记录控制程序

1. 目的和适用范围

规定记录的标识、贮存、保管、检索、借阅、保存期、处理的职责和内容，对记录进行控制，以提供产品质量和管理体系符合规定要求的证据。

2. 职责

2.1 本程序由综合部归口管理。

2.2综合部负责编制《质量管理体系记录总览表》。综合部负责文件管理记录、管理评审记录、方针目标实施记录、内部审核记录、人力资源管理记、设备管理记录和改进的有关记录。

2.2 技术部负责设计控制的记录，产品改进的记录。

2.3 销售部负责合同评审记录，市场信息及用户投诉、服务记录、顾客财产记录、顾客满意度收集和统计的记录。

2.4 生产部负责外协供方控制的记录、生产过程的记录。

2.5 质量部负责检验和试验记录、监视和测量设备管理记录、不合格品记录。

2.6 采购部负责采购供方控制记录。

3. 工作程序

3.1  各部门根据质量管理体系要求和产品的实现要求设计所需的记录表格格式，表格格式由部门负责人审批，部门负责审批后报综合部备案。

3.2  记录的标识和编目

3.2.1  记录表格必须使用名称和编号予以标识，记录的编号按照《文件控制程序》的规定进行。

3.2.2  本公司所有记录空白表格由综合部统一管理。

3.2.3  综合部编制并管理《质量管理体系记录总览表》，对全公司的记录进行总体控制。《质量管理体系记录总览表》应包括以下内容：记录名称、记录编号、使用部门、保存部门、保存期等。

3.3 记录的填写、收集、归档、贮存和保管

3.3.1  记录表格填写应准确、及时、清晰，应有签名、注明日期，并按传递路线呈送给有关部门和人员。

3.3.2记录由最终送达部门（即保存部门）负责收集，按《质量管理体系记录总览表》上的要求归档保存及保管。

3.3.3各部门在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全、清晰、有无签名，确保所收集的记录有效。

3.3.3  各部门应将记录保存在指定的文件柜中或其他适宜的地方，确保在保存期间内不会丢失、损坏和变质。

3.4  记录的归档和处置

3.4.1各部门根据具体情况，规定每种记录的保存期限，并由综合部详细列入《质量管理体系记录总览表》中。综合部定期检查各部门对记录的归档管理是否符合规定的要求，确保记录按时归档，方便存取和检索。

3.4.2  对于超过保存期限的记录，由该记录保管部门的经办人向部门负责人提出，经批准后由保管部门自行销毁。

3.5  根据公司实际工作的需要和变化，可以增加新的记录表格或对已不能满足要求的记录表格予以更改，由使用部门提出增加、更改申请，具体按《文件控制程序》执行。

4. 相关文件和记录

4.1 质量管理体系记录总览表

 

 

 

管理职责

 

1 管理承诺

为确保公司稳定地提供满足顾客要求和适用的法律法规要求的高低压电气成套设备产品，而达到顾客满意，总经理决定采用ISO9001：2008标准建立和实施质量管理体系，持续改进质量管理体系的有效性。为此进行下述活动：

1.1  利用文件、会议、讲座和信息栏等方式向全体员工传达顾客要求和适用的法律法规要求的重要性：

a) 只有满足顾客要求的产品才能占领市场；

b) 有满足相关的法律法规要求的产品，才能造福于社会；

c) 与本公司高低压电气成套设备产品有关的法律法规：

   《中华人民共和国产品质量法》   《中华人民共和国计量法》

   《中华人民共和国标准化法》     《中华人民共和国合同法》

《中华人民共和国商标法》       《中华人民共和国劳动法》

《产品强制性认证实施细则》     《强制性产品认证管理规定》

相关产品标准

借此提高全体员工的质量意识、守法意识和满足顾客要求的意识。

1.2 制订质量方针和质量目标，作为本公司的质量宗旨和质量方向（见5.3～5.4章节)。

1.3 开展管理评审活动,以确保质量管理体系的适宜性、充分性和有效性（见5.6章节)。

1.4 为实施和改进质量管理体系过程，提供必要的人力、设备设施和技术等资源（见

6.1～6.4章节）。

 

2 以顾客为关注焦点

2.1  职责

2.1.1 总经理以增强顾客满意为目的，向员工宣传增强顾客满意的重要性。

2.1.2 各部门通过做好各自的工作以满足顾客要求。

2.2 管理要点

2.2.1 顾客是公司依存和发展之本，总经理通过适当的方式向员工宣传增强顾客满意的重要性，树立“以顾客为关注焦点”的意识。

2.2.2 销售部通过市场调研、市场预测、客户访问、收集客户意见、售后服务等方式了解和确定顾客的需求和期望，并向总经理报告调查了解的情况。

2.2.3 各部门主动了解与顾客要求有关的各类信息，了解顾客当前和未来的需求，分析顾客明示和隐含的需求和期望，并将其转化为产品的技术要求或相应过程的要求、质量管理体系要求。

2.2.4 产品的技术要求、过程要求由技术部组织实现，质量管理体系要求由管理者代表/质量负责人组织实现，从而达到顾客满意。

2.2.5 通过与顾客沟通，了解顾客对本公司实现相应要求的满意情况，确定顾客新的要求和期望，最终达到顾客满意的目的。

 

3 质量方针

3.1  职责

3.1.1 总经理负责确定并批准正式发布质量方针。

3.1.2 管理者代表负责组织质量方针的制订、培训、宣贯、评审、修改工作。

3.1.3 综合部协助管理者代表对质量方针制订、评审和修改，负责培训和宣贯工作。

3.1.4 各部门负责本部门员工质量方针的培训，组织本部门员工贯彻质量方针。

3.2 管理要点

3.2.1 质量方针的制定和发布

a）管理者代表组织制订质量方针，以质量管理原则为基础，结合本公司的经营宗旨及质量要求，提出质量方针草案。

b）总经理对质量方针草案进行审核、批准正式发布。否则，提出修改意见重新修订。

c）本公司的质量方针：责任、质量、创新、服务

包含产品质量要求和持续改进质量管理体系及让顾客满意的承诺。

d）本公司的质量方针与质量目标相对应，为质量目标的制定和评审提供框架。

3.2.2 质量方针的培训和宣贯

a) 综合部负责组织质量方针的培训和宣贯，宣讲质量方针的内涵及贯彻质量方针的要求。

b）各部门负责人对本部门的人员进行质量方针的培训和宣贯。

c) 在办公场所、生产车间等区域通过张挂、板报等方法宣传质量方针。

d）通过大力宣传、学习质量方针，使全体员工都能理解质量方针并贯彻执行。

3.2.3 质量方针的评审和修改

a）在管理评审会议上评审质量方针的持续性、适宜性，以确保质量方针能适应本公司的宗旨、满足顾客要求，并使质量管理体系有效性得到持续改进。

b）当质量方针需要修改时，应按《文件控制程序》的规定，对质量方针进行修改，重新发布按5.3.2.1 执行。

3.2.4 按《文件控制程序》的规定，对质量方针的批准、发布、评审和修改进行控制。

 

4 策划

4.1 职责

4.1.1 总经理负责组织制定、批准质量目标。

4.1.2 管理者代表负责组织对质量管理体系进行策划。

4.1.3 综合部协助管理者代表组织各部门实现质量目标。

4.1.4 各相关部门负责质量目标的分解和目标的贯彻实施。

4.2  管理要点

4.2.1  质量目标

a) 总经理根据本公司的经营宗旨和质量方针，组织制定并批准公司质量目标（见《公司和部门质量目标》）。

b) 管理者代表根据本公司的经营宗旨、质量方针和质量目标，组织制定相关职能及各层次上的质量分目标。

c) 质量目标与质量方针保持一致，在质量方针的框架内进行建立和展开。

d）质量目标应包括对满足产品质量特性的追求、对满足产品质量特性所需的过程的要求和对满足顾客要求的追求。

e）质量目标包括持续改进，采取分阶段实现，逐步提高水平。

f）质量目标应可测量的，作业层次上的质量目标应予以量化。

g) 管理层和各部门负责人通过文件、会议和板报等方式向员工宣传公司目标和部门目标，职能部门和作业层的员工把相关的质量目标转化为各自的工作任务。

h) 各部门质量目标应每月统计上报综合部，综合部应对公司和职能部门质量目标定

期检查、组织考核。

i）在管理评审时，应评价质量目标的适宜性和实现情况，必要时，对质量目标进行修订。

4.2.2  质量管理体系策划

a) 管理者代表负责组织对建立和实施质量管理体系所需要的过程进行策划，并形成相应的文件，以满足质量目标以及质量管理体系的总要求。

b）质量管理体系策划包括：

──确定质量管理体系所需的过程，包括产品实现过程和支持过程，规定过程的输入、输出及相应的活动；

──明确实施这些过程以实现质量目标和总要求所需投入的资源，包括人员、供方、设备设施、工作环境、财务资源和信息；

──对质量管理体系的适宜性、充分性、有效性定期进行评审，根据评审寻找改进的机会，确保质量管理体系的持续改进。

c）在对质量管理体系某一过程进行变更策划和实施时，应考虑其他过程的变化并采取相应措施，以保持质量管理体系的完整性。

d）对体系的完整性策划，建立CCC与ISO相整合的管理体系。

4.3  相关文件和记录

4.3.1公司和部门质量目标。

4.3.2质量目标统计记录。

 

5 职责、权限和沟通

5.1 职责和权限

    

本公司规定了部门的设置（见章节2）及各部门、岗位的职责、权限和相互关系，各部门在质量管理体系中的职责（见章节3），并且编制工作文件《岗位责任制》，对各岗位的职责和权限作出具体、详细的规定，确保员工明确自己的职责，有效进行质量管理的各项活动。

    本公司领导层、部门经理和有关人员的职责权限规定如下：

5.1.1 总经理

a) 确定质量方针，批准质量手册，为实现质量方针提供资源。

b) 委任管理者代表、质量负责人、技术负责人，并授予相应的职权。

c) 分配和确定各职能部门的质量职责。

d) 召集和主持管理评审会议，保证质量体系不断完善、不断改进产品质量和开发新产品。

e) 批准涉外合同和新产品设计/开发计划、技术改造和设备购置、更新计划。

f) 具体领导人事工作，以及财务部、技术部、质量部、销售部、采购部工作。

g) 依据合同法规领导合同评审工作。

h) 批准合格供方和采购文件。

i) 授权合格的质检人员行使产品质量检验的权力，确保加贴认证标志的产品符合认证标准的要求。确保不合格和获证产品变更后末经认证机构确认，不加贴认证标志。

j) 授权有资格的设计人员参予产品开发、设计，组织市场调研，制定营销策略、决策、开拓市场。组织销售部做好产品交付和售后服务保护顾客财产，保持与顾客沟通及定期开展顾客满意度测量工作。

5.1.2 管理者代表、质量负责人

a) 负责组织建立、实施和保持质量管理体系，有权对质量管理体系进行监督、协调，组织落实质量方针和目标的实施。

b) 负责质量手册的审核。

c) 组织质量体系的内部审核，聘任内部审核员。

d) 向总经理报告质量管理体系运行情况，提供管理评审及提出管理体系改进的建议。

e) 确保在公司内形成满足顾客要求的意识。

f) 负责就管理体系有关事宜负责对外联络。

5.1.3技术负责人职责

a) 技术负责人负责认证产品中使用的关键元器件和材料(以下简称关键件)变更的审查、认定以及除变更时需要认证机构批准以外的其它关键元器件和材料变更的批准。

b) 应按认证实施规则要求，认真履行认证产品中关键元器件变更的审查、批准、上报工作，并对谁工厂及获证产品的一对致性负责。

c) 负责新产品设计开发策划，组织编制新产品开发计划。

d) 组织制定技术改造和设备购置、更新计划。

e) 负责对重大质量问题技术攻关，提出纠正和预防措施，对重大质量事故处理。

f) 认真做好并保存变更记录，供工厂审查时审核。

5.1.4 总经理助理

a) 具体领导生产部、综合部工作、仓库工作。

b) 领导生产部门做好生产计划组织，产品防护控制及工作环境的管理。

c) 负责依据技术法规组织生产保证产品质量。

h) 组织市场调研，制定营销策略、决策、开拓市场。组织销售部做好产品交付和售后服务保护顾客财产，保持与顾客沟通及定期开展顾客满意度测量工作。

i）对质量管理体系进行监督、协调，组织落实质量方针和目标的实施。

5.1.5 综合部经理

a) 推进、实施本部门的质量目标，负责组织质量方针、目标的宣贯工作，对各部门工作的考核，负责质量体系正常运行的日常监督和管理。

b) 负责人员培训和考核工作。

c) 负责协助总经理做好管理评审及各项实施措施效果进行验证。

d) 负责编制年度内部质量审核计划和组织内部质量审核，编写管理评审报告。组

织实施体系纠正和预防措施。

e) 负责质量管理体系管理文件的编制和体系文件的发放、控制和管理。

f) 负责基础设施的管理和组织设施的维护。

g) 负责组织工作环境的检查监督。

5.1.6 技术部经理

a) 推进、实施本部门的质量目标。负责新产品的设计、开发和试制工作，组织新产品设计过程的评审验证和确认工作。

b) 负责组织产品技术文件、工艺文件、包装技术条件，关键工序、特殊工序工艺文件的编制和审查。并对工序过程的质量监控进行指导。

c) 负责组织产品技术文件的收发、更改、管理、存档工作。

d) 负责产品质量的改进，参与不合格品的评审和纠正、预防措施的制定。

e) 参与供方评审工作。

f) 负责认证产品一致性统筹事宜，并按控制规范进行施工设计。负责认证产品的变更实施的申请控制。

g) 负责对售后服务支持。

5.1.7 质量部经理

a) 推进实施本部门的质量目标。负责组织质量手册的编制、修订工作。

b) 负责生产材料零件和产(成)品检验、试验工作和检验、测量和试验设备的控制。

c) 负责不合格品鉴别和组织重大不合格品评审。

d) 参与供方评审工作。

e) 负责售后服务工作。

f) 负责产品检验和试验、检测设备的检定校准记录、不合格品处置记录及汇总工作。

g) 负责对实施产品纠正和预防措施的验证和监督。

h) 负责对生产过程的监督检查及产品一致性日常监督抽查。

i) 负责监视和测量装置的配置、检定计划、维护的管理。

5.1.8 销售部经理

a) 推进、实施本部门的质量目标。负责组织产品合同的评审、签订和实施工作。

b) 负责组织对产品的宣传销售工作。

c) 做好与顾客的沟通、产品售前、售后服务工作，组织用户访问，提供用户调查报告，及时反馈质量信息，收集顾客满意度信息。

d) 做好顾客财产合同签订和与顾客的联络工作。

5.1.9 生产部经理

a) 推进、实施本部门的质量实施目标。负责编制生产计划并组织实施，对生产过程的质量和产品防护实施控制。

b) 负责制造过程质量控制，督促做好关键工序的监控和记录。

c) 负责对认证产品按控制规范要求组织生产，对认证产品已加贴的标志予以保护。

d) 负责组织对所属班组范围的不合格项进行原因分析，制定纠正和预防措施。

e ) 负责产品的包装工作。

f) 负责对售后服务的支持。

g) 做好产品标识和检验状态标识的工作。

h) 实施各项现场管理工作，如物料、产品的定置管理；设备、工装的管理维护和安全文明生产等。

5.1.10 采购部经理

a) 推进、实施本部门的质量实施目标。

b) 负责原材料、外购件、外协件、元器件采购的管理和质量监控，做好采购工作。

c) 组织原材料、外购件、外协件、元器件的供方评审。

d) 负责建立合格供应商名录，对供应商的资料做好保管和使用工作。

e) 编制、审核采购计划。

5.1.11 财务部经理

a) 推进、实施本部门的质量实施目标。负责对仓库管理指导。

b) 负责组织原材料、元器件标识。

c) 负责组织建立认证标志使用登记台帐，及认证标志发放管理。

d) 负责对销售合同成本的评审。

e) 做好外来资料的保管和使用工作。

5.1.12 生产、管理岗位的人员

a) 熟悉本岗位的工作职责，清楚本岗位工作依据的规范和程序。

b) 掌握本岗技能持证上岗。

c) 熟悉使用本岗位所用的工具和设备。

d) 做好本岗位工作中所需的记录。

5.1.13 内部审核员

a) 参加培训合格获得资格证书。

b) 按审核计划的要求开展审核工作。

c) 向管理者代表/质量负责人提交审核报告（组长) 及有关记录和审核活动中的不合格报告。

d) 负责对纠正或预防措施运行跟踪验证，对执行结果的有效性进行评价，并将审核情况向管理者代表/质量负责人报告。

e) 协助部门主管推进本部门的质量管理活动。

f) 作为质量信息的联络员。

5.1.14 检验人员

a) 参加检验人员的培训，并取得本公司的授权。

b) 按产品图样、工艺文件、技术标准、检验规程执行本岗位的检验和试验任务。

c) 对产品不合格项目进行鉴别、标识、记录和报告。对本岗位错检漏检负责和返工品处置。

d) 做好检验记录，并按要求传递，保存检验记录。

e) 做好产品的检验和试验状态标识。

5.1.15 设计人员

a) 应获得本公司认可的资格证书。负责产品的设计、开发、工艺工作。

b) 按产品设计开发计划，设计程序进行设计工作。按标准要求编制工艺并实施管理或监督，做好产品施工设计工作。

c) 负责提供采购要求的技术文件。

d) 负责对技术文件、工艺文件进行管理，完善并保存设计过程的各种文件和记录。

e) 不合格品的评审提出纠正和预防措施的修订。

f) 做好关键过程工艺控制。

g) 负责对认证产品按控制规范进行施工设计，负责对认证产品的变更实施申报及抽查技术资料准备。

5.1.16 其他岗位职责和权限见《岗位责任制》。

5.1.17 通过会议、培训、文件发放等形式进行沟通使各部门、人员清楚本岗位的职责和权限。

5.2 管理者代表、质量负责人和技术负责人由总经理任命，其职责与权限见本手册5.2.1章节。

5.3 内部沟通

5.3.1 总经理应确保在本公司内不同部门和职能之间就质量管理体系的信息进行沟通，沟通内容：

a) 满足顾客要求和适用的法律法规要求；

b) 质量管理体系实施情况；

c) 产品的质量情况；

d) 生产安排，等等。

5.3.2 信息的沟通方式可采用书面资料、记录、会议、分析会、报告、报表、通知、通报、墙报、口头汇报，讨论交流等方式予以传递。

5.3.3 信息的处理

a) 产品质量信息由接收部门传递给质量部进行处理，需要时由技术部进行分析，提出处理意见。

b) 体系管理工作质量的信息由接收部门传递给综合部进行处理，需要时由质量部协助处理。

c) 不合格信息或潜在的不合格按《改进控制程序》进行处理。

5.4相关文件和记录

5.4.1 岗位责任制

5.4.2 会议记录

5.4.3 信息反馈单

 

6 管理评审

6.1 职责

6.1.1 总经理负责主持管理评审会议。

6.1.2 管理者代表/质量负责人负责组织评审所需的资料。

6.1.3 综合部负责协助管理者代表/质量负责人做好评审的组织工作。

6.1.4 各部门负责提供评审所需的资料，对评审提出的问题予以改进。

6.2 管理要点

6.2.1管理评审的目的

a）评价质量管理体系的适宜性、充分性和有效性；

b）评审质量方针和质量目标的适宜性；

c）评审质量管理体系改进和变更的需要。

6.2.2管理评审的时间间隔和时机

管理评审活动每年（12个月）至少举行一次。在质量管理体系建立和实施初期，视情况的需要可安排管理评审。当出现下列情况时，可随时进行管理评审：

a）质量体系发生重大变化时（如组织机构的重大变化、采用标准的变化、产品实现过程的重大变化、产品的结构和安全特性发生变化时）；

b）市场情况发生重大变化时；

c）出现重大质量事故或连续被顾客投诉时；

d）外部质量管理体系审核之前（如认证注册审核、监督审核等）；

e）其他认为有评审需要时。

6.2.3管理评审前的准备

a）总经理确定要进行管理评审活动时，由管理者代表负责组织准备工作。

b）综合部协助管理者代表编制“管理评审计划”，由总经理审批后提前分发给会议成员。管理评审计划中应明确：

    ──本次管理评审的目的、范围、依据；

    ──管理评审参加人员名单 ；

──评审的时间和地点；

──评审议程安排；

    ──评审工作要求；

    ──必要时，附上提供评审用的文件。

c）有关部门按“管理评审计划”要求准备相应资料，做好发言准备。

6.2.4 评审的实施

a) 评审会议由总经理或其授权委托的人员主持。

b）评审项目责任部门负责陈述被评审项目（活动）的现状。

c）与会人员按计划进行或听取有关汇报，展开讨论和评价。

d）综合部负责做好详细的记录。

e）总经理根据讨论和评价情况，对评审内容作出评价结论，有关决议提请与会人员通过。

6.2.5 评审输入

    管理评审应予以评价的内容包括以下方面有关的当前绩效和改进机会：

a）质量管理体系审核的结果（内审/外审）；

b）顾客反馈（包括顾客抱怨、需求和期望以及顾客满意的调查结果）；

c）过程绩效和产品实物质量分析；

d）预防措施和纠正措施的实施情况；

e）执行质量方针和实现质量目标的情况；

f）以往管理评审决议事项的执行情况；

g）可能影响质量管理体系的变更情况；

h）改进质量管理体系过程的建议；

i）产品结构和安全特性的变化情况；

j）其他需要评审的内容。

6.2.6 评审输出

管理评审的输出包括与以下方面有关的措施：

a) 质量管理体系有效性及其过程有效性的改进；

b) 为满足顾客要求和适用的法律法规要求而实施的产品改进；

c) 资源需求。

6.2.7 综合部根据管理评审的结果编制“管理评审报告”，“管理评审报告”的内容包括：──管理评审目的；

──管理评审范围；

──管理评审时间和参加人员；

──管理评审内容；

──管理评审综述和结论；

──决议事项（包括5.6.2.6提及的有关措施）。

“管理评审报告”经总经理审核批准后，印发给参加会议的有关部门。

6.2.8 各部门应执行管理评审的决议，对评审提出的问题采取措施予以改进。

6.2.9 综合部负责组织检查各项决议事项的执行情况，随时向总经理汇报，以保证质量管理体系的正常运行和持续改进。

6.2.10 经过评审要对方针、目标等加以修订时，按规定程序加以修改。

6.2.11综合部保存管理评审资料和记录。

6.3 相关文件和记录

6.3.1 管理评审计划

6.3.2 管理评审会议记录

6.3.3 管理评审报告

 

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