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ERP实务:业务流程之商品拆解作业流程

来源:巨灵鸟软件  作者:进销存软件  发布:2014/11/19  浏览次数:3670

    商品有组合就有拆解。如现在有一个商品批发企业,把洗发水跟沐浴露捆绑销售。促销期过后,企业就需要把剩下的没有卖出去的捆绑的产品拆解开来,此时,就会发生拆解作业。其实,拆解作业也可以按照ERP系统中的返工工单或者生产订单作业来实现,但是,这么处理的话,显然会增加工作量。像拆解这种相对简单的生产作业来说,进行如此控制的话,显然有点牛刀小用的感觉。

  为了提高拆解作业的工作效率,ERP软件在设计的时候,根据拆解作业的实际特点,剔除了一些拆解作业管理中不需要用到的控制参数,在ERP系统中独立设计了一个拆解作业的管理流程。下面笔者就结合一家商品批发企业的拆解作业流程,来谈谈如何实现拆解作业流程的控制。

  步骤一:业务部门提出商品拆解流程需求。

  当某个产品的促销期结束时,业务部门人员可以通过ERP系统查到所有产品的库存数量,包括以前捆绑产品的数量等等。业务部门人员查询到具体的库存数量之后,若需要把这些产品重现拆开出售的话,就可以在系统中触发商品拆解流程需求。

  步骤二:拆解单输入。

  拆解单的输入方式有两种,一是手工输入,二是自动生成。手工输入是用户手工输入需要拆解的产品以及数量。手工输入的方法就是比较麻烦,而且,需要用户先去查询这个产品的库存数量。自动生成,是指用户根据以前的组合单,来生成拆解单。自动生成拆解单的方式有两种,一是先找到原先的组合单,然后直接按组合单上的“生成拆解单”按钮,系统就会自动生成对应的拆解单;二是先手工建立拆解单,然后点“单据来源于”按钮,找到原先的组合单,系统就会根据组合单的内容生成拆解单。在利用自动生成拆解单的功能时,要注意一个问题,其默认的拆解单的数量都是该产品的库存数量,而不是组合单上原先组合的产品数量。也就是说,在自动生成拆解单的时候,用户要保证要拆解的产品的库存数量的准确性。

  另外,还需要一个问题,就是在建立拆解单的时候,一张拆解单只能拆解一个产品。若需要拆解两个以上的组合产品时,就需要建立多张拆解产品。还好,大部分企业的话,在同一个时间点,基本上也只会发生一个产品的拆解作业。

  步骤三:拆解单审核。

  关于拆解单的审核,系统中采用的是多级审核的流程,这是跟实际作业相符合的。在一般生产作业流程中,有销售订单与生产订单,各个部分负责审核各自的单据。但是,在拆解作业流程中,拆解单即是业务部门的业务请求单,也是仓库部门的生产任务单,一张单据起到两张单据的作用,所以系统在设计的时候,把拆解单设计成多级审核的流程。不过,这里要注意一点,仓库部门负责人在审核拆解单的时候,不能对拆解单进行任何的修改,他只能做一个判断,就是同意拆解还是不同意拆解,而不能对拆解的数量或者拆解的方式进行更改。当仓库主管不同意拆解的时候,就需要业务部门对拆解单进行更改,然后进行重新审核。

  在审核的时候,用户还可以添加一些审核的控制条件。如在系统初始化的时候,用户可以设置,当拆解单的数量小于拆解产品的库存数量的时候,该如何处理?系统提供了几种级别的处理方式。一是不判断,在这种处理方式下,单据审核的时候不会去判断拆解产品的库存数量是否足够。二是警告,在这种处理方式下,在单据审核的时候,系统会比较拆解单上的数量与库存数量是否一致,当拆解单上拆解数量超过需要拆解产品的库存数量的时候,系统就会弹出警告窗口;但是,只使警告,用户可以忽略这个警告信息继续审核。三是拒绝,在这种处理方式在,跟第二种处理方式一样,单据在审核的过程中,会比较两个数量,当拆解单的数量大于拆解产品的库存数量时,系统就会直接拒绝单据的审核动作。

  所以,在拆解单上有直接查询该拆解产品的库存的功能。为了保障拆解单审核成功机率,用户在拆解单建立的时候,有必要去查询一下拆解单的拆解产品的库存数量。

  步骤四:仓库拆解。

  在拆解单审核后,仓库部门就要开始对产品进行拆解。在拆解的过程中,有时候难免会对原有的产品进行破坏。如沐浴露包装盒子坏了等等。这些坏了的产品在系统中叫做废品或者不良品,需要继续走废品或者不良品处理流程。而其余没有损坏的产品,则会在仓库拆解作业完成后,进行入库动作。拆解作业虽然是手工作业,不受ERP系统的管理控制。但是,为了后续操作的方便,才拆解作业进行的时候,最后能够遵循如下建议:

  1、对于拆解作业中产生的不良品与废品要进行如实的纪录。因为这些不良品与废品对于最后拆解过程中导致的库存数量的变动具有直接的影响。也就是说,在没有废品或者不良品的情况下,拆解后的产品可以直接入库。但是,有不良品与废品的,则会影响这个入库的数量问题。

  2、有些产品还有保质期管理的要求。如这个洗发水或者沐浴露,就有保质期管理的要求。对于这个拆解产品入库的时候,保质期从什么时候开始算起呢?一般来说,当然是按其原先的入库日期算起,而不是按现在产品拆解后的入库日期算起。为了系统自动管理这个产品保质期日期,最好在拆解单作业运行的时候,能够运行“自动生成拆解单”作业,即把组合单根拆解单关联起来。如此的话,系统就会根据组合单中某个产品的具体保质日期来判断拆解后产品的保质日期。但是,若组合单中组合的产品的保质日期有多种,则此时,系统就不能够自动判断拆解产品后的保质日期。此时,就需要用户手工来进行判断。无论是系统自动判断,还是手工判断,要知道保质期是一个不容小视的问题,不然会造成大麻烦,为了准确期间,在拆解的时候,最好能够纪录拆解产品的保质期,这一般在拆解产品的包装盒子上都会有明确的标识。然后在系统单据中进行核对,若发现有错误的话,要一一改正过来。只有如此,才能够保证入库的产品保质期的准确性,才可以避免后续的消费纠纷。

  3、对于不同保质期的产品需要分别的放置。对于保质期的管理,不仅仅是一个数字的管理,而是对于实际产品的控制。为了节省后续的工作,在拆解的时候,若发现有不同产品保质期的,最后能够在拆解的时候,就进行归类,如此的话,在真正入库的时候,就需要在再进行整理。

  步骤五:拆解单完工。

  当拆解单完工的时候,用户也不需要像其他作业一样,利用录库单对拆解后的产品进行入库,而可以直接通过拆解单上的“拆解单完工”按钮,来完成拆解后产品的入库动作。不过,这毕竟也是产品的入库动作,有一些注意点,还是必须要重视。

  一是在上个步骤中,已经强调过的产品保质期问题。对于一般入库作业来说,产品的保质期可能是从产品入库后算起。但是,对于产品拆解作业的保质期,就不能够按照拆解后产品的入库日期开始算起了。这也是为什么把拆解作业跟普通的生产作业区分开来管理的一个重要的原因。总之,用户在运行拆解作业完工作业之前,需要先核对拆解产品的保质期信息,只要在保质期信息准确之后,才可以运行这个作业。另外,系统在检测到分解后的产品有保质期管理的话,也会自动弹出一个警告信息,让用户检测保质期信息的准确性。

  二是对于拆解后产品的库位管理。有些企业,拆解后的产品入库时,入的仍然是以前产品的入库库位;但是,有些企业则不同。如笔者的这家企业,它们把拆解后的产品跟原先的产品是分开存放的,这主要是为了便于后续的管理。所以,在运行拆解单入库完工作业之前,员工还需要判断库位设置是否准确。一般在单据初始设置的时候,可以设置这个具体的库位。若没有设置的话,则系统会默认采用这个产品的默认仓库与库位进行存放。

  三是当拆解单完工后,系统会自动调整库存数量。不过在系统设计时,认为拆解单所导致的库存数量变动是仓库数量的异常变动。不仅可以在普通的库存报表中,查到这个变化情况;也可以在库存异常波动报表中,查询到这个拆解单作业所造成的库存数量变换情况。这主要是为了方便后续的查询。

 

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