张请购单中,有不同的供应商的东西,材料的需求日期也可能不同。那么在请购单转换为采购单的过程中,如何对请购需求进行分单呢?这不同的ERP系统也有不同的处理方式。有些ERP系统是定死的,当供应商不同、交期不同的话,则必须分单。而有些ERP系统则提供了一些用户定制方面的功能。如供应商不同,当然必须分单;但是,交期不同是否一定要分单呢,则就要看企业具体的需求了。企业自己可以通过系统配置来决定是否要进行分单。如此设计的话,就可以提高系统的灵活性了。

第三步:采购单维护。

若在请购单维护的时候,相关信息都确认完毕了,那么在采购单维护的时候,就稍微省事一点了,不过,在采购单维护的时候,还有几个业务需要注意操作。

一是在采购单维护的时候,在采购单还没有审核之前,有可能需要变更供应商。此时,要注意不同的ERP系统的处理方式。有些ERP系统,在采购订单处直接更改供应商之后,其对应的价格等也会自动更新。而有些ERP系统,在采购订单单头把供应商改变之后,其单身的价格不会自动更新,还需要用户手工更新。所以,用户在具体的操作时,要注意这个区别。 

二是采购单生成之后,可能最后采购会决定某项物料不采购了,而是有企业自己生产或者利用其他材料代替。此时,这个条目也不要删除,而是改为无效或者指定结束。因为删除之后,在请购单转换成采购单作业中,会认为这个条目没有生成过采购订单,仍然会有显示。所以,遇到这种情况,直接在采购单上把数量改为0或者指定结束即可。

第四步:单据传递与存档。

单据的传递比较简单,只是需要注意一个问题。若是通过电子文档传递订单的,如发给供应商或者企业自己存档备份的,最好是把这个单据转换成不可写的PDF格式为好。这可以保证单据内容不被非法的修改,可以保障单据内容的一致性。

 

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