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ERP系统实施-用友NC应用方案一

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/4/27  浏览次数:2252

用友NC专项应用方案


用友历时三年,耗资近亿元,倾全力开发的NC产品隆重上市!为配合NC产品的销售与实施,NC事业部同时推出了配套的《NC应用系列丛书》,第一版包括三套丛书:《NC产品应用指南》、《NC专项应用方案》和《NC营销指南》,本书为其中的《NC专项应用方案》,主要描述了NC的财务、集中采购、分销、制造等共九个专项方案,详细阐述了各个方案的应用目标、实现方法及对用户带来的价值。希望能对广大的销售人员和售前顾问有所裨益。


NC事业部
2002年1月29日
 

目 录


第一章 会计核算集中监控方案

第二章 集中财务管理方案

第三章 企业财务管理方案

第四章 分销计划管理方案

第五章 分销业务管理方案

第六章 分销资源管理方案

第七章 集中采购管理方案

第八章 大批量流水生产企业产供销一体化方案

第九章 小批量间歇生产企业产供销一体化方案

 

 

 


第一章  会计核算集中监控方案

WHY?
信息失真:数据不真实,不完整
信息滞后:数据不及时
监控困难
信息管理成本高


本方案适合单组织、母子公司制、总分厂制、总分公司制、事业部制、办事处制等各种模式。
 
方案说明:此方案适用于单一企业、或具有多级组织的企业或企业集团,行政事业单位实行会计集中核算,并实施对下属各单位财务核算的集中监控管理需要。

1 为什么要进行会计核算集中监控?
随着现代信息科技的发展,利用信息技术促进各个行业的企业的发展与壮大已经成为时代的潮流和趋势。利用信息技术平台,提高企业获取信息的能力,是提高企业竞争力,支持企业战略目标实现的需要。
企业和行政事业单位内部的会计信息失真、财务管理失控是当前改革和发展中迫切需要解决的重大问题。而现代信息技术的发展,为大企业、大集团实行集中统一的财务管理体制创造了条件。
实行会计核算集中监控是大型企业集团以及行政事业单位进行统一会计核算,加强会计监督的必然要求。


1.1 信息失真
以报表方式传递财务信息,数据经中间层加工处理,缺乏真实性;
集团既定的统一的财务核算、管理制度在下级单位得不到很好地贯彻执行;

1.2 信息滞后
多地点办公的企业、跨地域经营的集团,上级单位无法及时准确地了解集团内下属各单位的会计信息;
各类会计统计及审批工作很难及时迅速完成;
跨单位、跨期间查询统计较困难,即时的溯源查询无法实现;

1.3 监控困难
无法及时了解资金状况,资金控制不力;
费用支出失控,既定预算不能严格执行;
成本核算和过程控制是管理中的盲点;
对下级单位的财务管理采取“黑盒”方式;

1.4 信息管理成本高
企业集团内部交易需人工对账,耗时费力;
多组织集团企业,会计报表层层传递,人工汇总编制;

 

2 NC会计核算集中监控做什么?
NC会计核算集中监控是指,集中核算单位账,集中核算处理业务,通过从最低层直接获取数据来集中数据加工处理过程,将会计的核算与监控功能融为一体。NC通过建立一套账,执行统一的会计政策,核算与管理控制制度等方式来实现集中监控。

2.1依托先进的网络技术保证会计信息完整实时
采用B\S结构,实现会计核算数据直接采集, 集中处理;
跨单位、跨期、溯源查询多单位数据;
集团级、公司级多种参数选择控制,集中管理同时满足个性化需求;
支持多币种核算,支持单主币、主辅币两种核算体系,在实现集中核算的同时,满足企业内部不同核算需要;

2.2科学合理的核算流程,确保核算数据真实准确
最低层会计核算数据向上层直接汇总,数据信息不经过任何中间层的加工处理;
动态会计平台自动生成会计凭证,减少人工干预,确保会计信息质量,同时提高会计工作效率;

2.3建立起完善的内控制度
会计信息数据实时查询便于及时监控;
通过严格的权限管理及系统控制参数设置,界定操作员及下属单位的操作权限和范围,加强企业内部监控;
制定审批流程,界定审批权限,明确岗位、人员的权责;
预警机制便于企业及时进行相关业务处理;

3 NC会计核算集中监控如何实现?
3.1NC支持的组织架构
在经济生活中,比较常见的企业经营管理的模式有如下几种,NC全面支持不同模式的企业组织以及行政事业单位的会计集中核算与监控:
3.1.1单一企业模式 

组织架构
在这种企业中,总经理会下设各职能部门,并同时管理各生产厂,规模小的企业则直接称为车间,各分厂或车间只进行成本费用控制,但不进行独立核算。在应用NC产品时,整个企业只设立一套公司账,生产厂作为部门进行核算;

3.1.2总分厂制 

组织架构
在总分厂模式的企业中,分厂往往是非独立法人,但进行独立核算,有单独的核算账,在应用NC 产品时,可以在公司账套之下设立各生产厂经营账,按照公司制定的统一的会计政策进行会计核算,在生产厂账中,还可以将车间班组作为部门进行核算考核。

 

3.1.3母子公司模式

组织架构
在母子公司模式下,总公司(或集团企业中的集团公司)下属有二级公司,二级公司之下又有三级公司,各子公司为独立法人,进行独立的会计核算,子公司之间或许还会有业务往来关系。在应用NC产品时,通过应用一套NC产品,以指定上级单位的方式,建立起整个公司(集团)单位目录,并制定统一的会计政策,来实现企业对下级单位的会计核算集中监控。

3.1.4总分公司模式  

组织架构
总分公司模式下,各分公司只是总公司的分支机构,不具有法人资格,作为独立核算单位。在应用NC 产品时,与上述母子公司相同,可以在一套NC账套下,设立各子公司经营单位账。

3.1.5事业部模式

组织架构
事业部模式往往是集团公司内部管理的模式,即按产品系列或地区划分为若干事业部,由各事业部进行自主经营、独立核算。在应用NC产品时,在总公司账套下,为各事业部设置经营单位账,进行单独核算。

 

3.1.6办事处模式

组织架构
当企业有驻异地办事机构时,以下几种情况:
 
应用分析:
办事处如果是非独立法人、且非独立核算单位时,可以作为企业账套中的部门进行核算;
如果是非独立法人,但单独核算,可按总分公司模式处理。
如果是独立法人,并在所驻当地纳税,可按母子公司模式处理。

 

3.2应用方案
以下将从NC系统的应用设置开始,详细描述在NC会计核算集中监控方案下,应用系统时,需要企业选择设置的系统应用逻辑角色,以及满足各种不同核算与管理需要的具体配置方案。
具体的应用方案是以基本方案为基础,按企业核算与管理的不同侧重点分别进行配置的子方案。在企业应用NC系统时,可以根据企业具体核算与管理的需要,对这些子方案进行灵活的搭配和组合,以最大限度地满足企业核算和控制要求。
3.2.1应用设置
3.2.1.1单一企业应用
单一企业应用时,系统安装完成后,登录系统可以直接进行相关设置和建公司账,其流程如图:

新建帐套
 
建立公司账后,进行基本档案----会计信息等的设置,如会计科目、凭证类别等,完成后即可进行日常核算数据处理。

3.2.1.2多组织企业应用
多组织企业应用时,需要首先在集团控制账套中,进行集团级参数设置和集团内需统一的一些基础设置,以实现在企业内部执行统一的会计政策,并为下级单位核算处理中的个性化需求预留灵活的空间。
NC系统的参数分为集团级参数和公司级参数,可以分别在集团控制账套和公司账中进行设置。对于公司级参数可以再设置“是否控制下级”。以下列举其中一些参数:

控制级次

参数名称

说明

集团级参数

会计科目是否集团控制

在集团控制账套中设置的参数将影响所有各级公司账的应用运行,包括集团公司账、二级公司账和三级公司账,并且这些参数值在各级公司账中只能查看,不能修改。

这些参数在集团控制账套中有的可以修改,有的有条件限制。

会计科目集团控制到几级

凭证类别是否允许下级单位增加

常用摘要是否允许下级单位增加

收支项目是否允许下级单位增加

现金流量项目是否允许下级单位增加

汇率是否允许下级单位增加

………………………………

公司级参数

本位币(取值范围:币种档案)

这些参数有的可以修改,有的有条件限制。

是否主辅币核算

辅币币种(取值范围:币种档案)

公司会计科目编码级次(当会计科目集团控制参数为否时,允许各公司设置自己的会计科目编码方案。否则整个集团统一。)

………………………………






以下以母子公司模式为例,结合上述参数,说明NC应用时,所达到的效果如图: 

组织架构
 

多组织企业应用设置流程:

多组织参数设置
 
应用设置说明:
参数设置:系统中提供各种控制参数,供用户选择,企业可根据自身核算及监控的需要进行选择。
基本档案设置:需要设置的‘财务会计信息’主要是涉及总账系统进行基本会计核算的信息。包括会计科目、凭证类别、外汇汇率、常用摘要等。
如果使用应收应付系统,还需要设置应收或应付系统所需的信息。包括组织机构、人员信息、客商信息、存货信息、项目信息、结算信息等。
如果使用固定资产、薪资、存货等系统,还需设置资产信息、薪资信息、库位信息等。

3.2.2逻辑角色设置
根据企业会计核算和管理的侧重点不同,配置的NC产品不同,建议企业选择配置总账会计、报表会计、应收会计、应付会计、固定资产会计、薪资福利会计、存货会计、审核员、出纳等角色。应用NC产品时,可依据企业核算业务量、管理侧重点不同,进行选择配置。
角色及其职责说明如下:

角色名称

角色职责

总账会计

负责录入应收、应付或固定资产、工资、存货会计所处理业务以外的其他所有凭证,记账、账簿查询等工作。

报表会计

负责编制各种对内对外会计报表、合并报表,统计分析等工作。

应收会计

负责确认各类应收款项并录入相关单据,管理应收类相关账簿,进行应收款项的统计查询分析及预测。

应付会计

负责确认各类应付款项并录入相关单据,管理应付类相关账簿,进行应付款项的统计查询分析及预测。

固定资产会计

负责管理企业各项资产的购置、报废、转移、折旧计提等业务的会计核算工作,以及固定资产台账、资产使用状况、折旧状况等账表的查询统计分析工作。

薪资福利会计

负责管理企业工资的核算、分摊,各项福利费计提,以及相关的报表等工作。

存货会计

负责管理企业各类存货的出库、入库成本的核算,以及各种存货账簿、统计分析表的编制工作。

审核员

负责审核上述各岗位录入的凭证或单据。

出纳

核算和管理涉及现金和银行存款的业务,包括各种票据的管理及银行对账等工作。


3.2.3基本方案: 应用配置‘总账+报表<+合并报表>’
本方案可以完成日常会计核算工作,实现会计核算数据集中实时反映,账表跨单位查询统计,自动编制对内对外报表。
以下以三级公司模式为例,会计核算集中监控的应用流程如图:

三级公司模式
 
应用流程说明:
账表的查询统计:
系统预置了各类账表,可根据多种查询条件进行组合查询,还可根据企业自身管理需要自定义账簿的格式,供企业的各类会计人员和管理人员进行统计查询分析。  
通过权限分配,来控制对数据的录入、修改、查询的权利,以明确企业内各类人员各自相关职责。
在集团应用时,对账表的查询统计,系统提供了跨单位查询、多单位统计等功能,可以满足集团对下级单位的会计核算处理的过程和结果进行集中监控,同时便于从集团整体角度反映企业的财务状况和经营成果。

合并报表流程:
以母公司和子公司组成的企业集团,往往需要编制合并会计报表,以企业集团作为一个会计主体综合反映集团整体的经营成果、财务状况及其变动情况。
合并报表的流程如图:

合并报表
 
对于三级子公司X和Y以及二级公司B,根据各自的财务数据生成财务报表和内部交易数据。
二级公司B将个别会计报表汇总生成汇总报表,再根据内部交易生成抵销分录;根据抵销分录和汇总报表生成子公司B的合并报表。
二级公司B把合并报表,以及其合并范围内的公司与整个集团其他公司之间的内部交易输出给母公司(对于子公司所上报的内部交易数据,仍然按照其下属各子公司的明细进行上报,因为这样对于其母公司来说,才便于对账;但是其母公司在进行对账时,所选择的该子公司是应该含有其下级公司的)。
母公司根据本公司的财务报表、以及B公司上报的合并报表,生成汇总报表;再根据内部交易生成抵销分录;根据抵销分录和汇总报表生成母公司的合并报表。
提供内部债权、债务的自动对账功能。为了解决集团合并者对账的压力,内部交易进行对账时,要允许各子公司以本公司的身份登录,了解集团内其他公司与本公司的交易情况,进行本公司数据的对账,这样可以提高对账的准确率。对账相符的自动给出标记与编号,可自动生成抵销分录。
系统提供有严格的权限控制,子公司不可以查到与自己无关的其他公司的内部交易情况。

 

3.2.4费用控制方案: 应用配置‘总账+报表+报账中心’
在以上基本方案的基础上,通过增配‘报账中心’功能,可以实现企业对日常各项费用等支出的审批与控制。
报账中心系统通过对企业日常费用支出、经营业务支出和内部往来款项划拨的审批、核算和管理,可以实现企业对资金计划的执行和费用支出的预算控制。
以下以单一企业为例,说明NC如何实现对费用支出的审批过程:

费用支出审批
 
应用流程说明:
审批流设置:是定义各种单据的审批人及审批条件,便于在业务发生时进行审批权限控制。系统自动将相关的审批信息以交办事务、待办事务的形式即传递给相关审批。
实现网上审批,费用支出的事前控制(在支出申请环节)。
制定岗位、人员审批流程和审批权限,可以严格区分岗位、人员职责。适用于请购、请款、固定资产审批、费用报销等多项业务环节。
会计平台设置:应用NC产品时,系统中的所有单据都是通过动态会计平台,自动生成会计凭证,传至总账,形成系统完整的会计核算数据。在会计平台中需要设置相应的会计科目分类和影响因素,对各种单据定义凭证模板。

以下图中以三级公司为例,说明NC在多组织的企业中,如何实现对费用支出的审批和事前控制。

费用支出控制
 

关键控制点说明:
对报销单、付款单等单据的审核,是应用系统的关键控制点。可以通过定义审批流,进行审批权限的控制,系统自动完成控制及传递待处理事务,完成对单笔业务控制。
对员工借款、报销等的控制,可以将单据中借款用途与报销时用途进行比较,不符情况予以说明,便于分析查找原因。
结合预警平台对借款报销期限的控制。针对各项借款,及时进行账龄分析和催收工作,由系统自动的把相关催收信息传送到相关责任人。
如果企业需要对资金、费用进行预算控制,经办人员填制各种支出单据时,系统将自动根据企业预算情况对单据金额进行。

3.2.5固定资产、薪资的核算与管理方案:应用配置‘总账+报表+报账中心+固定资产+薪资福利’
在上述费用控制流程的基础上,如果需要对固定资产、薪资进行进一步管理,如对固定资产购置、报废、大修;工资项目构成等的管理,可以增配‘固定资产管理’和‘薪资福利管理’系统。
固定资产系统完成企业对固定资产的日常核算业务,全面地反映企业固定资产的增减情况,以及使用状况、折旧情况等各种信息,提供固定资产评估,固定资产减值准备及自动计提折旧功能,可以实现使企业更有效地、更全面地管理固定资产。
薪资福利系统为企业提供工资及各种福利基金的核算及管理功能,可以实现企业准确及时地进行工资、福利的核算和分摊,提高人事薪资管理部门和核算发放部门处理相关业务的效率。
以下列举固定资产管理中的应用流程如图:

固定资产流程
 
关键控制点:
在本方案中,如果集团需要进行资产的统一管理,那么,在集团级控制参数中,对资产管理的政策,如,资产类别编码规则,折旧方法、资产类别的设置等,是集团的关键控制点。
对薪资的统一管理中,集团级控制参数‘工资项目是否允许下级单位增加’是关键控制点。

 

3.2.6应收应付款项的核算与管理方案: 应用配置‘总账+报表+应收管理+应付管理’
工业和商业等行业的企业在生产经营活动中,与企业的客户和供应商之间业务往来是其商务活动的重要组成部分,由此而产生的与客户和供应商之间的款项往来,也是会计核算的重要组成部分。为满足这种核算要求,在应用NC产品时,可以增配‘应收管理’和‘应付管理’系统。
应收应付管理系统是企业运营资金流入、流出的管理平台,主要是为企业解决对客户、供应商以及各种外部往来应收应付款项的处理、核销及查询统计,并可以对某段时间内的应收应付款项进行预测,便于企业及时掌握资金收支状况。
应收管理、应付管理与报账中心三个系统从不同角度提供了对企业资金的核算和管理功能,共同构建了企业资金流入、流出的平台。

应收应付系统所作的分析:

应收应付系统
 
应收应付管理系统与供应链系统集成应用时,业务系统的单据根据业务流程配置自动传递到应收应付系统,通过会计平台自动生成会计凭证,真正实现财务业务一体化。
与供应链系统的接口关系如图:

供应链系统的接口

 

3.2.7存货的核算与管理方案: 应用配置‘总账+报表+存货核算+库存管理’
在工业和商业等企业中,需要从资金角度核算企业存货的出库、入库业务及其相关成本,可以配置‘存货核算’和‘库存管理’系统。
NC存货核算提供多种成本计价方法,准确及时的反映存货资金的增减变动情况。
对存货资金的占用和周转进行分析,ABC成本分析,为企业采取合理措施,降低存货资金占用,加速资金周转提供直接数据依据。
NC存货核算与供应链系统集成使用,可以实现对出库成本的实时动态反映,便于企业及时了解和掌握库存存货资金占用情况。与供应链系统的接口关系如图:

存货核算
 
关键控制点:
结合预警平台,系统可以对库存存货的安全库存、最低最高库存情况进行预警提示,便于企业及时获取库存存货信息,以进行相关的采购、生产和销售业务安排。
存货系统提供对存货出库单价的控制参数,便于企业对存货单价进行合理控制。

 

4 应用价值
4.1会计信息准确实时
为企业进行科学合理的管理决策提供真实可靠的数据信息。
减少管理层次,增大管理幅度,加强 ‘垂直’管理,降低管理成本;

4.2监控合理有效
规范会计工作秩序,业务处理流程;
既定的会计管理制度,预算指标得到切实地贯策执行;
有助于建立起一套科学、完整、有效的内部监控管理体系。

4.3提升管理水平,增强企业竞争力
财务管理信息化,实现企业加强会计监督、资金监控
促使企业建立起科学先进的核算与管理模式

 

 

 

 

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