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成本费用控制精细化管理方案二

来源:巨灵鸟ERP  作者:进销存软件  发布:2019/12/13  浏览次数:2630

1.6  质量成本

1.6.1  质量成本构成分析

质量成本是指企业为了保证和提高产品质量而支出的一切费用,以及因未达到产品质量标准,不能满足用户和消费者需求而产生的一切损失。质量成本一般包括预防成本、鉴定成本、内部损失成本和外部损失成本。

1.预防成本

预防成本是指企业为了防止质量水平低于标准水平或提高现有质量水平,而开展的预防活动和采取的各种预防措施所发生的费用,其具体构成如表1-17所示。

1-17  预防成本构成表

预防成本明细项目

说明

质量培训费

◆ 为达到质量要求或改进质量的目的, ,提高员工的质量意识和质量管理的业务水平,开展培训所支付的费用

质量管理活动费

◆ 为开展质量管理活动所发生的一切费用,包括制定质量手册、程序文件等质量文件发生的费用,质量管理部门发生的办公费

质量改进措施费

◆ 为保证或改进产品质量所支付的费用,如为产品质量改进而购买设备、工具等所发生的费用

质量评审费

◆ 对本企业产品质量审核、质量体系评审、新产品投产前进行质量评审所支付的费用,如质量体系认证审核费、新产品评审费等

质量管理人员工资及福利费

◆ 从事质量管理人员的工资总额及相关福利费

2.鉴定成本

鉴定成本是指企业评定产品是否满足规定的质量要求所支付的费用,包括的费用项目如表1-7所示。

1-7  鉴定成本构成表

鉴定成本明细项目

说明

检测试验费

◆ 对进厂的原材料及生产过程中的半成品、成品按质量标准进行试验、检验所发生的费用

检验、测试等部门办公费

◆ 检验、测试等部门为开展日常检验、测试工作所发生的办公费

检测设备费

◆ 检测设备的购置、维护保养、检定校准所发生的费用,以及检测设备因使用而发生的折旧费

质量检测人员工资及福利费

◆ 质量检验人员的工资总额及相关福利费

3.内部损失成本

内部损失成本又称内部故障成本,是指产品在生产过程中因质量问题而发生的损失,具体构成如表1-8所示。

1-8  内部损失成本构成表

内部损失成本明细项目

说明

废品损失费

◆ 无法修复或在经济上不值得修复的产成品、半成品、在制品、试制产品等因报废而产生的净损失价值

返工返修费

◆ 对不合格的产成品、半成品、在制品进行修复而使其合格所耗用的原材料、动力、人工、复检等费用

停工损失费

◆ 由于质量事故、故障停机、待料而造成停机所损失的费用

质量事故处理费

◆ 对已发生的质量事故或异常问题进行分析处理所产生的各种费用

降级损失

◆ 产品存在轻微质量缺陷,但其主要性能均达到规定的质量要求而需降级减价处理所造成的损失

4.外部损失成本

外部损失成本又称外部故障成本,是指产品出厂后因质量缺陷而引起的一切费用支出。其具体构成如表1-9所示。

1-9  外部损失成本构成表

外部损失成本明细项目

说明

索赔费

◆ 由于产品质量缺陷,经用户提出申诉,企业进行赔偿处理所发生的费用,如索赔赔偿费、诉讼费等

退货损失费

◆ 由于产品质量问题而造成的退换货所产生的损失费,如退回产品净损失、运输费、包装费等

保修费用

◆ 根据保修合同规定或于保修期内,对客户提供修理服务所发生的一切费用

折价损失

◆ 因客户接受低于标准的产品而承认的折扣让价费用,包括因产品降级出售而损失的收益

1.6.2  质量成本管理控制方案

在做好质量管理工作的同时,为了控制质量成本,使企业获得较好的经济效益,企业质量管理部门应制定质量成本管理控制方案,以便相关人员在工作中参考。

质量成本管理控制方案

一、目的

为了进一步推行质量成本控制办法,更好地实施质量成本控制管理,以达到不断降低质量成本、提高企业经济效益的目的,根据有关质量成本管理规定,结合本公司的实际情况,特制定本方案。

二、质量成本的构成分析

质量成本的构成及各成本项目的责任部门如下表所示。

质量成本构成及责任部门一览表

一级科目

二级科目

三级科目

费用明细

责任部门

或责任人

质量成本

预防成本

质量培训费

培训师授课费

副总

培训教材费、文具费、资料费等

综合管理部

质量管理活动费

质量管理部门办公费

质量管理资料费

质量审核费

副总

质量奖励费

质量管理咨询费

质量改进措施费

产品质量改进费

质量管理部

设备、工具购置费

质量评审费

质量体系认证审核费

副总

产品质量审核费

新产品研发费

技术部

工资及福利费

质量管理人员工资及福利费

综合管理部

鉴定成本

检测试验费

工序检验费

质量检测科

材料、半成品、成品试验检验费

质量检测科办公费

质量检测科办公费

综合管理部

工资及福利费

质量检测人员工资及福利费

检测设备费

检测设备购置费

质量管理部

检测设备检定、校准费

质量管理部

检测设备折旧费

财务部

内部损失

成本

废品损失费

报废损失费

生产部

返工损失费

返工工时费、材料费、复检费等

停工损失费

停工损失费

质量事故处理费

质量事故处理费

质量管理部

外部损失

成本

索赔费

索赔赔偿费

销售部

诉讼费

副总

退换货损失费

退货损失费

销售部

换货损失费

保修费用

折价损失

三、质量成本管理控制的基础工作

(一)做好各种定额管理工作

1.产品的材料消耗定额由技术部负责归口制定、管理。

2.产品的外购配套件消耗定额由设计部负责归口制定、管理。

3.设备的配件消耗定额由设备动力部负责归口制定、管理。

4.工具消耗定额由工装部负责归口制定、管理。

5.劳动工时定额由人力资源部负责归口制定、管理。

6.质量成本费用由财务部负责归口制定、管理。

(二)在公司内部制定合理、稳定的计划价格

1.材料物资计划价格由采购部归口制定,由财务部统一管理。

2.工具计划价格由工装部归口制定,由财务部统一管理。

3.备品配件计划价格由设备动力部归口制定,由财务部统一管理。

4.各工序的价格由生产部负责归口制定、管理。

(三)做好原始记录的整理和数据的统计工作

1.质量原始记录格式由生产部归口制定。

2.材料物资原始记录格式由各材料物资部归口制定。

3.财务成本原始记录格式由财务部归口制定。

(四)做好计量装置的配备工作

1.材料物资的计量装置由物料控制部归口购置管理。

2.气、水、电的流量仪表由设备动力部归口购置管理。

3.所有计量装置由计量部负责统一校正、维修管理。

(五)建立质量成本管理责任制度

1.质量成本管理实行“统一领导、各负其责、分级管理、全面控制”的原则。

2.公司的质量成本管理工作在总经理的领导下,由总会计师负责组织,以财务部为主,其他有关部门参加,对全公司质量成本进行预测、计划、核算和经济分析。

3.由总经济师负责组织计划部,其他部门参加,对全公司的质量成本进行控制和考核。

4.其他相关部门在质量成本管理控制方面的主要职责如下表所示。

质量成本管理职责一览表

管理机构名称

具体职责

高级管理层

最高管理者

(总经理)

对质量成本管理全面负责

管理者代表

协助最高管理者做好质量成本管理工作

总工程师

对质量成本的综合分析和改进工作负责

总会计师

对质量成本预测、计划、核算、经济分析和质量成本数据的真实性及准确性负责

总经济师

对质量成本指标的下达、控制、考核及产生的效益负责

质量管理部

1.会同财务部和销售、采购、生产计划、设计、工艺和制造等相关部门制定质量成本管理制度,确定质量成本核算项目

2.组织落实、监督、考核质量成本计划,并对计划外质量费用进行控制管理

3.每月根据要求提供本部门的有关质量成本数据,定期上报财务部

4.协调质量成本管理活动,对有争议的质量成本责任做出仲裁

5.负责质量成本综合分析工作,定期向领导提供《质量成本报告》

6.根据质量成本综合分析结果,制定相应的质量成本改进措施及改进计划,并送有关责任部门实施

财务部

1.根据质量管理部提供的质量成本计划草案,编制质量成本计划

2.参与制定质量成本管理制度,提出质量成本核算程序

3.参与确定质量核算项目

4.组织有关人员收集、核算质量成本数据,并进行汇总统计、核算

5.编制并提供质量成本数据的收集、核算及经济分析所需的报表

6.组织质量成本经济分析,定期向领导和质量管理部门提供《质量成本经济分析报告》和有关资料

其他相关部门

1.执行本部门质量成本计划,并提出措施

2.收集、核算并提供本部门质量成本数据、报表和《质量成本分析报告》,按期上报

3.对质量成本管理工作中提出与本部门有关的问题进行整改,需要时采取纠正措施或预防措施

(六)建立目标质量成本管理制度

1.目标质量成本是某一产品在一定时期所要求实现的质量成本水平。开发新产品和改造老产品,都应实行目标质量成本管理。目标质量成本管理要从产品设计入手,事先控制产品质量成本水平,使产品既保持其应有的动能,又有最低的质量成本。

2.公司实行目标质量成本管理,将目标质量成本层层分解,据此制定公司总部、分公司、部门、车间、班组、各岗位、各工序的“目标责任质量成本表”。

3.质量目标成本管理的程序

依据市场调查、经济预测及公司的利润目标,提出单位产品的目标质量成本,以此作为设计产品耗用材料与工费的限额;同时,力求做到功能好、质量成本低,并据此评价产品的设计方案,进行经营决策,指导产品生产,不断降低产品质量成本,从而提高经济效益。

四、编制质量成本计划

(一)质量成本计划编制的规划

以目标质量成本为方向,降低质量成本为保证,形成先进可行的质量成本指标体系。

1.季度质量成本计划应以主要产品的单位质量成本计划和分公司、车间及部门的质量成本计划为重点。

2.质量成本计划的编制工作由总会计师负责组织,以财务部为主,销售、技术、生产、计划、供应、劳资等部门应给予密切配合并参与制定。

3.年度和季度的质量成本计划指标草案由总经济师审查后,提交总经理批准,然后下发全公司执行。

(二)质量成本计划的内容

质量成本计划主要包括以下两个方面的内容。

1.降低质量成本的措施方案,包括改进技术、降低消耗、修旧利废、改制利用、提高工效、降低废品、增加销售、改进管理等多种措施。

2.按主要产品和质量成本项目分别编制产品质量成本计划。

(三)编制质量成本计划的程序

1.根据公司生产经营目标确定计划期内产品质量成本的控制数据。

2.制定计划期内降低质量成本的主要措施,包括采用新技术、新工艺、新材料,以及改进经营管理等节约物质消耗和劳动消耗的措施。

五、质量成本核算与分析

(一)收集质量成本数据

1.质量管理部于每年的1月份编制“年度质量成本计划”。

2.每月26日,各部门按照“质量成本核算流程图”规定的职责范围填报“质量成本部门统计表”,报质量管理部。

3.每月28日,质量管理部会同财务部填报“质量月报表”。

4.各部门按“质量成本费用汇总归集表”的责任范围填报质量成本各科目,每月29日报公司财务部。

5.每月3日,质量管理部编制上月“质量成本月报表”及附表。

6.质量成本计划应与企业业务计划相协调,并成为业务计划的一部分。

(二)统计、核算质量成本数据

质量成本采用会计核算与统计核算相结合的方法,具体核算方法包括以下六种。

1.在公司财务部、质量管理部和销售部分别建立质量成本核算台账。

2.财务部负责统计核算在财务部列支的各项质量成本费用。会计人员在日常编制会计凭证时,应按照质量成本核算的要求,将有关质量成本的支出内容和金额单独列出,并记入“质量成本核算台账”。

3.质量管理部负责统计核算减产损失、降级损失等不在财务账上直接反映出来的各项质量成本费用,并记入“质量成本核算台账”。

4.销售部根据外部反馈信息和凭证统计外部损失成本,并记入“质量成本核算台账”。

5.各分厂质量管理部门和成本会计分别统计核算发生在分厂的质量成本。

6.财务部月末汇总编制公司“质量成本月报表”,具体如下所示。

质量成本月报表

编号:                                        编制日期:                  单位:元

序号

项目

基期或计划

本期发生数

比较

金额

%

金额

%

预防成本

1

质量培训费

其中:培训教材、资料费

      内部培训费

      外部培训费

2

质量管理活动费

3

质量评审费

4

质量信息资料费

5

质量管理人员工资及福利费

小    计

鉴定成本

1

2

小    计

内部损失成本

1

2

小    计

外部损失成本

1

2

小    计

合    计

备注:该表中的具体费用项目可参考“质量成本构成及责任部门一览表”中的一、二、三级科目。

(三)进行质量成本分析

1.质量成本分析的内容

质量成本分析的内容和要点如下表所示。

质量成本分析内容和要点

质量成本分析内容

质量成本分析要点

1.质量费用计划完成情况的分析

2.质量成本构成情况的分析

3.质量成本相关指标情况的分析

4.重点产品质量成本分析

5.质量成本改进完成情况分析

6.质量成本管理效果分析

1.提出报告期内影响质量成本的主要因素

2.提出相应质量成本改进措施和工作目标

3.对质量成本管理体系的有效性做出定性、定量的评价

2.质量成本分析指标

质量成本分析的指标体系如下表所示。

质量成本分析指标体系

指标分类

质量成本结构指标

质量成本相关指标

指标内容

1.

2.

3.

4.

1.

2.

3.

3.编制“质量成本分析报告”

质量管理部与财务部共同从以下三个方面进行质量成本分析,编制《质量成本分析报告》,经财务部和质量管理部负责人签字后上报总经理审批。

1)质量成本二级科目的饼图和趋势图。

2)每个月内、外部损失成本的趋势、成本发生的主要原因、发生时间及产品等,以便寻找改进的区域和措施,提出改进要求。

3)找出影响产品质量的主要缺陷和质量管理体系的薄弱环节,为提出质量改进建议提供依据,为降低成本、调整质量成本结构和寻求最佳质量水平指出方向。

六、质量成本考核

质量成本计划的实施情况由综合管理部门依据质量考核控制程序的要求按月进行考核。

(一)公司级考核指标

1.主要产品的单位质量成本(元)。

2.

3.可比产品质量成本降低率(%)。

4.

(二)分公司、车间级考核指标

1.原材料件的质量成本(元)。

2.产品的单位质量成本(元)。

3.

七、质量成本改进

(一)明确质量成本改进目标

1.预防成本占质量成本总额的0.5%~5%。

2.鉴定成本占质量成本总额的10%~50%。

3.内部损失成本占质量成本总额的25%~40%。

4.外部损失成本占质量成本总额的20%~40%。

5.质量成本总额一般不超过销售总额的2%。

(二)采取质量改进措施

质量管理部根据《质量成本分析报告》提供的情况,按照纠正和预防措施控制程序,要求有关责任部门采取措施予以改进。应采取改进措施的情况包括以下三种情形。

1.内部损失成本和外部损失成本大幅上升或连续上升。

2.质量成本计划无法实现。

3.发生对质量成本控制有重大影响的典型事件。

同时,质量管理部对纠正和预防措施进行跟踪,确保其有效性。

1.7  销售费用

1.7.1  销售费用管理控制办法

为规范企业销售费用管控工作,使销售费用的支出控制工作有据可依,企业销售部或相关职能部门应制定出销售费用管理控制办法,以使该项工作常态化。

销售费用管理控制办法

1章  总则

第1条  目的

为了规范公司销售费用的使用程序,有效控制销售费用支出,提高公司营销系统所有资源的利用率,本着节约、有利于销售工作的原则,结合本公司的实际情况,特制定本办, 法。

2条  适用人员范围

本办法适用于公司营销系统及驻外销售机构的所有在职员工。

3条  适用范围

1.本办法适用于公司销售人员的差旅费、通信费、业务招待费及驻外销售机构的办公费用。

2.上述费用之外的销售费用,如广告宣传费、促销费用、公关费用、运输费用、赔偿费用、退换货费用、包修费用、营销人员薪酬、培训费用、办公会议费用等,不在本办法的控制范围之内。这些费用的控制,可参照公司其他相关制度的规定,或按月度预算执行。

2章  销售费用控制原则

4条  预算控制原则

1.营销系统各部门应按月编制各项销售费用分类预算(如下表所示,出于全面性考虑,本表将公司可能发生的所有销售费用全部列出,其中,加粗文字是本办法的控制重点),经财务部试算平衡后,报总经理批准后执行。

销售费用预算表

编号:                                                                          单位:元

项  目

年度销售费用计划额度

             元

1月

2月

3月

金额

销售比重(%)

金额

销售比重(%)

金额

销售比重(%)

销售费用

1.

销售变动费用

(1)销售佣金

(2)运费

(3)包装费

(4)保管费

(5)燃料费

(6)促销费

(7)广告宣传费

(8)消耗品费用

(9)其他费用

小计

2.

销售固定费用

(1)销售人员费用

①工资

②奖金

③福利费

④劳保费

⑤其他费用

小计

(2)销售固定经费

①差旅费

②通信费

③业务招待费

④折旧费

⑤修缮费

⑥保险费

小计

合计

2.本办法控制范围内的销售费用,均应在预算范围内开支使用。

3.每月月末,营销系统各部门的相关负责人及销售专员应对本月发生的销售费用进行分项统计,填, 写“销售费用分析表”,开展偏差分析,及时发现问题,并采取措施。例如,某销售专员发生的业务费用过高时,可调整访问路线或降低住宿标准等。

5条  实行提成制人员费用控制原则

1.实行提成制的人员的工资、奖金、费用实行包干制,因开展业务发生的差旅费、通信费、业务招待费在其提成中开支。

2.在预算范围内的费用按标准预支差旅费,按季度考核作总决算,季度超支在下一期提成中扣回。年度超支不得滚入下一年度。

6条  营销系统其他人员费用控制原则

销售管理人员、销售内勤人员等发生的差旅费、通信费,在预算范围内的按标准开支报销,超支部分自己承担。

3章  销售费用支出审批规定

7条  除个人包干费用之外的费用,如业务招待费,须先申请后使用;紧急情况下须电话向上级主管申请,后补办申请手续。

8条  各类销售费用发生后,销售人员需在出差回道公司后一周内办理报销手续,对于出差超过一个月、不能在月度结清费用的销售人员,须通过邮寄的方式把票据寄回公司,由销售部内勤人员代为履行报销审批程序,财务部把相应款项汇入当事人账户。

9条  销售费用借支或报销额度规定

1.根据销售人员出差路程、时间等因素确定借款额度,并以其月工资为最高额度。

2.借支或报销额度审批权限应参考公司具体授权规定。

10条  销售费用支出与报销审批程序

1.销售费用支出的当事人提出预算范围内的费用支出申请后,报本部门负责人或主管领导批准。

2.销售费用支出当事人在得到主管领导的批准后,执行销售费用支出事项。

3.财务部对当事人的销售费用支出情况进行审查,主要审查费用支出的相关凭证填写是否标准、票据有效性、出差日期是否准确以及申请程序、预算标准以及出差报告是否符合规定等内容。

4.营销总监负责对预算范围内及相应权限内的费用进行审批。

5.费用支出报销得到营销总监批准后,直接由财务部付款报销,超标准、超权限的费用报销需经总经理审批。

6.总经理负责预算外、超标准、营销总监审批权限以外的销售费用支出的报销审批。

4章  通信费、差旅费控制

11条  个人通信费以实际费用发票报销。

12条  实行提成制人员的通信费、差旅费按公司规定的标准进行预支(参见下表所列的销售部相关人员的通信费、差旅费开支标准),结算奖金时扣除。

营销系统的通信费、差旅费开支标准

所属部门

职位

个人通信费标准

(元/月)

差旅费标准

长途交通工具标准

出差市内补助

飞机

火车

市内交通

伙食

住宿

小计

营销总监

实报

机票

火车软卧

——

——

——

实报

经理

4折机票

火车硬卧

20

40

140

200

大区经理

——

火车硬座

省区经理

——

火车硬座

销售专员

——

火车硬座

经理

4折机票

火车硬卧

实报

市场主管

——

火车硬座

实报

市场专员

——

火车硬座

实报

经理

4折机票

火车硬卧

实报

客服专员

——

火车硬卧

其他人员

——

火车硬座

实报

1.上表中出差市内补助,以普通城市为标准,如出差到其他城市,可按三级标准予以增加。

1)出差到省会城市,部门经理的住宿费用按   /天、其他人员的住宿费用按   /天进行报销。

2)出差到经济发达地级城市,如温州、大连、宁波、青岛、无锡、东莞等城市,可参照省会城市的标准执行。

3)出差到北京、上海、广州、深圳等城市,部门经理的住宿费用按   /天、其他人员的住宿费用按   /天进行报销。

2.如两个同性别人员同时出差至同一个地方,则扣减一个人的住宿费(以职务级别高的为准),其他补助不变。

3.住宿费用必须凭发票按实际金额报销,超支部分自己负担,其他补助按标准报销,但必须提供相应的收据凭据。

4.部门经理级人员出差如有4折以下机票到达目的地,可以搭乘飞机。

5.如因紧急事务而超标准(如需搭乘飞机限时赶赴出差地),必须经过营销总监的批准。

6.若出差交通为长途客车,其费用实报实销,不在上述标准中执行。

13条  驻外销售机构的人员的通信费、差旅费实行包干制,由公司独立核算并另行制定标准。

5章  业务招待费控制

14条  销售人员开发的新客户来公司考察,费用由公司承担,但需事先报请营销总监批准(详细注明住宿天数、陪客餐费、回程路费等)。

15条  公司老客户临时来公司办事,公司承担一天的费用(住宿及餐费)。

16条  客户来公司住宿标准   /天,总经理、营销总监作陪餐费实报,其他人员作陪餐费以   /每人/每餐标准,按发票报销。

17条  销售部出差人员开发新客户或与老客户交流感情,可适当与客户会餐,但必须事先报请部门经理批准。部门月招待费用总额不得超过2 000元,每笔不得超过150元,凭当地发票报销,特殊情况需报请营销总监批准。

6章  驻外销售机构费用控制

18条  公司同意设立驻外销售机构(如办事处、仓库等)的片区,销售机构的办公室租赁费(含物业管理费)、仓库租赁费、水电费由公司承担(具体明细如下表所示),根据公司正常审批程序报销。

驻外销售机构费用一览表

城市级别

租赁费

行政办公费用

生活补助

水电费

物业费

普通城市

省会城市及经济较发达地级城市

北京、上海、广州、深圳

备注:经济发达地级城市如温州、大连、宁波、青岛、无锡、东莞等城市。

19条  行政办公费用主要指在当地的固定电话、传真、复印、打印等办公费用,个人通信费参照公司的统一标准执行。

20条  公司总部人员驻销售机构办公的,按驻外天数每天补助15元的驻外补助。

21条  驻外销售机构的人员在当地的车船费用以当地公交车票据为报销依据。

22条  驻外销售机构的人员往返公司或出差外地按公司的标准费用报销。

23条  驻外销售机构的人员需添置办公设备时,参照公司的采购管理规定执行。

24条  驻外销售机构的日常费用开支由财务部根据各销售机构的预算拨付备用金,出纳(可兼职)负责备用金的保管与支付事宜。费用开支情况由公司总部负责审计,审计不合格的费用由销售机构的主要负责人追回不应报销的费用。

25条  不独立考核盈亏的销售机构由出纳负责邮回费用开支单据冲销备用金借款。

26条  独立考核盈亏的销售机构的费用开支经审计合格后直接计入本机构的当期费用。

7章  附则

27条  本办法由公司总部财务部制定,报总经理审批后,自公布之日起执行。

28条  本办法由公司总部财务部负责解释、修订。

1.7.2  销售费用使用报销方案

为规范销售费用的使用报销工作,使销售费用报销人员、财务部出纳人员开展报销工作时有据可依,企业相关职能部门应给出销售费用使用报销的具体办法,以便员工参考。

销售费用使用报销方案

一、目的

1.确保将销售费用控制在预算范围内。

2.严格控制销售费用的支出,杜绝违规报销行为。

3.确保所有销售费用的列支做到合理、合规,并进行及时准确的记录。

二、适用范围

本方案适用与销售人员因开展销售业务所产生的市内外交通费、住宿费、移动电话费用、邮寄费、招待费、出差费(包括市内出差误餐费)等。

三、设定报销审批额度

1.销售费用额度低于     元时,由销售部经理进行最终审批。

2.销售总监对单次报销额度超过      元的销售费用进行最终审批。

3.总经理对高于        元的销售费用进行审批。

四、明确报销标准

1.移动电话费的报销标准

1)销售人员必须凭移动电话运营商提供的发票作为报销凭证,超过公司规定标准的费用由销售人员自理。

2)销售人员未完成当月业绩目标时,移动电话费报销公司限额的60%。若当月未完成业绩,而手机发生费用少于或等于限额的60%,则按实际发生费用报销。

2.出租车费的报销

1)出租车费报销须提供出租车打印发票。

2)出租车费用总额超过公司规定的标准时,超出部分由销售人员自理。

3.客户来访费用和礼品费用的报销

客户来访所产生的费用以及销售人员赠送给客户的礼品费用,由销售人员个人承担30%,公司承担70%, ,但礼品范围仅限于公司提供的礼品。

4.其他费用

由于销售人员个人工作失误所造成的销售费用的额外支出,公司和销售人员各承担50%。

五、报销要求

1.出差费用的报销单据上必须注明出差时间、出差单位、出差事由。

2.所有邮寄费用的报销均要求附清单,清单内载明的内容包括邮寄时间,所寄内容,收件人姓名、地址、电话等。

3.销售费用的报销一律凭发票,如果是收据和白条,公司一律不予报销。

4.在报销业务招待费用时,销售人员必须在发票背面注明被招待的单位名称、列席人数、级别、招待时间等。

5.在报销销售费用时,销售人员对于已经进行部分借支的,应当对借支的额度进行记录,并在报销额度中扣除。

六、费用报销程序

1.提出报销申请

1)出差费用

销售人员出差回到公司后的第二天起,应于三日内将出差的报销票据进行整理、分类并分项粘贴,由销售部经理审核。

2)移动手机费用和其他费用

每月8日前,由销售人员将待报销的票据进行整理、分类或分项粘贴,经销售部经理审核签字。

2.销售部经理审核

1)销售部经理在权限范围内审核销售费用报销凭据和“报销费用申请单”,并填写审核意见,送财务部予以报销。

2)对于超出销售部经理权限范围的额度,销售部经理应将“报销费用申请单”报销售总监进行进一步审核。

3.销售总监审核

销售总监在权限范围内审核销售费用报销凭据和“报销费用申请单”,并填写审核意见,送财务部予以报销。

4.总经理审批

总经理审批超出销售总监审核范围的销售费用额度。

5.财务部费用会计审核确认

财务部费用会计对销售费用审核确认的内容下表所示。

费用会计审核事项和内容

序号

审核内容

1

◆ 费用内容及原始票据的真实性、合规性

2

◆ 报销单填写是否齐全,计算是否正确,是否已经过规定程序审核批准,各程序的审批是否在规定的审批权限内,对不合规的票据予以没收

3

◆ 费用是否在资金计划内,是否在部门预算内,均不在资金计划和预算内的费用退回,要求补充资金计划和(或)超预算计划

4

◆ 费用项目是否符合差旅费报销政策,对不符合差旅费报销政策的予以退回


1.8  管理费用

1.8.1  管理费用支出审批规定

为加强对管理费用的预算管理,在保障企业各职能部门正常运作的同时,严格控制管理费用的支出,企业应对管理费用支出的审批程序、权限审批人员等做出相应的规定,以便员工参照执行。

管理费用支出审批规定

1章  总则

1条  为加强财务预算管理,保障公司各职能部门的工作正常运作,严格控制管理费用的支出,特制定本规定。

2条  本规定适用于管理费用支出范围的支出审批。

2章  预算内管理费用审批权限及程序

3条  按费用标准执行的费用性支出及核销(报账)审批程序如下。

固定电话费用、手机费用、差旅费由费用申请部门提出申请,经费用申请部门经理审批后,到财务部主管会计处办理。

4条  其他费用性支出审批程序

1.金额发生5 000元以下(含5 000元)费用

由费用申请部门提出申请,经财务部预算主管、费用申请部门经理审批后,到财务部主管会计处办理。

2.金额发生5 000~10 000元(含10 000元)的费用

由费用申请部门提出申请,经费用申请部门经理、财务部预算主管、费用申请部门主管副总审批后,到财务部主管会计处办理。

3.金额发生10 000~20 000元(含20 000元)的费用

由费用申请部门提出申请,经费用申请部门经理、费用申请部门主管副总、财务部预算主管、财务部经理、财务总监审核后,到财务部主管会计处办理。

4.金额发生20 000元以上的费用

由费用申请部门提出申请,经费用申请部门经理、费用申请部门主管副总、财务部预算主管、财务部经理、财务总监、公司总经理审批后,到财务部主管会计处办理。

3章  预算外管理费用审批权限及程序

5条  预算外管理费用是指各部门根据业务特点确需发生的,而预算内未考虑到的费用。

6条  预算外管理费用的发生,不论金额大小,其报销审批程序如下:费用申请部门提出申请,经费用申请部门经理、费用申请部门主管副总、财务部预算主管、财务部经理、财务总监、公司总经理审批后,到财务部主管会计处办理。

7条  各部门为正常开展业务而需要一次性购置电脑、打印机、复印机、传真机时,由信息技术部、财务部审核及总经理办公室审批后,向公司领导提出购置方案,经公司领导审批后,采购部按要求购置。

8条  如果支付和报销、核账工作同时进行,则报销、核账工作按上述规定执行。

9条  如果支付和报销、核账是分开进行的,则支付申请按上述流程。报销、核账时,只需按财务部主管会计的要求贴齐相关单据,附上支付审批的原件,由费用申请部门经理签字后,到财务部主管会计处报销即可。

10条  有审批权限的人员发生相关管理费用时,应由上一级领导审批,总监及以上级别人员发生相关费用时,由董事会成员进行会签。

4章  附则

11条  本规定由财务部负责制定与解释工作。

12条  本规定自           日起执行。

1.9  财务费用

1.9.1  财务费用构成分析

财务费用是指企业为筹集生产经营所需资金而发生的费用,包括企业在生产经营期间发生的利息支出(减利息收入)、汇兑损失(减汇兑收益)、支付给金融机构的手续费、企业发生的现金折扣,以及其他财务费用等。

根据上述定义,财务费用的具体构成如表1-12所示。

1-12  财务费用构成一览表

财务费用明细科目

说    明

财务费用

利息支出

企业短期借款利息、长期借款利息、应付票据利息、票据贴现利息、应付债券利息、长期应付引进国外设备款利息等利息支出(除资本化的利息外)减去银行存款等利息收入后的净额

汇兑损失

企业因向银行结售或购入外汇而产生的银行买入卖出价与记账所采用的汇率之间的差额,以及月度(季度、年度)终了,各种外币账户的外币期末余额按照期末规定汇率折合的记账人民币金额与原账面人民币金额之间的差额

金融机构

手续费

发行债券所需支付的手续费(需资本化的手续费除外)开出汇票的银行手续费调剂外汇手续费以及企业得到其他金融服务需支付的手续费等,但不包括发行股票所支付的手续费等

其他财务费用

◆ 企业发生的现金折扣,融资租入固定资产发生的融资租赁费用,为了筹集资金而负担的担保费

说明:1.“利息支出”这项指标应填报企业利息的总支出,而不是企业会计报表上的利息净支出;

2.“其他财务费用”之“担保费”,若为企业给其他单位做担保所发生的费用,应计入“管理费用”,而不属于财务费用。

1.9.2  财务费用管理控制方案

有些企业会根据自己的经营现状和发展规划,因投资、扩展业务而选择负债经营,如向银行借款、发行债券等。由此而产生的利息支出,在企业各项费用支出中的比例越来越大。

同时,随着市场经济的不断发展,企业在融资、国际贸易结算、外币兑换、国际金融及投资发行债券的过程中,都需要金融机构的服务。因此,企业在接受这些服务时所支出的手续费正大幅增长。

财务费用管理控制方案

一、目的

为指导财务部工作人员有针对性地做好财务费用控制工作,确保企业资金产生的利润最大化,特制定本方案。

二、适用范围

本方案可用来指导开展财务费用日常登记、核算以及控制等工作事项。

三、做好财务费用的日常登记工作

按财务费用的实际发生情况进行如实登记是做好财务费用核算、加强财务费用控制工作的前提和基础。为了明确统计财务费用的具体支出项目,本公司将利息支出、汇兑损失进行进一步细分,尤其是利息支出。具体如下表所示。

财务费用登记与分析表

编号:                                                                     日期:        

,

项    目

行次

本月数

本月累计数

上年期间数

一、利息支出净额

1

1.利息支出

2

(1)国内长期借款利息支出

3

其中:本分子公司并表单位借款利息

4

      股份公司其他并表单位借款利息

5

      集团公司及所属单位借款利息

6

      其他关联单位借款利息

7

      银行借款利息

8

      其他借款利息

9

(2)外资长期借款利息支出

10

(3)应付债券利息

11

其中:应付本分子公司并表单位债券利息

12

      应付股份公司其他并表单位债券利息

13

      应付集团公司及所属单位债券利息

14

      应付其他关联单位债券利息

15

      应付其他债券利息

16

(4)短期借款利息支出

17

其中:本分子公司并表单位借款利息

18

      股份公司其他所属单位借款利息

19

      集团公司及所属单位借款利息

20

      其他关联单位借款利息

21

      银行借款利息

22

      其他借款利息

23

2.利息收入

24

(1)本分子公司并表单位利息收入

25

(2)股份公司其他并表单位利息收入

26

(3)集团财务公司利息收入

27

(4)其他集团公司及所属单位利息收入

28

(5)其他关联单位利息收入

29

(6)其他外部单位利息收入

30

二、汇兑净损失

31

1.汇兑损失

32

2.汇兑收益

33

财务费用合计

34

备注:资本化利息小计

35

其中:本分子公司并表单位借款利息

36

      股份公司其他并表单位借款利息

37

      集团公司及所属单位借款利息

38

      其他关联单位借款利息

39

      银行借款利息

40

      其他借款利息

41

说明:因本公司“其他财务费用”项目较少,在表中尚未体现出来。

四、财务费用的核算

公司在发生上述财务费用时,应在“财务费用”科目中进行核算,并可根据本公司的实际情况和核算要求,按费用项目设备明细科目,并对相关费用进行明细核算。具体步骤如下图所示。

财务费用业务核算示意图

需要说明的是,公司为购建固定资产举借的专门借款所发生的利息支出,按规定应予资本化的部分,应计入“在建工程”、“制造费用”等科目中,不应再作为财务费用进行核算。

五、降低财务费用的对策与措施

根据财务费用统计、核算的结果,总会计师可针对各项支出分析财务费用产生的原因,据此制定出降低企业财务费用、处理好财务费用与经营效益之间关系的对策和办法。具体如下。

(一)利息支出控制措施

1.做好资金计划管理与投资决策工作

1)根据公司经营状况,分析资金流向、资金总量和需求总量,评估投资能力,选择能满足规模经济要求的投资项目。

2)根据国家产业政策、现有产业结构特征,选择投资领域。

3)加强投资效果的分析、研究,做好投资可行性分析工作。

2.资金运用应侧重于重点产品和效益产品

运用ABC分类法将公司现有产品进行分类,并进行区别管理:A类为利润丰厚的产品,资金供应重点倾斜;B类为利润较低的产品,对资金供应加以控制,以防超储积压;C类为滞销品,应对资金供应严格审核,以促销库存为主。

3.量力举债,尽可能利用低成本负债方式

1)科学、合理地确定资金的需求量,预估未来某一时间公司的还债能力。

2)合理研究分析公司的资产负债率,将负债比例控制在一个合理的范围内。

3)对超量的银行借款能还就还,做到勤借勤还。

4.尽可能压缩产品库存量

1)加强技术创新,不断创新、发展竞争力强和成功的产品。

2)通过科学的市场预测和决策,制订较准确的销售计划,以销定产,结合期初、期末存货水平,合理确定产品生产计划,确保产销平衡。

3)缩短产品生产周期,尽量减少在制品库存量,以使原材料的投入能尽快向产成品转化,以便快速投向市场、收回资金。

5.加强应收账款催收管理

1)设置信用部门,负责收集客户资信方面的资料,并进行动态评价。

2)建立健全科学的信用政策,尽可能减少应收账款投资,减少坏账损失,加速资金周转。

3)积极组织人员催收货款,改进结算方式。

(二)汇兑损失控制措施

1.根据汇率走势及时调整进出口业务结构

1)当预期人民币汇率会降低时,应减少原材料进口,增加国内采购量,增加产品出口。

2)当预期人民币汇率会走高时,应多进口原材料,增加内销量,减少出口量。

2.合理选择进出口业务结算使用的货币

1)进口业务尽量使用可兑换货币中的弱势货币,也可采用即期外汇买入的办法。

2)出口业务尽量使用强势货币,在信用证结算方式下可以通过银行押汇提前收回资金。

3.提前或推迟结算,合理运用外汇理财产品,运用外汇品种组合策略

具体内容请参考本书第10章“汇兑损失控制方案”。

来源:巨灵鸟 欢迎分享本文

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