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ERP信息系统管理制度

来源:本站  作者:匿名  发布:2020/2/22  浏览次数:1793

 

1 目的

规范ERP系统的使用和管理,确保系统正常高效运行。 

 

2 范围

适用于ERP系统的建立、使用和维护的管理。

 

3 职责

3.1集团办公室负责ERP系统的建立、指导使用和ERP系统的维护。

3.2集团各部门/中心/子公司负责按本文件要求规范使用ERP系统。

 

4 管理要求

4.1 ERP系统的建立

4.1.1全新系统的建立,由集团办公室根据使用需求,收集市场信息并拟订方案,组织评审修订后报集团总裁审批。

4.1.2 ERP系统新增模块和特殊定制需求由使用部门/中心/子公司或集团办公室提出并明确使用要求和达到效果,经集团办公室进行可行性分析调研并与ERP系统研发部门再次核实后,报集团办公室主管领导审批后由集团总裁批准后实施。 

4.1.3 ERR系统的实施。ERP系统的实施由集团办公室牵头和主导,在结合公司实际情况基础上与ERP系统供应方实施工程师、相关使用部门进行调研和沟通确认后,制定和发布实施计划。在项目实施过程中按计划开通权限、组织培训、指导使用、测试系统以一周为周期。根据实际实施情况对实施计划进行调整,并定期召开项目实施情况通报会议。对本周系统实施情况进行总结和对下周实施计划进行安排,以确ERP系统实施项目按照实施计划有效推动执行。

4.2 ERP系统的安装

4.2.1ERP系统服务器端由ERP系统供方或集团办公室网络主管进行安装。ERP系统客户端由集团办公室网络主管进行安装。

4.2.2 ERP系统远程端口的管控。各子公司的ERP系统远程端口原则上只对集团公司高管、该子公司高管和集团办公室主任开通。因涪陵公司、万州公司远程使用空港公司系统,则开通该公司所有ERP系统使用人员的系统远程端口。其他人员因工作原因需要开通的,须OA提出申请,经所在部门/中心/子公司负责人、集团办公室主任、集团办公室主管领导审核,集团总裁批准后,网络主管为其开通指定系统的远程端口并指导安装。

4.3 ERP用户的设置

4.3.1 新实施系统用户权限的设置。在新系统实施阶段,由网络主管组织各部门人员,根据本文件4.4条款规定,拟定各部门人员的ERP系统权限,并形成《ERP系统权限清单》OA发布存档。

4.3.2涉及新增设岗位或已有岗位新增权限、新系统或新模块的权限设置。由使用人在OA系统中提出流程申请,经使用人的部门/子公司负责人审核后,再由集团办公室网络主管根据本文件4.4条款规定拟订权限设置,报集团办公室主任和财务中心总监批准后进行权限的开通。 

4.3.3已有权限设置的岗位增加用户。由使用人所在公司的人事行政部或其直接上级在OA上提交OA/ERP/AM用户申请”流程申请,网络主管开通后将用户名和初始密码录入OA系统流程表单,再由申请人通知到使用人。

4.3.4 员工岗位调整或离职。由该员工所在公司的人事行政部以OA邮件形式通知网络主管调整权限或注销用户权限。

4.4 ERP权限的管控。

4.4.1 ERP操作权限的管控。ERP操作权限分为3

A类、基础数据录入权限

B类、基础数据复核权限

C类、查看权限。

一般情况下,操作权限的分配适用以下原则

a、对应岗位工作内容和职责开通相应的ERP系统业务模块

b、各部门操作人员配置A类权限。集团部门/中心负责人、子公司部门经理、子公司分管领导配置B类权限。集团和子公司高管配置C类权限。对于不适宜于以上要求的特殊情况,由使用人提出,经网络主管确认后,报使用人所在部门负责人和集团办公室主任批准后,由网络主管进行使用人权限的调整。

4.4.2 ERP系统价格的管控。ERP系统中的销售价格原则上只对集团总裁、财务中心总监、子公司总经理、子公司分管营销副总经理、营销部、财务部经理和会计开通。ERP系统中的采购价格原则上只对集团总裁、财务中心总监、物资采购部、子公司总经理、子公司分管采购副总经理、采购部、财务部经理和会计开通。除集团总裁、财务中心总监、子公司总经理、财务经理、会计外,其他人员不得同时开通销售价格和采购价格的查看权限。非以上所列人员需查询销售价格或采购价格的,由申请人在OA系统提出申,经所在部门/中心/子公司负责人、集团办公室主任、集团办公室主管领导审核,集团总裁批准后,由网络主管开通。

4.4.3 ERP系统客户过滤的管控。子公司单独使用一套ERP系统系统的,对业务员进行客户过滤,即各业务人员只可查看本人客户。2个或以上子公司共用一套ERP系统的,在对业务员进行客户过滤设置后,还要对各子公司人员进行客户过滤,即本子公司人员只可查看和操作本子公司客户。

4.5 ERP系统的使用

4.5.1 ERP系统使用培训。新系统建立和新增模块时,由集团办公室网络主管组织对使用人进行ERP系统的使用培训。新员工入职后ERP系统的操作使用由使用人所在部门进行培训。  

4.5.2新用户账号开通后使用人要及时登陆更改初始密码。用户名和密码是进入ERP系统的唯一凭证使用人不得将其泄露给任何人,特殊情况直接领导或集团办公室网络主管除外,不得随意记录在笔记本上和普通纸张上以防其他人员偷窥。

4.5.3 ERP系统内的数据,不能随意增加、删除和修改。做以上操作时,必须有凭证依据。ERP系统使用人在每天下班前要核查原始数据录入有无错误,有错误的要及时更正。如因使用人在未核查原始数据情况下录入错误导致基础数据不准确且超过时间节点已不能对该记录进行修改的,需通过OA系统提出“ERP/OA数据调整”流程,经过该部门/子公司负责人、子公司财务经理和集团办公室主任审批后,由网络主管更改。

4.5.4 ERP系统内数据的清除。任何人不得随意清除ERP系统内的数据,如确有需要必须清除的需通过OA系统提出“请示与批复”流程说明清除数据缘由,并经提出人所在部门经理、子公司分管领导、子公司总经理审核,再经过集团办公室确认对系统不会有其他影响,最后由子公司财务经理及财务中心总监批准后,方可执行清除。未经申请擅自清除ERP系统内数据的,视其情节严重与否及造成后果,对该责任人采取扣当月绩效30%60%或全部绩效,情节特别严重直接扣除当月全部绩效并赔偿相应损失,恶意行为除上述最高考核外应追究责任人法律责任。

4.5.5使用人员应主动熟悉ERP系统的操作,对于误操作或信息泄露造成严重后果的,对责任人处罚不限于降职、降薪、除名、赔偿损失等措施。情节特别严重追究责任人法律责任。 

4.6 ERP系统的维护。集团各部门/中心/子公司要及时总结ERP系统使用中出现的问题,对于不能解决的问题,须及时上报集团办公室网络主管。网络主管在第一时间内响应并处理ERP问题,对于不能处理或关于程序、数据库核心的问题,须马上与系统厂家联系,并做好记录,督促厂家解决。 

4.7 ERP系统的开发。集团各部门/中心/子公司在ERP使用中,发现现有的ERP模块或报表不能满足生产和管理的需要,要求增加或修改模块、报表的,应向集团办公室反映,由集团办公室组织相关部门进行该项目的可行性调研,确定该项目切实可行的,联系系统供应商进行开发和实现功能。 

4.8 ERP系统的升级。集团办公室网络主管要随时关注ERP系统的更新,确定升级的时机,并布置测试要求。在测试完成后,网络主管确定升级计划,并提前通知各使用部门作好安排。升级后使用人员要及时使用验证,发现问题后需及时通知网络主管进行解决。 

4.9 ERP系统数据的备份。ERP系统服务器上要保存不低于28天的数据库备份,以备系统问题的追溯和解决。

 

5 相关/支持性文件

 

6 记录

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