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ERP系统中物料编码的常见问题

来源:本站  作者:匿名  发布:2024/3/10  浏览次数:338

物料编码就是用代码来代表物料,每个物料赋予一个唯一代码。就像人的身份证号,人名是会重复的,但是身份证号是唯一的,软件都是通过物料代码来读取物料信息的。

ERP系统中对所有物料进行编码是一项基础性的工作,不光是给物料编码,还包括给物料分类、填写物料名称、物料规格型号、计量单位等信息。

笔者根据多年ERP实施的经验,列举企业在物料编码中可能会遇到的各种问题,让大家少走弯路。

 

1、没有指导编码的规范性文件

很多企业都是头一次使用ERP系统,缺乏经验指导,一上来直接就对现有库存物料进行编码,然后导入系统中直接使用。这种短平快的工作方式带来的问题很多,比如编码风格不统一,编码人员会根据自己的习惯进行编码,比如计量单位公斤,有人写kg有人写公斤有人写KG,比如要给一个笔记本电脑命名:13代酷睿i7/4060/1T/2.5K/240HZ/8小时续航/2560*1400,究竟要写哪些信息才算完整的表达了这个电脑?究竟哪个信息写在前面哪个信息写在后面?也没个标准的书写格式,每个信息的内容代表什么意思,大家能不能看得懂。有些企业让技术部负责编码,写出来的东西其他部门根本看不明白。

解决对策:制定物料编码规则,编码规则经过各部门讨论后生效。编码规则有变化先修改规则。这样的好处是有技术含量的工作是制定这个编码规则,而规则制定好以后,按这个编码规则进行编码的人员相对比较容易了。

编码人员要按编码规则进行编码,编码人员岗位相对稳定不要经常更换。编码人员要对编码的物料非常熟悉,知道如何制定名称、规格型号。

 

物料编码规则示例如下:

 

2、没有分类

分类的好处是方便后续使用,可以按分类进行统计、查询

 

物料分类中的一级分类最好经过各部门协商讨论,因为每个部门对一级分类有各自的要求,比如财务从财务核算的角度考虑,仓库从物品的用途考虑

 

3、一物多
绝大多数情况下
ERP系统要求一物一码,但是企业在ERP使用中管理不完善,编码人员对物料不熟悉或人员变动等情况,这个物料已有编码又再增加了一个编码,有些不常用的物料每次使用就重新搞个编码,编码不同名称规格也写的不一样,但其实都是同一个物料。
解决的对策:申请编码前先查询下是否已有这个物料的编码存在。指定一个人进行物料编码,或者产成品由一个人编,原材料一个人编码。


有些企业编码时会把供应商信息编入到物料编码中,优点是避免用错料,缺点是这个物料有10家供应商就有10个编码,而且后期维护成本很高,新增加一个供应商就要增加很多物料编码
解决对策:使用物料编码+品牌来区分,10个供应商也只有一个物料编码

 

在特殊情况下也允许一物多码的存在,比如客供料。假设我方有来料加工业务,即客户提供物料,我方负责加工。同一个物料10家客户提供就会产生10个编码,这个没法像供应商那样编码+供应商,因为这个编码是客户给的编码。

这里有个前提条件:这10家客户提供的物料是同一个物料,是可以放在一起混合使用的。并且任何一个料号库存发生变化后,其余9个料号库存也要保持一致!如果有企业存在这种情况的,我们的解决办法如下:

 

一、在重复物料管理表中建立这10个物料的信息,并更新库存与物料编号1库存一致

 

二、任用何一个料号做了出入库,其余料号都会自动做个库存调整单使库存始终保持一致


 

4、有意义的编码和无意义的编码

下面哪种编码大家任何更好呢?

400000147

YB-06-045-001

YB.06.045.001

H-35022A11M-01/A

有些企业希望能从编码中知道这个物料的大概情况,是产品还是原材料,材质信息,最后一位A代码一版,B代码变更过。

现在主流的都倾向于纯数字编码,有意义的编码的确有利于记忆,但是对编码员的要求很高,后期的维护成本很高。编码就像人的身份证,除了自己记得其他人不会记得你的身份证号的,也不会通过身份证号去看你是哪里人虽然通过身份证号能看出你所在地区。我们通常会通过分类、名称、规格型号等信息来查询物料的。否则还需要一个巨大的对照表来解释每个字母的意义。企业管理是把问题简单化而不是搞得更复杂。

现在物料的生命周期也很短,纯数字编码几秒就能完成一个编码,如下图所示,只要选择分类即可自动产生编码

 

不过凡事没有绝对的,只要适合企业就行,适当使用字母也是可以的,比如扳手使用BS开头,螺丝使用LS开头。

 

5、没有扩展性

当初编码的时候没有考虑太长远,导致新的料号不能按已有的规则增加。比如4 00 00 01,四级分类01只有2位数,最多99个物料现在不够用了。

 

解决对策:制定编码规则时对各种情况一一举例说明,大类尽量合并,种类区分明确,小类尽量细分。流水号可以多留几位,编码长一点不会影响使用效率的,笔者建议对于有几千个物料的企业,编码长度8~10位比较适合,另外编码长度最好统一。不要出现成品编码长度是7位,原材料编码长度是10,查询出来有长有短的很难看。

 

 

6、ERP系统选型不当


由于使用的ERP系统功能局限,导致编码工作不够方便,已经在使用的编码按道理不能直接删除的,居然可以直接删除!

某蝶的ERP系统物料编码中必须带.

选择功能强大的ERP系统可以大大提高工作效率。另外笔者估计3年内会出现有AI算法的ERP系统,让ERP更加智能。

  

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