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ERP系统实施-用友NC应用方案七

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/4/30  浏览次数:793

第七章 集中采购管理方案
WHY?
集团企业如何发挥集中采购的优势,降低采购成本?
如何使原材料库存控制在一个合理的水平?
如何及时、准确地制定采购计划,按需采购?
如何对供应商进行科学、及时、准确的评估,提高交货准确率?
如何有效控制采购价格,以有效地控制采购成本?
如何保证采购物资的质量?
如何规范采购交易行为,并确保各级人员按规范处理采购业务?
如何提供及时、可靠的信息供领导者进行采购决策?

方案说明:本方案是为各类企业集中采购业务管理信息化建设提供的解决方案。本方案适用于集团企业物资公司模式的集中采购管理、集团企业虚拟采购组织模式等多种模式的集中采购管理。本方案适用于生产性及非生产性物资、劳务的集中采购管理,同时支持企业级各种业务类型不同采购流程的采购管理。

1 企业采购管理中经常遇到的问题
1、 集团企业如何发挥集中采购的优势,降低采购成本?
2、 如何使原材料库存控制在一个合理的水平?
3、 如何及时、准确地制定采购计划,按需采购?
4、 如何对供应商进行科学、及时、准确的评估,提高交货准确率?
5、 如何有效控制采购价格,以有效地控制采购成本?
6、 如何保证采购物资的质量?
7、 如何规范采购交易行为,并确保各级人员按规范处理采购业务?
8、 如何提供及时、可靠的信息供领导者进行采购决策?

2 NC集中采购管理能够做什么?
1、 发挥集中采购的规模效应,降低采购成本。
支持物资公司模式和虚拟采购组织模式的集中采购。
2、 强化物资采购的集中管理控制
支持企业定价权、采购权、质检权及支付权做必要的分离以及设专门部门负责采购合同管理、供应商的选择、价格的确定、质量检验等。
3、 加强供应商管理。
可以实时采集供应商的历史交易记录,建立实用、先进的模型,对供应商从质量、价格、交期、服务、可持续的改进等多个方面进行科学的评估。
4、 加强采购价格管理
NC系统支持采购询价比价,制订采购基准价格,并指导、控制采购订单的执行,从而达到降低企业采购成本的目的。
5、规范、协同、优化企业采购业务处理流程,提高采购工作效率。
支持采购业务从请购、订单、收货质检、入库、收票、到结算全过程的管理,并且能够根据企业实际情况,灵活配置适于企业的各种不同业务类型的采购业务流程和审批工作流,支持企业采购业务流程的变化。
6、 帮助企业掌握全面的库存信息,全面压缩库存。
NC通过对物资库存存量状态的细化,可以帮助企业动态掌握全面的库存信息,并做出科学合理的采购计划,从而全面压缩库存。

3 NC集中采购管理如何实现
NC认为,综合分析各类企业集中采购管理,可以归纳总结为三种模式:集团企业物资公司模式、集团企业虚拟采购组织模式、企业级集中采购管理模式,以下将对这三种应用模式进行分析,并阐述NC对每一种应用模式是如何实现的。

3.1集团企业物资公司模式
1、应用模式分析
集团企业物资公司模式是指在整个集团企业内部,为了充分发挥集中采购的规模效应,降低采购成本,集团企业中单独设置独立核算的物资公司,负责对整个集团大部分物资进行集中采购。
集团企业物资公司模式下,集团企业内各公司向物资公司采购,物资公司汇总各公司采购需求,集中向供应商采购;物资公司与供应商进行采购结算,同时物资公司与各分公司进行内部采购结算;发货方式主要有两种,一种是供应商向物资公司发货,物资公司向各分公司发货,另一种是供应商直接向各分公司发货。

集团企业物资公司应用模式如图1示。


 
图1
注:图中实线代表采购订单流向及采购结算流向;虚线代表物流流向。

2、 应用逻辑角色
集团企业物资公司模式从系统应用的角度应设置如下逻辑角色,如表1示:

 

组织结构

部门

逻辑角色

角色职责

XX公司

计划部

计划员

主要负责汇总各部门的物料请购,生成采购订单,提交物资公司采购。

仓储部

库管员

主要负责物料接收入库、物料库存账簿、收发存统计、分析等。

财务部

结算员

主要负责与物资公司内部采购结算业务。

物资公司

计划部

计划员

主要负责物资公司的物料需求,汇总各公司提交的采购订单,制定对各供应商的采购订单。

采购业务部

采购主管

主要负责对整个采购业务过程的管理和控制。

采购业务员

主要负责对采购订单执行情况进行跟踪,包括采购订单执行状态、到货情况、以及退换货等。

财务部

采购结算

接收采购发票,包括物料的采购发票及费用发票,与采购入库单进行结算,确认采购入库成本及应付。

销售结算

主要负责与各公司的内部销售结算及外部销售结算。

仓储部

库管员

主要负责物料接收入库、对各公司物料的出库、物料库存账簿、收发存统计、分析等。

质价部

供应商管理

主要负责物料供应商的选择、评估、并指导和监督采购业务执行。

采购价格管理

主要负责物料的询价比价以及指导和监督采购业务中的采购价格的执行。

质量检验

主要负责采购的物料进行质量检验。

表1

3、 应用流程图如图2示。


 
图2

4、 应用流程图说明
1) 集团企业中XX公司根据各部门请购汇总,生成并提交对物资公司的采购订单。
2) 物资公司接收、确认集团企业各公司采购订单,并通知各公司。
3) 物资公司计划部负责汇总各公司采购订单,包括物资公司本身的采购申请,生成物资公司对供应商的采购订单。
4) 物资公司质价部,负责供应商管理、采购价格管理,指导采购订单业务的执行。
5) 物资公司采购业务部对采购订单进行审核,提交供应商。
6) 物资公司采购订单到货、到货检验、入库、采购发票、采购结算后传应付系统计应付及传存货核算系统计存货入库成本。
7) 物资公司根据各公司采购订单生成物资公司对各公司的销售订单,并据以销售出库给各公司,与各公司进行内部销售结算,结算后传应收系统计应收及传存货核算系统计存货出库成本。
8) 各公司进行入库确认,与物资公司进行内部采购结算,采购结算后传应付系统计应付及传存货核算系统计存货入库成本。

5、 关键控制点说明
1) 请购单审批:主要包括对请购数量、请购资金预算的审批,NC提供物料的ATP可承诺量信息及请购资金预算信息可以辅助进行请购审批。
2) 采购订单审批:主要包括对采购订单的供应商、采购价格、付款协议、交货方式等的审批。通过NC系统参数设置可以对采购订单的价格进行合同价格控制、最高限价控制。
3) 到货环节;交货期、交货数量控制、质量控制;
4) 采购发票控制:采购发票录入时可进行与采购订单比较,进行数量容差控制、单价容差控制。
5) 原材料合理库存水平的控制:最高库存控制、最低库存控制、安全库存控制。

 

3.2集团企业虚拟采购组织模式
1、 应用模式分析
集团企业虚拟采购组织模式是指在整个集团企业内部,为了充分发挥集中采购的规模效应,降低采购成本,集团企业中设置虚拟的采购组织,主要负责对整个集团各公司、部门物资请购的审批、订单生成及审批,集团各单位只能对订单进行后续执行。
虚拟采购组织模式的集中采购在跨国公司,外资企业中应用较多,可减少机构,降低采购人员及间接的采购成本,是NC推荐的一种集中采购模式。
虚拟采购组织模式应用模式如图3示。


 
图3
注:
采用哪种采购模式,企业将根据具体情况,根据物料性质的不同而不同,一般对各公司、各分厂、各部门普遍公用的物料采用集中采购模式的情形比较多。
实际应用中,采购组织可以是部门,可以是小组,也可以是具体的人。
可以根据物料分类的不同,设立多个虚拟的采购组织。

2、 应用逻辑角色
集团企业虚拟采购组织模式从系统应用的角度应设置如下逻辑角色,如表2示:

 

组织结构

部门

逻辑角色

角色职责

采购组织

采购组织

物料采购申请及订单审批

对集团各单位采购申请进行审核,参照生成并审核各单位的采购订单,审核内容主要包括供应商、采购价格、付款协议,交运方式等,各单位只能执行订单。

集团公司/分公司/子公司/分厂

计划部

物料计划员

主要负责各种物料的请购,包括生产性物料及非生产性物料的请购。

财务

采购结算

主要负责接收采购发票,并与采购入库单进行结算,确认应付。

仓储

库管员

主要负责采购订单执行情况进行跟踪、采购入库、物料库存账簿、收发存统计、分析等。

质价部

供应商管理

主要负责物料供应商的选择、评估、并指导和监督采购业务执行。

采购价格管理

主要负责物料的询价比价以及指导和监督采购业务中的采购价格的执行。

质量检验

主要负责采购的物料进行质量检验。

表2

3、 应用流程图如图4示。


 
图4

4、 应用流程图说明
1) 股份公司、各分厂、各分公司提出物资请购,在请购时注明采购组织。
2) 集团公司的采购组织对各单位物资请购进行审批。
3) 集团公司的采购组织根据审批的物资请购生成各单位的采购订单,并进行审批。
4) 集团公司质价部负责供应商管理、采购价格管理工作,并对采购订单业务提供指导和监督。
5) 审批后的采购订单交由各单位执行,进行后续采购日常业务处理,包括采购到货、采购入库、采购发票、采购结算等。
5、 关键控制点说明
1) 集团采购组织对请购单审批:主要包括对请购数量、请购资金预算的审批,NC提供物料的ATP可承诺量信息及请购资金预算信息可以辅助进行请购审批。
2) 集团采购组织对采购订单审批:主要包括对采购订单的供应商、采购价格、付款协议、交货方式等的审批。通过NC系统参数设置可以对采购订单的价格进行合同价格控制、最高限价控制。
3) 到货环节;交货期、交货数量控制、质量控制;
4) 采购发票控制:采购发票录入时可进行与采购订单比较, ,进行数量容差控制、单价容差控制。
5) 原材料合理库存水平的控制:最高库存控制、最低库存控制、安全库存控制。

3.3企业级集中采购管理模式
1、 应用模式分析
企业级集中采购管理模式指在企业级采购管理应用中,各部门所需物料统一由采购部门进行集中采购,尤其对公用的物料采购,如办公用品、办公设备、消耗性材料、劳务,及重要物料,可以由各用料部门提出采购申请,由专门的采购部门进行采购,另外基于“不相容权利应分开设置”的原则,将定价权、采购权、质检权及支付权做必要的分离,如对供应商选择、采购价格、质量检验、采购合同签定等可设置专门的质价部进行管理。
企业级集中采购管理应用模式如图5示。


 
图5

2、 应用逻辑角色
企业级集中采购管理模式从系统应用的角度应设置如下逻辑角色,如表3示:

部门

逻辑角色

角色职责

采购部门

采购主管

主要负责采购业务过程的管理和控制。

采购业务员

主要负责采购订单签定及对订单执行情况进行跟踪,包括采购订单执行状态、到货情况、以及退换货等。

采购结算员

接收采购发票,包括物料的采购发票及费用发票,并与采购入库单进行结算,确认采购入库成本,同时传财务应付系统及存货核算系统。

   

库管员

主要负责采购入库、物料库存账簿、收发存统计、分析等。

质价部

采购合同/供应商管理员

主要负责物料供应商的选择、评估、签定采购协议并指导采购业务据此执行、对采购业务中的供应商进行管理和控制。

采购价格管理员

主要负责物料的询价、比价、对采购业务中的采购价格进行管理和控制。

质检员

主要负责采购的物料进行质量检验。

使用部门

采购申请

各部门按业务需要填写采购申请


表3

3、应用流程图如图6示。


 
图6

4、应用流程图说明
1) NC采购管理系统预制了几种采购业务类型的处理流程,包括普通采购、受托代销、办公品采购、直运采购。另外NC系统专门开发了业务流程配置平台,可以灵活地根据企业的需要定义业务流程,并可以灵活配置控制条件及审批工作流,在此描述普通采购业务类型的企业级集中采购管理应用流程。
2) 请购单:由各使用部门填写请购单,NC系统请购单支持多种数据来源,与生产、销售、库存系统可实现完全集成应用。请购单来源主要包括来自生产部门的物料需求计划、基于库存再订货点法生成的采购申请、销售订单传来的请购信息(支持以销定购模式)、其它部门提交的采购申请、手工录入等。
3) 采购订单:参照审核的请购单生成采购订单;NC系统支持多种分单方式;同时支持对订单进行细致的业务状态管理。
4) 到货单:根据采购订单进行到货签收,生成到货单。支持一行订单可多次到货。
5) 报检单:对于到货单中需要进行质量检验的货品,生成报检单。质检部进行质量检验,将检验结果写入到货单中。
6) 入库单:库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单。
7) 采购结算:结算员根据入库单生成采购发票,生成采购发票后由系统进行结算,生成成本确认单;结算员对采购发票进行确认,确认后生成应付单,形成供应商的应付款。实现采购系统与存货核算系统、应付系统的有机集成应用。

5、关键控制点说明
1) 请购单审批:主要包括对请购数量、请购资金预算的审批,NC提供物料的ATP可用量信息及请购资金预算信息可以辅助进行请购审批。
2) 采购订单审批:主要包括对采购订单的供应商、采购价格、付款协议、交货方式等的审批。通过NC系统参数设置可以对采购订单的价格进行合同价格控制、最高限价控制、最高库存控制。
3) 到货环节;交货期、交货数量控制、质量控制;
4) 采购发票控制:采购发票录入时可进行与采购订单比较,进行数量容差控制、单价容差控制。
5) 原材料合理库存水平的控制:最高库存控制、最低库存控制、安全库存控制。

6、 其它几种采购业务类型的企业级集中采购管理应用流程               
1)受托代销业务:
受托代销是一种先销售后与供应商结算的采购模式,可节省商家的库存资金,降低经营风险。企业中受托代销可分为两大类,一类是与普通采购类似,执行的是一次入库多次结算的流程,可根据入库单生成采购发票;另一类是根据销售情况进行结算,商家在厂家许可的价格范围内,进行销售,根据预先的协议,按销售额的比例进行结算,由厂家开具采购发票。
适用范围:有受托代销业务的商业企业,大型超市等。
企业级集中采购管理----受托代销业务类型应用流程如图7示。


 
图7

2)消耗性采购:
消耗性采购的特点是采购完成即被消耗掉,进入企业经营或管理费用的采购业务,无需库存管理,无需进行存货成本核算。如办公用品的采购、购买的劳务费用等。
企业级集中采购管理----消耗性采购业务类型应用流程如图8示。


 
图8

3)直运销售:
对于进行直运销售的企业而言,无需进行实物的收发,即完成购销业务,由供应商直接将商品发给企业的客户。结算时,由购销双方分别与企业结算,开具购销发票,进行资金的划转。
企业级集中采购管理----直运销售业务类型应用流程如图9示。


 
图9

7、 NC对物料采购过程中状态的管理
NC设置了下面的一些状态,用于实时了解采购物资的状态:
已计划量:描述已经下请购单,但尚未下达为采购订单的这部分原材料的量;
订单在途量:已经形成采购订单,但尚未到货的这部分原材料的量;
到货待检量:已经到货但尚未完成检验,未入库的这部分原材料的量;
现存量:指目前仓库中实物存量;
不可用量:指由于某种原因被冻结,不可使用的量;
已分配量:指已经下达的生产计划或销售定单锁定的的这部分原材料或成品的量;
可用量:可供使用的这部分原材料的量,是一个计算结果,与时间有关;
物料采购过程中的状态如图10示。


 
图10

NC的这些状态量可在时间轴上展开,如图11示。通过查询这些状态量,可使你的工作更有计划,更协同,采购过程及库存水平的控制更为有效。


 
图11

 

4 NC集中采购管理方案应用价值
1、 逐渐显示集中采购的规模效应,采购成本明显呈现降低的趋势。
2、 轻松、科学、实时、准确地进行供应商评估,为您选择更好的供应商合作伙伴提供可信的决策信息;
3、 实时、动态地分析采购价格执行情况,帮您有效地控制采购成本,对采购业务员业绩进行定量评估;
4、 隐蔽的权利公开化,集中的权利分散化,帮助企业构建全新采购模式;
5、 采购资金的规划将会更准确,更有预见性;
6、 采购交货期、交货数量、质量将会得到有效的控制;
7、 采购物资的来源去向将会被精确记录,使质量跟踪变得非常容易;
8、 采购付款节奏将得到更为有效的控制;
9、 采购资金周转速度将会大大加快;
10、 采购物资的库存将会维持在一个合理的水平上,原材料类的存货周转天数会明显缩短;
11、 实时、动态、准确地掌握整个企业全面的库存信息,摆脱库存积压严重而缺货率仍在上升的尴尬局面,库存占用资金水平日趋合理;
12、 审批流程与预警平台的应用,可使管理者在流程自动化后实现基于例外的管理……

 

 

 

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